Setzen Sie stets aktuelle Software ein

Einige unserer Kunden glauben, es sei nicht erforderlich, stets eine aktuelle Software einzusetzen. Aber nicht nur für die Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung fordern jährliche gesetzliche Neuregelungen jährlich eine neue Version, sondern auch im Bereich der Faktura/Warenwirtschaft gibt es mindestens drei gute Gründe, die gesetzlichen Regelungen unbedingt zu beachten:

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) umfassen nicht nur die Finanz-Buchhaltung, sondern umfassen auch die Lohn-Buchhaltung sowie die Warenwirtschaft und bei genauer Betrachtung sogar auch die Führung von Geschäftsbriefen. Danach sind Sie unter anderem verpflichtet, alles dafür zu tun, um Datenschutz (siehe unten) und Datensicherheit zu gewährleisten. Datensicherheit beinhaltet auch (tägliche) Backups und die Möglichkeit, auf einen technischen Support zurückgreifen zu können. Softwarehersteller leisten im Regelfall nur für die aktuelle und die Vorjahres-Version technischen Support. Setzen Sie ältere Software ein, verstoßen Sie also bereits gegen die GoBD, was im schlimmsten Fall zur vollständigen Verwerfung Ihrer Buchführung und einer Schätzung, Säumniszuschlägen (§ 240 Abgabenordnung (AO)) und Zinsen (§§ 233 ff AO) führen kann.

Betriebsprüfer-Zugriff

Nach § 147 Absatz 6 AO hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Kommt der Steuerpflichtige dieser Pflicht nicht unverzüglich nach, kann gemäß § 146 Absatz 2b AO ein Verzögerungsgeld von mindestens 2.500 Euro festgesetzt werden.

Datenschutz-Grundverordnung

Mit der Einführung der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) zum 25. Mai 2018 sind umfangreichen Protokollierungs-, sowie Lösch- und Auskunftspflichten eingeführt worden. Die Protokollierungspflichten wurden zum 1. Januar 2019 noch einmal verschärft. Diesen Pflichten kann man nur mit der aktuellen Version nachkommen. Zudem sind Sie nach Artikel 32 EU-DSGVO verpflichtet, stets eine Software einzusetzen, die sich auf dem “Stand der Technik” befindet. Schon ein durchschnittlicher Verstoß gegen die EU-DSGVO wird regelmäßig mit 2 Prozent des Jahres-Umsatzes bestraft.

Technische Probleme

Früher war es technisch möglich eine oder zwei Jahresversionen zu überspringen. Das ist nicht mehr möglich. Die notwendigen kostenpflichtigen Versionen zur Datenmigration müssen erworben und installiert werden. Das ist ein zeitlicher und finanzieller Aufwand, der letztendlich kaum Vorteile gegenüber der regelmäßigen Aktualisierung hat. Zu technischen Problemen mit veralteten Betriebssystemen haben wir einen gesonderten Beitrag.

Ein einziges Bußgeld übersteigt den Preis der jeweiligen neuen Versionen!

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Nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf und teilen Sie uns unbedingt mit, welche Version Sie derzeit einsetzen, damit wir Ihnen das vollständige Aktualisierungspaket zusammenstellen können.