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Bei der Lohnabrechnung handelt es sich um einen sehr wichtigen Bestandteil jeder Unternehmensverwaltung. Sie spielt eine wesentliche Rolle, wenn es um die finanzielle Stabilität eines Betriebs und die Zufriedenheit der Mitarbeiter geht.
Warum eine korrekte Lohnabrechnung so wichtig für Betriebe ist
Unternehmen sind auf eine effiziente und korrekte Lohnabrechnung angewiesen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Entstehen bei der Lohnabrechnung Fehler, dann kann dies schwerwiegende rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. So kann es im Rahmen einer fehlerhaften Lohnabrechnung zum Beispiel zu Rechtsstreitigkeiten, Geldstrafen oder einem Imageverlust kommen. Es handelt sich um einen komplexen Prozess, welcher neben der Berechnung auch die Auszahlung der Mitarbeitergehälter umfasst. Die Lohnabrechnung wird oftmals nur als Akt der finanziellen Entlohnung betrachtet. Richtig eingesetzt kann sie aber auch als Instrument zur Motivation und Anerkennung der Leistungen der Angestellten eingesetzt werden. Werden Gehälter stets pünktlich und korrekt ausgezahlt, können nicht nur rechtliche Probleme vermieden werden, sondern auch gewisse Vorteile erzielt werden. Denn wenn die Mitarbeiter dem Unternehmen vertrauen, dass sie fair entlohnt werden und sich auf eine stets pünktliche Auszahlung ihres Gehaltes verlassen können, dann wirkt sich das positiv auf die Mitarbeiterbindung aus und kann die Fluktuation reduzieren.
Welche Vorteile eine Lohnbuchhaltungssoftware mit sich bringt
Damit die Löhne stets korrekt abgerechnet werden, sollte eine geeignete Lohnbuchhaltungssoftware verwendet werden, da diese im Vergleich zu veralteten Abrechnungsmethoden einige wichtige Vorteile mit sich bringt.
Höhere Effizienz und geringerer Zeitaufwand
Ein großer Vorteil einer Lohnbuchhaltungssoftware besteht darin, dass diese den Prozess der Lohnabrechnung automatisieren kann. Das führt zu großen Zeitersparnissen, da die Mitarbeiter nicht mehr jede Aufgabe manuell durchführen müssen. Zu den automatisierbaren Aufgaben zählen unter anderem:
- Berechnung von Lohnsteuer und Sozialabgaben
- Erfassung von Arbeitszeiten
- Erstellung von Abrechnungen
Das Personalwesen kann sich somit auf wichtigere strategische Aufgaben fokussieren, statt die Zeit mit solchen wiederkehrenden Tätigkeiten zu verbringen, was zu einer deutlich besseren Effizienz führt.
Einhaltung aller relevanter Gesetze
Ein weiterer Vorteil einer solchen Software ist, dass sie Unternehmen dabei unterstützt, allen gesetzlichen Anforderungen an die Abrechnung von Löhnen und Gehältern zu entsprechen. So lassen sich im Rahmen einer Lohnbuchhaltungssoftware automatisch Sozialversicherungsbeiträge, Steuerabzüge sowie andere Abgaben gemäß der jeweiligen Gesetze berechnen. Für Betriebe ist auf diese Weise gewährleistet, dass sie keine geltenden Gesetze verletzen, sodass es zu keinen Sanktionen oder Strafen seitens des Gesetzgebers kommt. Nutzer sollten darauf achten, dass die Software die Anforderungen bezüglich der GoBD einhält.
Die Reduktion von Fehlern
Unternehmen, bei denen die Mitarbeiter in der Lohnabrechnung noch manuell die jeweiligen Daten eintragen, sind einem größeren Risiko ausgesetzt. Das liegt an der höheren Fehleranfälligkeit, die besteht, wenn Personen die Daten manuell eintragen müssen. Auch besonders kompetente und zuverlässige Mitarbeiter machen Fehler, die zu Unstimmigkeiten bei der Gehaltsabrechnung führen können. Da eine Lohnbuchhaltungssoftware die komplexen Berechnungen automatisch durchführt und dabei aktuelle Gesetze sowie steuerliche Bestimmungen berücksichtigt, wird die Fehleranfälligkeit auf ein Minimum reduziert. Das führt dazu, dass die Wahrscheinlichkeit zukünftiger rechtlicher Auseinandersetzungen und Beschwerden entsprechend sinkt.
Analysemöglichkeiten
Kommt eine moderne Lohnbuchhaltungssoftware zum Einsatz, dann verfügt diese in der Regel über umfangreiche Berichtsfunktionen. Mithilfe dieser Funktionen können Unternehmen wichtige Daten und Kennzahlen erfassen. So können zum Beispiel detaillierte Berichte über Steuerabzüge, Sozialversicherungsbeiträge oder Lohnkosten dafür sorgen, dass Betriebe ihre finanzielle Situation besser einschätzen und so fundierte Entscheidungen treffen können. Bei den Steuerabzügen sollten Unternehmen unbedingt die Unterschiede zwischen Soll-Besteuerung und Ist-Besteuerung kennen. Diese Daten können auch für das Reporting an Behörden oder Stakeholder verwendet werden. Bei der Planung von Budgets lassen sich die Berichte und Analysen ebenfalls sinnvoll nutzen.
Skalierbarkeit
Unternehmen wachsen mit der Zeit und die Anforderungen, die an die Lohnabrechnung gestellt werden, sind Veränderungen unterworfen. Das ist bei Nutzung einer Lohnbuchhaltungssoftware in der Regel aber kein Problem, da sich diese ohne Probleme an die veränderten Anforderungen anpassen lässt. Dementsprechend bringt eine solche Software eine gewisse Flexibilität mit sich und kann auch von schnell wachsenden Unternehmen eingesetzt werden, deren Bedürfnisse sich im Laufe der Zeit ändern. Der Software können neue Funktionen hinzugefügt werden, um dem Wachstum des Unternehmens Rechnung zu tragen und bei der Skalierung zu helfen. Dies ist vor allem deshalb so vorteilhaft, weil die Mitarbeiter später nicht mit einer neuen Software konfrontiert werden, in die sie sich neu hineinarbeiten müssten. Hierdurch lassen sich teure Schulungen und sehr viel Zeit einsparen.