Ausgang, Eingang & Abschlag
Rechnung buchen einfach erklärt: Eine Rechnung dokumentiert eine Geldforderung für eine Lieferung oder Leistung. In der Buchhaltung unterscheidet man zwischen Ausgangsrechnungen (Verkauf) und Eingangsrechnungen (Einkauf).
Zusätzlich gibt es Sonderformen wie die Abschlagrechnung, die insbesondere im Bau- und Projektgeschäft eine wichtige Rolle spielt.
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist ein Dokument über eine erbrachte Lieferung oder Leistung und enthält alle wichtigen Angaben zur Zahlung sowie zum Leistungsaustausch.
Sie umfasst typischerweise:
- Leistung (Art, Menge, Datum)
- Preis und Steuer
- Zahlungsbedingungen
- Angaben zum Aussteller und Empfänger
Die steuerlichen Anforderungen ergeben sich aus § 14 UStG.
Ausgangsrechnung buchen (Debitor)
Eine Ausgangsrechnung entsteht, wenn ein Unternehmen eine Leistung erbringt und dem Kunden eine Rechnung stellt. Dadurch entsteht eine Forderung.
Buchungssatz
SKR 03:
Debitor
an Erlöse
an Umsatzsteuer
SKR 04:
Debitor
an Erlöse
an Umsatzsteuer
Die Forderung wird später durch den Zahlungseingang ausgeglichen.
Eingangsrechnung buchen (Kreditor)
Eine Eingangsrechnung entsteht, wenn ein Unternehmen eine Leistung erhält. Dadurch entsteht eine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten.
Buchungssatz
SKR 03:
Aufwand
Vorsteuer
an Kreditor
SKR 04:
Aufwand
Vorsteuer
an Kreditor
Welcher Kontenrahmen verwendet werden sollte, wird im Beitrag Kontenrahmen in Lexware auswählen erklärt.
Die Verbindlichkeit wird später durch den Zahlungsausgang ausgeglichen.
Ein typischer Praxisfall sind Online-Werbekosten, z. B. Google Ads oder AdSense. Die korrekte Verbuchung wird im Beitrag Google Ads und AdSense verbuchen erklärt. Bei bestimmten Rechnungen (z. B. Bauleistungen oder EU-Leistungen) gilt das Reverse-Charge-Verfahren, bei dem keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.
Grundlagen zur Organisation und Verarbeitung von Belegen finden Sie im Beitrag Belegverwaltung in Lexware.
Abschlagrechnung einfach erklärt
Die Abschlagrechnung ist keine klassische Rechnung im rechtlichen Sinn, sondern dient der Anforderung einer Anzahlung.
Wichtig:
- Zahlung vor Leistung → Abschlagrechnung
- Leistung vor Zahlung → Teilrechnung
Diese Unterscheidung ist insbesondere für die Umsatzsteuer entscheidend.
Besonderheiten der Abschlagrechnung
Die Umsatzsteuer entsteht bei Anzahlungen erst mit dem Zahlungseingang. Grundlage ist § 15 UStG.
Eine direkte Buchung als Forderung ist nicht sinnvoll, da noch keine Leistung erbracht wurde.
Wichtiger Hinweis zur Abgrenzung
In der Praxis findet man häufig die Aussage, dass Abschlagrechnungen auch nach einem Teilfortschritt der Leistung erstellt werden können. Diese Darstellung ist jedoch nicht eindeutig und kann zu Fehlern in der Buchhaltung führen.
Entscheidend ist die klare Unterscheidung:
- Abschlagrechnung: Zahlung vor Leistung (Anzahlung)
- Teilrechnung: Zahlung nach bereits erbrachter Teilleistung
Diese Unterscheidung wird auch in Lexware strikt umgesetzt:
- Abschlagrechnungen dienen ausschließlich der Anforderung von Anzahlungen. Sie können daher auch nicht automatisiert an die Buchhaltung übergeben werden.
- Teilrechnungen können nur für bereits erbrachte Leistungen erstellt werden
Eine klare Trennung dieser beiden Vorgänge sorgt für eine korrekte Buchhaltung und wird von professionellen Softwarelösungen entsprechend unterstützt.
Wichtig: Teilrechnungen stehen in Lexware nur in den Handwerker-Versionen zur Verfügung. Abschlagrechnungen hingegen können auch in Faktura+Auftrag, Warenwirtschaft und Handwerk verwendet werden.
Eine falsche Verwendung kann insbesondere bei der Umsatzsteuer zu fehlerhaften Buchungen führen.
Praxis: Buchung einer Abschlagzahlung
Beispiel:
Schlussrechnung: 1.000 € brutto
Anzahlung: 300 €
Buchungen
Eingang Anzahlung:
Bank
an Erhaltene Anzahlungen
Schlussrechnung:
Debitor
an Erlöse
an Umsatzsteuer
Umbuchung Anzahlung:
Erhaltene Anzahlungen
an Debitor
Zahlungseingang Restbetrag:
Bank
an Debitor
Anzahlung einfach erklärt
Eine Anzahlung ist eine Zahlung, die ein Kunde leistet, bevor die eigentliche Leistung vollständig erbracht wurde.
Sie steht in engem Zusammenhang mit der Abschlagrechnung und wird buchhalterisch gesondert behandelt.
Buchung einer Anzahlung
SKR 03:
Bank
an Erhaltene Anzahlungen
SKR 04:
Bank
an Erhaltene Anzahlungen
Erst mit der Schlussrechnung wird die Anzahlung mit der Forderung verrechnet.
Preisnachlässe und Zahlung im Zusammenhang
Preisnachlässe wie Rabatt oder Skonto spielen eine wichtige Rolle in der Preisgestaltung und im Zahlungsprozess. Während ein Rabatt bereits im Angebot oder in der Rechnung berücksichtigt wird, erfolgt ein Skonto erst bei schneller Zahlung.
Wie sich Preisnachlässe auf Rechnungen und Zahlungen auswirken, erfahren Sie in den folgenden Beiträgen:
Weitere Rechnungsarten
Neben der klassischen Rechnung gibt es verschiedene Sonderformen:
- Gutschriftverfahren
- Korrekturrechnung
- Proformarechnung
- Schlussrechnung
- Teilrechnung
Diese kommen je nach Anwendungsfall zum Einsatz und haben unterschiedliche buchhalterische Auswirkungen.
Bei speziellen steuerlichen Regelungen wie der Differenzbesteuerung gelten abweichende Buchungslogiken. Weitere Informationen finden Sie im Beitrag Differenzbesteuerung einfach erklärt.
Was passiert bei nicht bezahlten Rechnungen?
Nicht jede Rechnung wird fristgerecht bezahlt. In solchen Fällen greift das Mahnwesen, um offene Forderungen systematisch zu verfolgen und Zahlungseingänge sicherzustellen. Wie das Mahnwesen in der Warenwirtschaft funktioniert und welche Mahnstufen es gibt, erfahren Sie im Beitrag Mahnwese n in der Warenwirtschaft einfach erklärt.
Praxis in Lexware
In Lexware werden Rechnungen direkt mit Debitoren und Kreditoren verknüpft. Dadurch können offene Posten automatisch verwaltet werden.
Besonders bei Abschlagrechnungen erfolgt die Buchung erst mit Zahlungseingang, während die Schlussrechnung den vollständigen Betrag überträgt.
Software-Tipp
Eine professionelle Buchhaltungssoftware erleichtert die Erstellung und Verbuchung von Rechnungen erheblich.
Lexware Buchhaltung pro – Rechnungen einfach erstellen und verbuchen