Lexware Office oder Lexware Desktop

Welche Lösung passt zu meinem Unternehmen?

Lexware Office und die Lexware-Desktopprogramme decken teilweise ähnliche Aufgaben ab. Trotzdem handelt es sich nicht einfach um dieselbe Software in der Cloud und auf dem eigenen Computer. Beide Produktwelten verfolgen unterschiedliche Konzepte und unterscheiden sich teilweise deutlich beim Funktionsumfang.

Lexware Office richtet sich vor allem an Unternehmen, die ihre Angebote, Rechnungen, Belege und laufende Buchhaltung möglichst einfach online bearbeiten möchten. Die Desktopprogramme bieten dagegen mehr fachliche Tiefe, mehr individuelle Einstellungen und – abhängig von der gewählten Version – umfassende Funktionen für Buchhaltung, Lohnabrechnung, Warenwirtschaft, Netzwerkbetrieb und Controlling.

Welche Lösung besser geeignet ist, hängt daher nicht allein davon ab, ob die Daten in der Cloud oder auf dem eigenen Rechner gespeichert werden sollen. Entscheidend sind die benötigten Funktionen und die betrieblichen Abläufe.

Wichtig: „Lexware Desktop“ bezeichnet mehrere eigenständige Produktlinien. Nicht jede nachfolgend genannte Funktion ist in jedem Desktopprogramm enthalten. Maßgeblich sind die jeweilige Produktlinie und die Ausbaustufe basis, plus, pro oder premium.

Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick

1. Installation, Zugriff und Datenhaltung

Lexware Office ist eine Cloud-Anwendung. Der Zugriff erfolgt über einen Browser und teilweise über mobile Apps. Die Daten werden in der von Lexware bereitgestellten Cloud-Umgebung gespeichert. Aktualisierungen werden zentral eingespielt; eine lokale Programminstallation und ein eigener Server sind nicht erforderlich.

Die Desktopprogramme werden unter Windows installiert. Die Unternehmensdaten befinden sich grundsätzlich auf dem lokalen Rechner oder – bei den netzwerkfähigen pro- und premium-Versionen – auf dem eigenen Server beziehungsweise in einer dafür geeigneten Windows-Cloud-Umgebung.

Lexware Office ist besonders komfortabel, wenn mehrere Personen unabhängig vom Standort arbeiten sollen und keine eigene technische Infrastruktur gepflegt werden soll. Desktop eignet sich vor allem dann, wenn die Daten lokal verbleiben sollen oder eine eigene Server- und Sicherungsumgebung gewünscht wird.

2. Finanzbuchhaltung und Steuern

Lexware Office automatisiert viele Abläufe. Belege und Bankbewegungen werden möglichst direkt miteinander verknüpft und Kontierungen teilweise vorgeschlagen. Die laufenden Geschäftsvorfälle werden dabei nach dem Prinzip der doppelten Buchführung abgebildet. Ein vollständiger eigenständiger Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung ist jedoch nicht möglich. Eine freie Kontenanlage und eine vollständig individuelle Kontenstruktur sind ebenfalls ausgeschlossen. Lexware Office verwendet ausschließlich SKR 03 oder SKR 04.

Die Desktopprogramme der Reihe Lexware Buchhaltung bieten erheblich mehr Eingriffsmöglichkeiten. Buchungen können manuell kontiert, in unterschiedlichen Masken erfasst und über Buchungsstapel kontrolliert werden. Eigene Konten und individuelle Kontenstrukturen sind möglich. Außerdem stehen – abhängig vom Produkt und vom Unternehmen – weitere Branchenkontenrahmen zur Verfügung.

Für andere Desktopversionen kann die Anlagenverwaltung als separates Programm erworben werden.

Unternehmen mit besonderen steuerlichen Sachverhalten, eigener Bilanzbuchhaltung, detaillierter Kostenrechnung oder individuellen Kontenstrukturen benötigen daher in der Regel eine Desktoplösung.

3. Auftragswesen, Artikel und Lager

Angebote, Rechnungen und E-Rechnungen können sowohl mit Lexware Office als auch mit den Desktopprogrammen erstellt werden. Die E-Rechnung ist deshalb kein Alleinstellungsmerkmal von Lexware Desktop.

Deutlichere Unterschiede bestehen bei Artikelverwaltung, Einkauf, Lager und Warenwirtschaft. Alle Versionen von Lexware Faktura+Auftrag und Lexware Warenwirtschaft verfügen über eine Lagerverwaltung einschließlich Inventur, können Bestellungen erstellen und unterstützen Stücklisten. Bestellanfragen und weitere Einkaufsbelege stehen dagegen nur in Warenwirtschaft pro und premium zur Verfügung. Mehrere Lager können ausschließlich mit Lexware Warenwirtschaft premium verwaltet werden.

Eine eigenständige Variantenverwaltung, bei der beispielsweise die Farben Rot, Grün und Blau als Ausprägungen eines einzigen Artikels geführt werden, gibt es nicht. Solche Varianten werden als getrennte Artikel angelegt.

Wer lediglich Angebote und Rechnungen schreiben und seine Belege online verwalten möchte, kann mit Lexware Office gut auskommen. Sobald Bestände, Inventuren, Beschaffung, umfangreiche Artikelstrukturen oder mehrere Lager benötigt werden, ist eine Desktoplösung erforderlich.

4. Lohn- und Gehaltsabrechnung

Kurzarbeit kann sowohl in Lexware Office als auch in geeigneten Desktopversionen abgerechnet werden. Unterschiede zeigen sich vor allem bei der Zahl der Beschäftigten sowie bei besonderen Abrechnungsfällen, individuellen Korrekturen und erweiterten Meldeverfahren.

myCenter ist in allen vier Versionen von Lexware Lohn+Gehalt mit drei Freilizenzen enthalten. Weitere Lizenzen können in unterschiedlichen Paketgrößen ergänzt werden.

