GoBD einfach erklärt: Die GoBD regeln, wie Unternehmen ihre Buchhaltung und Belege ordnungsgemäß führen und aufbewahren müssen – insbesondere in digitaler Form. Sie sind Grundlage für jede Betriebsprüfung.
Was sind die GoBD?
Die GoBD sind die:
👉 Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Sie wurden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF festgelegt und gelten für alle Unternehmen.
👉 Sie ersetzen frühere Regelungen wie GoBS und GDPdU.
Warum sind die GoBD wichtig?
Die GoBD stellen sicher, dass:
- Buchungen nachvollziehbar sind
- Belege vollständig vorliegen
- Daten nicht manipuliert werden können
- eine Betriebsprüfung möglich ist
👉 Verstöße können zu Schätzungen durch das Finanzamt führen.
Wichtige Grundsätze der GoBD
Zeitgerechte Erfassung
- unbare Geschäftsvorfälle: innerhalb von ca. 10 Tagen
- Kontokorrent: ca. 8 Tage
👉 Belege dürfen nicht „liegen bleiben“
Unveränderbarkeit
Einmal erfasste Daten dürfen nicht einfach geändert werden.
- keine nachträgliche Bearbeitung ohne Protokoll
- Änderungen müssen nachvollziehbar sein
👉 gilt auch für:
- Warenwirtschaft
- Lohnabrechnung
- Zeiterfassung
Aufbewahrungspflicht
Digitale Belege müssen:
- im Originalformat gespeichert werden
- unverändert aufbewahrt werden
- für Prüfungen verfügbar sein
❌ Fehler:
- nur Ausdruck auf Papier
Datenzugriff durch das Finanzamt
Das Finanzamt muss:
- auf Daten zugreifen können
- diese maschinell auswerten können
Elektronische Belege richtig aufbewahren
Wichtig ist:
- Eingehende digitale Belege müssen digital gespeichert werden
- Originaldateien dürfen nicht gelöscht werden
- auch nach Umwandlung (z. B. PDF) bleibt die Originaldatei relevant
Typische Fehler in der Praxis
- Belege werden zu spät erfasst
- Dateien werden überschrieben oder gelöscht
- keine Trennung von Systemen (z. B. Warenwirtschaft)
- fehlende Verfahrensdokumentation
Zusammenhang mit der Buchhaltung
Die GoBD betreffen alle Bereiche der Buchhaltung:
Rechtsgrundlage
Die GoBD sind im BMF-Schreiben geregelt:
Praxis-Tipp
Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware GoBD-konform arbeitet und alle Änderungen nachvollziehbar protokolliert werden.