Abschlagrechnung einfach erklärt: Sie dient zur Anforderung einer Anzahlung vor der eigentlichen Leistung. Sie wird verwendet, wenn ein Kunde bereits vor Beginn oder während eines Projekts eine Anzahlung leisten soll. Die Anzahlungsrechnung ist ein wichtiger Bestandteil der Warenwirtschaft, insbesondere bei größeren Projekten oder im Handwerk.
Was ist eine Abschlagrechnung?
Eine Abschlagrechnung ist keine klassische Rechnung im Sinne einer erbrachten Leistung, sondern eine Zahlungsanforderung. Sie darf ausschließlich bei Zahlung vor Leistung verwendet werden. Sie ist besonders sinnvoll bei Projekten mit längerer Laufzeit oder hohem Materialeinsatz. Durch Anzahlungen sichern Sie Ihre Liquidität und reduzieren das Risiko von Zahlungsausfällen.
Unterschied zur Teilrechnung
Sie wird häufig mit der Teilrechnung verwechselt.
- Abschlagrechnung: Zahlung vor Leistung
- Teilrechnung: Leistung vor Zahlung
Diese Unterscheidung ist entscheidend – auch für die steuerliche Behandlung.
Abschlagrechnung in Lexware richtig anwenden
In Lexware Faktura+Auftrag und Warenwirtschaft wird die Abschlagrechnung als eigener, aber nicht verbundener, Beleg geführt. Stattdessen wird im Belegtext eine Anzahlung (z. B. laut Angebot) angefordert.
- keine direkte Verknüpfung mit Aufträgen
- Anzahlungen werden später in der Rechnung berücksichtigt
In der Schlussrechnung oder Sammelrechnung werden die Abschlagszahlungen wieder abgezogen.
Abschlagrechnung in Anzahlungsrechnung umbenennen
In der Praxis kommt es häufig zu Verwechslungen zwischen Abschlagrechnung und Teilrechnung, da der Begriff „Abschlagrechnung“ umgangssprachlich oft auch für Teilrechnungen verwendet wird.
Um Missverständnisse zu vermeiden, kann der Beleg in Lexware umbenannt werden:
- Verwaltung → Nummernkreise (in Faktura+Auftrag)
- Verwaltung → Einstellungen → Nummernkreise (in der Warenwirtschaft und den Handwerker-Versionen)
Dort lässt sich die Bezeichnung z. B. in „Anzahlungsrechnung“ ändern. Diese Bezeichnung ist fachlich eindeutiger und entspricht besser der tatsächlichen Funktion des Belegs (Zahlung vor Leistung).
Zusammenhang mit der Schlussrechnung
Nach Abschluss der Leistung wird eine Schlussrechnung erstellt. Dabei werden alle Anzahlungen vom Gesamtbetrag abgezogen.
Steuerliche Besonderheit
Die Umsatzsteuer entsteht bei Anzahlungen erst mit dem Zahlungseingang. Das gilt auch bei der Soll-Versteuerung.
Hinweis zur Buchhaltung
Die eigentliche Verbuchung erfolgt erst beim Zahlungseingang. Eine direkte Forderungsbuchung (debitorisch) ist nicht sinnvoll, da noch keine Leistung erbracht wurde.
Zusammenhang mit Lexware Handwerk
Gerade im Handwerk sind Abläufe wie Angebote, Aufträge und Rechnungen eng miteinander verknüpft. Zusätzlich kommen häufig Teil- und Abschlagsrechnungen sowie projektbezogene Abrechnungen hinzu. Mit Lexware Handwerk lassen sich diese Prozesse strukturiert und nachvollziehbar abbilden. Die Software unterstützt dabei, Projekte übersichtlich zu verwalten und Abrechnungen korrekt durchzuführen.
Preisnachlässe und Zahlung im Zusammenhang
Preisnachlässe wie Rabatt oder Skonto spielen eine wichtige Rolle in der Preisgestaltung und im Zahlungsprozess. Während ein Rabatt bereits im Angebot oder in der Rechnung berücksichtigt wird, erfolgt ein Skonto erst bei schneller Zahlung.
Wie sich Preisnachlässe auf Rechnungen und Zahlungen auswirken, erfahren Sie in den folgenden Beiträgen:
Zusammenhang mit der E-Rechnung
Immer mehr Rechnungen werden elektronisch im strukturierten E-Rechnungsformat versendet. Dabei handelt es sich nicht nur um PDF-Dateien, sondern um maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Mehr dazu im Beitrag E-Rechnung einfach erklärt.
Praxis-Tipp
Verwenden Sie Anzahlungsrechnungen gezielt, um Ihre Liquidität bei größeren Projekten zu sichern.
Guten Tag,
folgendes Problem:
AZ wird an Firma A mit MWSt. gestellt
Die Schlussrechnung soll an eine andere Firmierung fakturiert werden. Hier ist es nicht möglich die AZ von Firma A zu übernehmen. Manuelle Eintragung in dem Feld AZ bei der Schlussrechnung, hier ist es nicht möglich, dass die MWSt. separat auszuweisen ist.
Teilen Sie uns Ihren Lösungsvorschlag mit.
Viele Grüße
Es darf keine Lösung geben. Abschlag-Rechnung und End-Rechnung müssen an den identischen Empfänger gehen, da ansonsten der Empfänger der End-Rechnung den vollen Rechnungsbetrag inkl. Umsatzsteuerbetrag schuldet.
Mit einer Rechnung (wenn nicht eine Anzahlung angefordert wird) wird über eine Leistung unter Angabe des Leistungsempfängers abgerechnet. Es wird also nicht eine Rechnung an jemanden fakturiert, sondern eine Leistung berechnet. Siehe UStAE:“Der Vorsteuerabzug setzt grundsätzlich eine auf den Namen des umsatzsteuerlichen Leistungsempfängers lautende Rechnung mit gesondert ausgewiesener Steuer voraus. Es ist jede Bezeichnung des Leistungsempfängers ausreichend, die eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung seines Namens und seiner Anschrift ermöglicht. Eine andere Rechnungsadresse ist nicht zu beanstanden, wenn aus dem übrigen Inhalt der Rechnung oder aus anderen Unterlagen, auf die in der Rechnung hingewiesen wird (§ 31 Abs. 1 UStDV), Name und Anschrift des umsatzsteuerlichen Leistungsempfängers
eindeutig hervorgehen (z.B. bei einer Rechnungsausstellung auf den Namen eines Gesellschafters für Leistungen an die Gesellschaft).“
Wenn also der Leistungsempfänger der der Endrechnung sein soll, so kann der Anzahlungsleistende nicht der Leistungsempfänger sein und folglich mit diesem auch kein Leistungstausch stattgefunden haben.
Es ist zu vermuten, dass die „Anzahlung“ tatsächlich ein „Entgelt von dritter Seite“ darstellt.