Abschlagrechnung einfach erklärt: Eine Abschlagrechnung dient zur Anforderung einer Anzahlung vor der eigentlichen Leistung. Sie wird verwendet, wenn ein Kunde bereits vor Beginn oder während eines Projekts einen Teilbetrag bezahlen soll.
Die Abschlagrechnung ist ein wichtiger Bestandteil der Warenwirtschaft, insbesondere bei größeren Projekten oder im Handwerk.
Was ist eine Abschlagrechnung?
Eine Abschlagrechnung ist kein klassische Rechnung im Sinne einer erbrachten Leistung, sondern eine Zahlungsanforderung.
Sie darf ausschließlich bei Zahlung vor Leistung verwendet werden.
Unterschied zur Teilrechnung
Die Abschlagrechnung wird häufig mit der Teilrechnung verwechselt.
- Abschlagrechnung: Zahlung vor Leistung
- Teilrechnung: Leistung vor Zahlung
Diese Unterscheidung ist entscheidend – auch für die steuerliche Behandlung.
Abschlagrechnung in Lexware
In Lexware Faktura+Auftrag und Warenwirtschaft wird die Abschlagrechnung als eigener, aber nicht verbundener, Beleg geführt.
Stattdessen wird im Belegtext eine Anzahlung (z. B. laut Angebot) angefordert.
- keine direkte Verknüpfung mit Aufträgen
- Anzahlungen werden später in der Rechnung berücksichtigt
In der Schlussrechnung oder Sammelrechnung wird die Abschlagrechnung wieder abgezogen.
Hinweis aus der Praxis
In der Praxis kommt es häufig zu Verwechslungen zwischen Abschlagrechnung und Teilrechnung, da der Begriff „Abschlagrechnung“ umgangssprachlich oft auch für Teilrechnungen verwendet wird.
Um Missverständnisse zu vermeiden, kann der Beleg in Lexware umbenannt werden:
- Verwaltung → Nummernkreise (in Faktura+Auftrag)
- Verwaltung → Einstellungen → Nummernkreise (in der Warenwirtschaft und den Handwerker-Versionen)
Dort lässt sich die Bezeichnung z. B. in „Anzahlungsrechnung“ ändern. Diese Bezeichnung ist fachlich eindeutiger und entspricht besser der tatsächlichen Funktion des Belegs (Zahlung vor Leistung).
Zusammenhang mit der Schlussrechnung
Nach Abschluss der Leistung wird eine Schlussrechnung erstellt.
Dabei werden alle Abschlagszahlungen vom Gesamtbetrag abgezogen.
Steuerliche Besonderheit
Die Umsatzsteuer entsteht bei einer Abschlagrechnung erst mit dem Zahlungseingang. Das gilt auch bei der Soll-Versteuerung.
Hinweis zur Buchhaltung
Die eigentliche Verbuchung erfolgt erst beim Zahlungseingang. Eine direkte Forderungsbuchung (debitorisch) ist nicht sinnvoll, da noch keine Leistung erbracht wurde.
Praxis-Tipp
Verwenden Sie Abschlagrechnungen gezielt, um Ihre Liquidität bei größeren Projekten zu sichern.
Guten Tag,
folgendes Problem:
AZ wird an Firma A mit MWSt. gestellt
Die Schlussrechnung soll an eine andere Firmierung fakturiert werden. Hier ist es nicht möglich die AZ von Firma A zu übernehmen. Manuelle Eintragung in dem Feld AZ bei der Schlussrechnung, hier ist es nicht möglich, dass die MWSt. separat auszuweisen ist.
Teilen Sie uns Ihren Lösungsvorschlag mit.
Viele Grüße
Es darf keine Lösung geben. Abschlag-Rechnung und End-Rechnung müssen an den identischen Empfänger gehen, da ansonsten der Empfänger der End-Rechnung den vollen Rechnungsbetrag inkl. Umsatzsteuerbetrag schuldet.
Mit einer Rechnung (wenn nicht eine Anzahlung angefordert wird) wird über eine Leistung unter Angabe des Leistungsempfängers abgerechnet. Es wird also nicht eine Rechnung an jemanden fakturiert, sondern eine Leistung berechnet. Siehe UStAE:”Der Vorsteuerabzug setzt grundsätzlich eine auf den Namen des umsatzsteuerlichen Leistungsempfängers lautende Rechnung mit gesondert ausgewiesener Steuer voraus. Es ist jede Bezeichnung des Leistungsempfängers ausreichend, die eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung seines Namens und seiner Anschrift ermöglicht. Eine andere Rechnungsadresse ist nicht zu beanstanden, wenn aus dem übrigen Inhalt der Rechnung oder aus anderen Unterlagen, auf die in der Rechnung hingewiesen wird (§ 31 Abs. 1 UStDV), Name und Anschrift des umsatzsteuerlichen Leistungsempfängers
eindeutig hervorgehen (z.B. bei einer Rechnungsausstellung auf den Namen eines Gesellschafters für Leistungen an die Gesellschaft).”
Wenn also der Leistungsempfänger der der Endrechnung sein soll, so kann der Anzahlungsleistende nicht der Leistungsempfänger sein und folglich mit diesem auch kein Leistungstausch stattgefunden haben.
Es ist zu vermuten, dass die “Anzahlung” tatsächlich ein “Entgelt von dritter Seite” darstellt.