Lieferschein einfach erklärt: Diese Belegart begleitet eine Lieferung und dokumentiert, welche Waren an den Kunden übergeben wurden. Er dient als Nachweis für die Lieferung, enthält aber keine Preise. Er ist ein wichtiger Bestandteil der Warenwirtschaft und sorgt für Transparenz im Lieferprozess.
Was ist ein Lieferschein?
Diese Belegart ist ein Dokument, das eine Lieferung begleitet und den Inhalt der Lieferung beschreibt.
Typische Angaben sind:
- Artikelbezeichnung
- Menge
- Lieferdatum
- Kunde und Lieferadresse
Wofür wird ein Lieferschein verwendet?
- Nachweis der Lieferung
- Kontrolle der gelieferten Ware
- Bestätigung durch den Kunden
Der Kunde kann den Beleg unterschreiben, um den Erhalt der Ware zu bestätigen. Gerade bei größeren Lieferungen ist dieser Nachweis besonders wichtig.
Für wen sind Lieferscheine wichtig?
- Handel
- Großhandel
- Unternehmen mit Warenversand
Überall dort, wo Waren geliefert werden, sind Lieferscheine üblich und Bestandteil eines strukturierten Prozesses.
Lieferscheine bei Dienstleistern
Auch als Dienstleister kann man diese Belegart verwenden. Dazu sollte man unter:
- Verwaltung / Nummernkreise (in Faktura+Auftrag)
- Verwaltung / Einstellungen / Nummernkreise (in Warenwirtschaft bzw. Handwerk)
den Beleg z. B. in „Leistungsschein“ umbenennen.
Unterschied zur Rechnung
Im Gegensatz zur Rechnung enthält dieses Dokument keine Preise. Er dient ausschließlich der Dokumentation der Lieferung bzw. Leistung.
Lieferschein oder Rechnung – wann wird was verwendet?
Der Beleg wird immer dann eingesetzt, wenn eine Lieferung bzw. Leistung dokumentiert werden soll, ohne dass bereits eine Abrechnung erfolgt. Die Rechnung hingegen dient der Zahlungsaufforderung und enthält alle preisrelevanten Angaben.
In der Praxis wird häufig zuerst dieser Beleg über die erfolgte Lieferung bzw. Leistung erstellt, und die Rechnung erst später generiert. Das ist besonders bei Versand, Teillieferungen oder größeren Projekten üblich.
Zusammenhang mit dem Auftrag
Der Lieferschein basiert in der Regel auf einem bestehenden Angebot und einem daraus entstandenen Auftrag und wird vor oder während der Lieferung erstellt.
Ablauf in der Praxis
In der Praxis erfolgt der Ablauf meist in dieser Reihenfolge:
- Auftrag erfassen
- Ware kommissionieren
- Lieferschein erstellen
- Ware ausliefern
- Rechnung erstellen
Dieser Ablauf sorgt für eine klare Trennung zwischen Lieferung und Abrechnung. Dieser Ablauf zeigt, wie Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung zusammenhängen und ineinandergreifen.
Preisnachlässe und Zahlung im Zusammenhang
Preisnachlässe wie Rabatt oder Skonto spielen eine wichtige Rolle in der Preisgestaltung und im Zahlungsprozess. Während ein Rabatt bereits im Angebot oder in der Rechnung berücksichtigt wird, erfolgt ein Skonto erst bei schneller Zahlung.
Wie sich Preisnachlässe auf Rechnungen und Zahlungen auswirken, erfahren Sie in den folgenden Beiträgen:
Praxis-Tipp
Nutzen Sie den unterschriebenen Beleg als Nachweis bei Rückfragen oder Reklamationen. So lassen sich Unstimmigkeiten schnell klären.