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Warum Lexware updaten
Gepostet von Andreas Husemann an 30 October 2015 07:10
Häufig sagen uns Kunden, dass Sie Ihr Lexware nicht updaten, weil sie die neuen Funktionen nicht brauchen. Das ist nachvollziehbar, aber leider werden oft nicht alle Fakten bei dieser Entscheidung berücksichtigt.Bei Anwendern die den Bereich Lohn+Gehalt bzw. Buchhaltung verwenden, ergibt sich die Updatenotwendigkeit allein aus gesetzlichen Anforderungen. Jedoch gibt es auch für Anwender von reinen Warenwirtschafts- bzw. Faktura-Lösungen mehrere Gründe nicht auf Updates zu verzichten.

Gründe für regelmäßige Update bei Anwendern der Warenwirtschafts/Faktura Produkte:

1. Gesetzliche Anforderung: Nach § 147 Abs. 6 AO ist der Finanzbehörde das Recht eingeräumt, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erfassten steuerrelevanten Daten des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen. Diese neue Prüfungsmethode tritt neben die Möglichkeit der herkömmlichen Prüfung. Es gibt 3 Arten des Datenzugriffs, wobei gerade bei kleineren Unternehmen häufig die Datenträgerüberlassung seites des Prüfers gewählt wird. Die Wahl obligt allein dem Prüfer. Dazu gehören immer häufiger auch die Daten aus dem Warenwirtschaftsprogramm. Die Bereitstellung der Daten im vom Prüfer geforderten Format, ist in der Regel nur mit der aktuellen Version des Lexware Programms rechtssicher möglich. In § 146 Abs. 2b AO wurde ein Verzögerungsgeld von 2.500 Euro bis 250.000 Euro bei Verstößen gegen die Pflichten zur Einräumung des Datenzugriff festgelegt. Dieses Verzögerungsgeld wird festgesetzt, wenn Sie der Aufforderung zu Bereitstellung der Daten nicht fristgemäß nachkommen. Es entbindet jedoch dann nicht von der Pflicht zu Bereitstellung der Daten, da es nur ein Verzögerungsgeld ist. In solchen Fällen werden Sie dann ggfs. gezwungen unter Zeitdruck auf eine aktuelle Version zu aktualisieren, was dann automatisch zu den Problemen aus dem zweiten folgenden Grund führt.

2. Anforderungen der DSGVO und des BDSG neu können mit Versionen vor Juni 2018 nicht erfüllt werden. Dies betrifft unter anderem sowohl die Protokollierung, als auch die vorschriebenen Lösch- und Auskunftspflichten. Ein gesetzeskonformes Arbeiten ist mit diesen Versionen seit Mai 2018 nicht mehr möglich. Ebenso können die erweiterten Anforderungen bezüglich GdBO-Protokollierung nur mit Versionen ab 2019 erfüllt werden.

3. Technische Probleme: Bisher war es technisch problemlos möglich mindestens eine oder zwei Jahresversionen beim Update zu überspringen. Bei größeren Sprüngen hat Lexware bisher die notwendigen Zwischenupdates kostenfrei bereitgestellt. Dies ist zukünftig nicht mehr möglich. Durch das neue Lizenzmodell können Versionen nicht mehr übersprungen werden und Lexware stellt auch keinen kostenfreien Zwischenversionen zur Verfügung. Wenn Sie zukünftig von einer veralteten Version auf die neue Version aktualisieren möchten bzw. müssen, werden Sie die notwendigen Zwischenversionen nachlizensieren müssen oder die Konvertierung Ihrer Daten kostenpflichtig durch einen Lexware Partner durchführen lassen müssen. Dies ist nicht nur ein zeitlicher Mehraufwand, sondern bringt gegenüber den regelmäßigen Aktualisierungen auch keine oder kaum Kostenvorteile. Ganz nebenbei haben Sie durch die jeweils aktuelle Version auch alle Vorteile der neuen Version über den gesamten Zeitraum nutzen können.

Wenn Sie diesen Punkte beachten, werden Sie in der Regel feststellen, dass die regelmäßige Aktualisierung Ihrer Software auch in Ihrem Interesse durchaus sinnvoll ist.