Eine Rechnungsvorlage ist schnell kopiert. Doch mit jeder weiteren Rechnung wachsen auch die Aufgaben drumherum: Kundendaten pflegen, Rechnungsnummern vergeben, Zahlungen kontrollieren und alte Belege wiederfinden. Wer dafür Word, Excel und mehrere zusätzliche Listen verwendet, muss vieles von Hand zusammenhalten.
Ein Wechsel zu Lexware kann diese Arbeit vereinfachen. Entscheidend ist, die passende Software auszuwählen und den Übergang sauber vorzubereiten. Dieser Ratgeber zeigt, wann Lexware Faktura+Auftrag infrage kommt, wann Lexware Warenwirtschaft sinnvoll ist und wie Sie Ihre bisherige Rechnungsorganisation schrittweise ablösen.
Wann lohnt sich der Abschied von der Rechnungsvorlage?
Nicht allein die Anzahl Ihrer Rechnungen entscheidet. Auch bei wenigen Belegen kann viel Handarbeit entstehen, wenn Sie regelmäßig Angebote erstellen, wiederkehrende Kunden betreuen oder Zahlungen in einer separaten Tabelle nachhalten.
Prüfen Sie Ihren bisherigen Ablauf:
- Übertragen Sie Adressen, Artikel und Preise immer wieder in neue Dokumente?
- Müssen Sie beim Schreiben einer Rechnung erst die passende Angebotsdatei suchen?
- Führen Sie neben Ihren Rechnungen eine zusätzliche Liste für offene Beträge?
- Arbeiten mehrere Personen mit unterschiedlichen Dateiständen?
- Verlangen Kunden eine XRechnung oder eine Rechnung im ZUGFeRD-Format?
Je häufiger diese Situationen auftreten, desto eher lohnt sich eine zentrale Auftragsverwaltung. Kunden- und Artikeldaten werden einmal angelegt und anschließend in den Belegen wiederverwendet. Angebote und nachfolgende Belege bleiben miteinander verknüpft. Dadurch lässt sich die Bearbeitung eines Auftrags leichter nachvollziehen.
Was sich durch die E-Rechnung verändert
Eine aus Word oder Excel erzeugte einfache PDF ist keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn. Eine solche E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die elektronisch verarbeitet werden können. Dafür kommen beispielsweise XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Formate infrage.
Für grundsätzlich erfasste Umsätze zwischen inländischen Unternehmen gelten bei der Ausstellung folgende Übergangsregelungen:
- Bis Ende 2026: Sonstige Rechnungen bleiben zulässig. Einfache PDF-Rechnungen setzen die Zustimmung des Empfängers voraus.
- 2027: Die umsatzabhängige Übergangsregelung gilt noch für Rechnungsaussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
- Ab 2028: Auch diese Übergangsregelung endet. Soweit keine Ausnahme greift, ist eine E-Rechnung auszustellen.
Ausnahmen bestehen unter anderem für Rechnungen von Kleinunternehmern und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto. E-Rechnungen empfangen können müssen inländische Unternehmen grundsätzlich bereits seit 2025, auch Kleinunternehmer. Für den Empfang genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach; Verarbeitung und Aufbewahrung sind zusätzlich zu organisieren.
Die ausführlichen Regelungen erläutert das Bundesfinanzministerium in seinen FAQ zur E-Rechnung.
Faktura+Auftrag oder Warenwirtschaft: Was passt zu Ihrem Betrieb?
Beginnen Sie mit Ihren tatsächlichen Arbeitsabläufen. Benötigen Sie vor allem Angebote und Rechnungen an einem Arbeitsplatz? Oder sollen mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Aufträge, Einkauf und Lager bearbeiten?
Lexware Faktura+Auftrag für die tägliche Auftragsbearbeitung
Lexware Faktura+Auftrag basis kommt insbesondere für Selbstständige und kleine Unternehmen infrage, die Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen an einem Arbeitsplatz erstellen möchten. Kunden und Artikel werden zentral verwaltet; vorhandene Belegdaten lassen sich für nachfolgende Belege übernehmen.
Die plus-Version ergänzt den Funktionsumfang beispielsweise um DATANORM-Import und Formelverwaltung. Diese Funktionen sind dann interessant, wenn sie zu Ihren Artikeldaten oder Ihrer Positionsberechnung passen. Auch Funktionen für Bestellwesen und Lagerhaltung gehören zur Produktfamilie. Ein Lager allein ist deshalb noch kein Grund, sofort zur Warenwirtschaft zu greifen.
Lexware Warenwirtschaft für die Zusammenarbeit im Team
Lexware Warenwirtschaft pro und premium verbinden Auftragsbearbeitung, Einkauf und Lagerverwaltung und ermöglichen die gemeinsame Arbeit mehrerer Benutzer. Pro umfasst standardmäßig drei, premium fünf gleichzeitige Arbeitsplätze. Bei zusätzlichem Bedarf lassen sich passende Zusatzlizenzen ergänzen.
Premium bietet unter anderem die Verwaltung mehrerer Lager. Prüfen Sie die benötigten Funktionen gezielt anhand des Produktvergleichs. Die Entscheidung sollte sich nach Ihren Abläufen richten, nicht allein nach der Unternehmensgröße.
Beide Produktfamilien sind Windows-Anwendungen. Gleichen Sie Ihre Computer- beziehungsweise Serverumgebung vor der Installation mit den aktuellen Lexware-Systemvoraussetzungen ab.
