E-Rechnung einfach erklärt: Seit 2025 wird die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen schrittweise verpflichtend. Dabei reicht eine einfache PDF-Rechnung künftig nicht mehr aus. Entscheidend ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format.
Was ist eine E-Rechnung?
Die elektronische Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das automatisch verarbeitet werden kann.
Wichtig:
- Die Daten müssen maschinenlesbar sein
- Die Rechnung muss elektronisch verarbeitet werden können
- Ein einfaches PDF reicht dafür nicht aus
Rechtsgrundlage ist die europäische Norm EN 16931.
Unterschied zwischen PDF und E-Rechnung
Viele Unternehmen versenden bisher Rechnungen als PDF-Datei per E-Mail.
Das Problem:
👉 Eine PDF-Rechnung ist zwar digital, aber keine echte E-Rechnung.
Unterschiede:
- PDF: für Menschen lesbar
- E-Rechnung: maschinenlesbare strukturierte Daten
Eine echte E-Rechnung ermöglicht:
- automatische Verarbeitung
- digitale Weiterverarbeitung
- weniger manuelle Eingaben
Welche Formate gibt es?
Die wichtigsten Formate sind:
- XRechnung
- ZUGFeRD
XRechnung
Die XRechnung besteht aus einer XML-Datei mit strukturierten Rechnungsdaten.
Besonderheiten:
- maschinenlesbar
- kein klassisches Layout
- vor allem für Behörden wichtig
ZUGFeRD
ZUGFeRD kombiniert:
- eine normale PDF-Datei
- mit integrierten XML-Daten
Dadurch ist die Rechnung:
- für Menschen lesbar
- und gleichzeitig maschinell verarbeitbar
Gerade im Mittelstand wird ZUGFeRD häufig bevorzugt.
Wer ist von der Pflicht betroffen?
Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich grundsätzlich elektronische Rechnungen empfangen können.
Betroffen sind:
- Unternehmen
- Selbstständige
- Freiberufler
- Handwerksbetriebe
Auch kleine Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen können.
Fahrplan der Einführung
Die Einführung erfolgt schrittweise.
- Seit 2025: Empfangspflicht für E-Rechnungen im B2B-Bereich
- Bis Ende 2026: Papier- und PDF-Rechnungen teilweise noch erlaubt
- Bis Ende 2027: Übergangsregelungen für bestimmte Unternehmen und EDI-Verfahren
- Ab 2028: verpflichtende E-Rechnung im B2B-Bereich
Wichtig:
👉 Für den Empfang gelten keine Übergangsfristen.
Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?
Die elektronische Verarbeitung bringt viele Vorteile:
- schnellere Verarbeitung
- weniger Fehler
- geringere Papier- und Portokosten
- bessere Archivierung
- automatische Datenübernahme
Besonders bei größeren Mengen spart dies viel Zeit.
Zusammenhang mit den GoBD
Elektronische Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden.
Wichtig:
- digitale Originale aufbewahren
- keine nachträglichen Änderungen
- vollständige Archivierung
- vollständige Verfahrensdokumentation
Mehr dazu im Beitrag GoBD einfach erklärt.
E-Rechnung in Lexware
Lexware unterstützt inzwischen die Verarbeitung von E-Rechnungen in verschiedenen Programmen und Lösungen.
Je nach Produkt sind möglich:
- Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen
- Erstellung von XRechnungen
- Empfang elektronischer Rechnungen
- automatische Verarbeitung von XML-Daten
ZUGFeRD in Lexware
Bei ZUGFeRD wird eine PDF-Datei mit integrierten XML-Daten erzeugt.
Vorteile:
- menschenlesbar
- maschinenlesbar
- gut für den Austausch mit Unternehmen
XRechnung in Lexware
Die XRechnung wird vor allem bei Rechnungen an Behörden verwendet.
Dafür werden zusätzliche Angaben benötigt:
- Leitweg-ID
- Lieferantennummer
Empfang von E-Rechnungen
Beim Empfang verarbeitet Lexware den XML-Teil der Rechnung automatisch.
Wichtig:
👉 Maßgeblich ist immer der XML-Inhalt — nicht die PDF-Darstellung.
Wichtige Voraussetzungen
Vor der Nutzung sollten geprüft werden:
- aktuelle Programmversion
- korrekte Stammdaten
- Bankverbindung
- E-Rechnungsformat
Weitere Informationen finden Sie in der Lexware Anleitung zur E‑Rechnung.
Typische Fehler in der Praxis
Häufige Probleme sind:
- PDF mit E-Rechnung verwechseln
- fehlende XML-Daten
- unvollständige Stammdaten
- fehlende Archivierung
Auch die reine Ablage eines Ausdrucks reicht nicht aus.
Rechtliche Grundlagen
Die Einführung basiert unter anderem auf:
- Wachstumschancengesetz
- EU-Norm EN 16931
- E-Rechnungsverordnung
Praxis-Tipp
Unternehmen sollten sich frühzeitig mit der Umstellung beschäftigen. Besonders wichtig sind aktuelle Softwareversionen, saubere Stammdaten und eine GoBD-konforme Archivierung.