Bei der Auswahl einer Lohnlösung sollte nicht allein die Zahl der Beschäftigten betrachtet werden. Wichtig sind auch die benötigten Lohnarten, Rückrechnungen, Meldeverfahren und betrieblichen Besonderheiten.

5. Kostenrechnung, Auswertungen und Controlling

Lexware Office stellt die für die laufende Unternehmenssteuerung vorgesehenen Standardauswertungen bereit. Eine klassische Kostenstellen- oder Kostenträgerrechnung gehört jedoch nicht zum Funktionsumfang.

In den Desktopversionen sind Kostenstellen bereits in Lexware Buchhaltung basis, plus, pro und premium verfügbar. Kostenträger stehen in pro und premium zur Verfügung. Diese Versionen bieten außerdem weitergehende betriebswirtschaftliche Auswertungen.

Wer Erlöse und Kosten nach Abteilungen, Projekten oder Verantwortungsbereichen auswerten muss, sollte deshalb eine passende Desktopversion einsetzen.

6. Mehrere Firmen, Netzwerk und Benutzerrechte

Lexware Office ermöglicht die Zusammenarbeit mehrerer Personen in der Cloud. Das ist jedoch technisch nicht mit einer klassischen Client-Server-Anwendung im eigenen Unternehmensnetz vergleichbar.

Die Desktopversionen pro und premium sind netzwerkfähig. Mehrere berechtigte Benutzer können innerhalb der vorgesehenen Lizenz- und Zugriffsgrenzen gleichzeitig arbeiten. Der konkrete Umfang der Benutzer- und Rechteverwaltung hängt vom jeweiligen Produkt ab.

Die Netzwerkfähigkeit ist vor allem für Unternehmen wichtig, in denen mehrere Beschäftigte gleichzeitig auf dieselben Daten zugreifen müssen oder unterschiedliche Programme der Professional-/Premium-Linie gemeinsam eingesetzt werden.

7. Erweiterungen, Zusatzprogramme und Schnittstellen

Beide Produktwelten lassen sich erweitern, verwenden dafür aber unterschiedliche technische Konzepte. Lexware Office bietet Online-Integrationen und eine eigene API. Bei den Desktopprogrammen ist die API auf die Versionen pro und premium beschränkt. Daneben existieren zusätzliche Lexware-Programme sowie spezialisierte Erweiterungen von Fachhandelspartnern.

Für wen eignet sich Lexware Office?

Lexware Office ist besonders geeignet, wenn:

• ortsunabhängig im Browser gearbeitet werden soll,
• keine eigene Windows- oder Serverinstallation gewünscht ist,
• Angebote, Rechnungen und E-Rechnungen erstellt werden sollen,
• Belege und Bankbewegungen möglichst automatisiert verarbeitet werden sollen,
• SKR 03 oder SKR 04 ausreichen,
• keine klassische Lagerverwaltung benötigt wird,
• keine eigene Kontenstruktur, Kostenstellen oder Kostenträger erforderlich sind,
• die laufende Buchhaltung ohne tiefgehende manuelle Eingriffe erledigt werden soll.

Für wen eignet sich Lexware Desktop?

Eine Desktoplösung ist insbesondere sinnvoll oder erforderlich, wenn:

• die Unternehmensdaten lokal oder auf einem eigenen Server gespeichert werden sollen,
• eigene Konten oder individuelle Kontenstrukturen benötigt werden,
• ein anderer Kontenrahmen als SKR 03 oder SKR 04 erforderlich ist,
• eine E-Bilanz selbst erstellt und übermittelt werden soll,
• Kostenstellen oder Kostenträger benötigt werden,
• besondere Abschlussperioden verwendet werden,
• eine Lagerverwaltung oder Inventur erforderlich ist,
• mehrere Lager verwaltet werden müssen,
• eine umfassende Warenwirtschaft eingesetzt werden soll,
• mehrere Benutzer gleichzeitig in einer Client-Server-Umgebung arbeiten sollen,
• besondere Lohnabrechnungsfälle oder bis zu 250 Beschäftigte abzurechnen sind,
• eine Desktop-API oder spezielle Fachhandelserweiterungen benötigt werden.

Zusammenfassung

Lexware Office ist nicht einfach die Cloudversion der Lexware-Desktopprogramme. Es ist eine eigenständige Lösung mit einem anderen Bedien- und Automatisierungskonzept. Für viele kleinere Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler bietet Lexware Office einen unkomplizierten Einstieg und ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten ohne eigene technische Infrastruktur.

Die Desktopprogramme sind dagegen deutlich stärker, wenn umfangreiche fachliche Funktionen, individuelle Einstellungen, Lagerwirtschaft, Kostenrechnung, besondere Lohnfälle, Netzwerkbetrieb oder lokale Datenhaltung benötigt werden.

Die richtige Entscheidung sollte deshalb anhand der konkreten betrieblichen Anforderungen getroffen werden. Ein späterer Wechsel ist zwar grundsätzlich möglich, kann aber mit zusätzlichem Aufwand verbunden sein. Eine sorgfältige Produktauswahl vor der Einführung verhindert unnötige Kosten und Einschränkungen.

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Fachlicher Stand: Oktober 2026
Lexware Office wird laufend erweitert. Funktionen, die heute nur in Desktopprogrammen verfügbar sind, können künftig auch in Lexware Office ergänzt werden. Ebenso können sich die Funktionszuordnungen einzelner Desktopversionen ändern.