In fünf Schritten von Word und Excel zu Lexware
1. Einen klaren Starttermin festlegen
Bestimmen Sie, ab wann Sie neue Rechnungen mit Lexware erstellen. Ein Monatswechsel kann organisatorisch praktisch sein; Sie müssen dafür nicht auf den Jahresbeginn warten. Legen Sie auch fest, wie Sie mit noch offenen Angeboten und Aufträgen aus Ihrem bisherigen Verfahren umgehen.
Vermeiden Sie, denselben Geschäftsvorfall parallel in beiden Verfahren abzurechnen. Eine klare Zuständigkeit hilft, versehentliche Doppelrechnungen zu verhindern.
2. Vorhandene Kunden- und Artikeldaten bereinigen
Kontrollieren Sie Ihre Listen vor einer Übernahme: Sind Adressen aktuell? Gibt es doppelte Kunden? Sind Artikelnummern eindeutig und Preise noch gültig? Bereinigte Daten erleichtern den Einstieg.
Ob und wie ein Import möglich ist, hängt vom Ausgangsformat, der Programmversion und den vorgesehenen Importfeldern ab. Eine beliebige Excel-Tabelle lässt sich nicht automatisch unverändert übernehmen. Testen Sie einen vorgesehenen Import zunächst mit wenigen Datensätzen und kontrollieren Sie das Ergebnis.
3. Unternehmensangaben und Beleggestaltung einrichten
Hinterlegen Sie Ihre Unternehmens- und Steuerangaben, Bankverbindung und Zahlungsbedingungen. Richten Sie die Beleggestaltung ein und prüfen Sie, ob alle für Ihre Rechnungen erforderlichen Angaben enthalten sind.
Stimmen Sie den neuen Nummernkreis mit Ihrer bisherigen Rechnungsorganisation ab. Rechnungsnummern müssen eindeutig sein; bereits verwendete Nummern dürfen nicht versehentlich erneut vergeben werden. Klären Sie bei Bedarf mit Ihrer steuerlichen Beratung, wie Sie den Wechsel dokumentieren.
4. Einen vollständigen Auftrag durchspielen
Testen Sie mehr als die Optik einer einzelnen Rechnung. Legen Sie einen Beispielkunden und typische Artikel oder Leistungen an. Erstellen Sie ein Angebot und prüfen Sie die Übernahme in nachfolgende Belege. Kontrollieren Sie insbesondere Mengen, Preise, Rabatte, Steuerbehandlung und Zahlungsbedingungen.
Wenn Sie E-Rechnungen versenden möchten, richten Sie auch die dafür vorgesehene Lexware-Funktion ein. Prüfen Sie erforderliche Registrierung, Einstellungen und gegebenenfalls anfallende Servicekosten. Nutzen Sie zum Üben eine dafür geeignete Testumgebung und versenden Sie keine Testrechnung versehentlich an einen echten Kunden.
5. Aufbewahrung und Datensicherung organisieren
Ihre bisherigen Rechnungen und sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen bleiben auch nach dem Wechsel relevant. Bewahren Sie sie mit den erforderlichen Nachweisen weiterhin auf. Das bloße Neuerstellen alter Rechnungen in Lexware ersetzt die Aufbewahrung der ursprünglichen Unterlagen nicht.
Richten Sie außerdem regelmäßige Datensicherungen ein und prüfen Sie die Wiederherstellung. Eine Datensicherung schützt vor Datenverlust; die ordnungsgemäße Archivierung und Aufbewahrung muss ebenfalls sichergestellt sein. Bei E-Rechnungen ist insbesondere der strukturierte Originalteil zu erhalten.
Häufige Fragen zum Wechsel
Muss ich alle alten Rechnungen in Lexware nacherfassen?
Ein Wechsel bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche historischen Rechnungen neu erfasst werden müssen. Wichtig ist, dass Ihre bisherigen Unterlagen erhalten bleiben und laufende Vorgänge sowie offene Forderungen sauber abgegrenzt werden. Wie Sie offene Posten übernehmen, sollten Sie passend zu Ihrer Buchhaltung festlegen.
Übernimmt Lexware meine bisherige Word-Rechnungsvorlage?
Eine Word-Vorlage wird nicht automatisch zu einem Lexware-Formular. Briefkopf, Logo und weitere Gestaltungselemente müssen im vorgesehenen Formularsystem eingerichtet werden. Prüfen Sie besondere Layoutwünsche deshalb vor dem produktiven Start.
Ersetzt das Rechnungsprogramm meine Buchhaltung?
Faktura+Auftrag und Warenwirtschaft dienen der Auftragsbearbeitung und Rechnungsstellung. Sie ersetzen keine vollständige Finanzbuchhaltung. Klären Sie, wie die benötigten Belegdaten an Ihre Buchhaltung oder Steuerberatung weitergegeben werden sollen.
Die passende Lösung auswählen und praktisch prüfen
Notieren Sie vor der Auswahl Ihre wichtigsten Anforderungen: Zahl der gleichzeitigen Benutzer, typische Belegabläufe, Bedarf an Einkauf und Lager sowie besondere Datenimporte. Vergleichen Sie anschließend die passenden Versionen und testen Sie Ihre üblichen Aufgaben.
Ein gut vorbereiteter Wechsel schafft eine gemeinsame Grundlage für Kunden, Artikel und Belege. Beginnen Sie mit Ihren häufigsten Aufgaben und prüfen Sie daran, welche Lexware-Lösung Ihren Arbeitsalltag erleichtert.