Verfahrensdokumentation einfach erklärt: Unternehmen müssen nachvollziehbar dokumentieren, wie Belege erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Die Verfahrensdokumentation ist deshalb ein zentraler Bestandteil einer GoBD-konformen Buchhaltung.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt die organisatorischen und technischen Abläufe der Buchhaltung.
Sie dokumentiert unter anderem:
- wie Belege erfasst werden
- welche Software verwendet wird
- wie Daten verarbeitet werden
- wie die Archivierung erfolgt
Dadurch soll sichergestellt werden, dass ein sachverständiger Dritter die Abläufe nachvollziehen kann.
Warum ist sie wichtig?
Die Dokumentation spielt vor allem bei Betriebsprüfungen eine wichtige Rolle.
Sie dient:
- der Nachvollziehbarkeit
- der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung
- der Einhaltung der GoBD
Fehlt eine nachvollziehbare Dokumentation, kann das Finanzamt die Buchführung beanstanden.
Welche Inhalte gehören hinein?
Die Inhalte hängen von Größe und Aufbau des Unternehmens ab.
Typische Bestandteile sind:
- Beschreibung der Buchhaltungsprozesse
- Belegerfassung und Belegablage
- Archivierung und Datensicherung
- eingesetzte Software
- Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten
- Änderungs- und Protokollierungsverfahren
Wichtig ist, dass die tatsächlichen Abläufe dokumentiert werden.
Wer benötigt eine solche Dokumentation?
Grundsätzlich betrifft das nahezu alle Unternehmen, die ihre Buchhaltung elektronisch führen.
Dazu gehören:
- Einzelunternehmen
- Freiberufler
- Handwerksbetriebe
- Kapitalgesellschaften
Auch kleine Unternehmen sind von den Anforderungen betroffen.
Zusammenhang mit den GoBD
Die Anforderungen ergeben sich aus den GoBD.
Dabei geht es insbesondere um:
- Nachvollziehbarkeit
- Unveränderbarkeit
- vollständige Aufbewahrung
- maschinelle Auswertbarkeit
Digitale Belege und Buchungen müssen jederzeit prüfbar bleiben.
Digitale Buchführung und Archivierung
Bei elektronischen Belegen gelten besondere Anforderungen.
Wichtig ist:
- digitale Originale aufbewahren
- keine nachträglichen Änderungen ohne Protokollierung
- regelmäßige Datensicherung
Eine reine Ablage von Papierausdrucken reicht bei digitalen Belegen nicht aus.
Mehr dazu im Beitrag Belegverwaltung in Lexware.
Zusammenhang mit Lexware
Auch bei der Nutzung von Lexware sollte dokumentiert werden:
- welche Programme verwendet werden
- wie Buchungen erfolgen
- wie Belege archiviert werden
- wer Zugriff auf die Daten hat
Das gilt insbesondere bei:
- Netzwerkumgebungen
- Cloud-Lösungen
- digitalen Rechnungen
Typische Fehler in der Praxis
Häufige Probleme sind:
- fehlende oder veraltete Dokumentationen
- unklare Zuständigkeiten
- nicht dokumentierte Softwareänderungen
- fehlende Datensicherung
Auch widersprüchliche Abläufe zwischen Praxis und Dokumentation können problematisch sein.
Rechtliche Grundlagen
Die Anforderungen ergeben sich unter anderem aus:
Zusätzlich gelten die Vorgaben der GoBD.
Praxis-Tipp
Die Dokumentation sollte regelmäßig aktualisiert werden – insbesondere nach Softwarewechseln oder Änderungen der Buchhaltungsabläufe.