Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und bestimmte Veränderungen eines Beschäftigungsverhältnisses elektronisch an die Sozialversicherung melden. Welcher Sachverhalt gemeldet wird, ergibt sich aus dem sogenannten Abgabegrund oder Meldegrund.
Zu den häufigsten Meldungen gehören die Anmeldung bei Beschäftigungsbeginn, die Abmeldung bei Beschäftigungsende, die Jahresmeldung und Unterbrechungsmeldungen. In bestimmten Wirtschaftszweigen kommt zusätzlich die Sofortmeldung hinzu.
Was ist eine Meldung zur Sozialversicherung?
Arbeitgeber übermitteln für ihre Beschäftigten verschiedene Angaben an die Sozialversicherung. Grundlage ist insbesondere § 28a SGB IV in Verbindung mit der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV).
Die Meldungen enthalten abhängig vom jeweiligen Sachverhalt unter anderem Angaben zu:
- Arbeitgeber und Beschäftigungsbetrieb,
- Arbeitnehmer und Versicherungsnummer,
- Beschäftigungszeitraum,
- Personengruppe,
- Beitragsgruppen und
- beitragspflichtigem Arbeitsentgelt.
Die Übermittlung erfolgt elektronisch über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm wie Lexware Lohn & Gehalt oder über eine zugelassene Ausfüllhilfe.
Welche Meldegründe zur Sozialversicherung gibt es?
Jede Meldung erhält einen zweistelligen Abgabegrund. Dieser beschreibt, warum die Meldung abgegeben wird.
Zu den wichtigsten Meldegründen im betrieblichen Alltag gehören:
| Abgabegrund | Meldung |
|---|---|
| 10 | Anmeldung wegen Beginn einer Beschäftigung |
| 11 | Anmeldung wegen Krankenkassenwechsel |
| 12 | Anmeldung wegen Beitragsgruppenwechsel |
| 13 | Anmeldung aus sonstigen Gründen beziehungsweise wegen Änderungen im Beschäftigungsverhältnis |
| 20 | Sofortmeldung |
| 30 | Abmeldung wegen Ende einer Beschäftigung |
| 31 | Abmeldung wegen Krankenkassenwechsel |
| 32 | Abmeldung wegen Beitragsgruppenwechsel |
| 33 | Abmeldung aus sonstigen Gründen beziehungsweise wegen Änderungen im Beschäftigungsverhältnis |
| 34 | Abmeldung wegen Ende des Fortbestehens eines sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigungsverhältnisses nach § 7 Abs. 3 Satz 1 SGB IV |
| 40 | Gleichzeitige An- und Abmeldung |
| 49 | Abmeldung wegen Tod |
| 50 | Jahresmeldung |
| 51 | Unterbrechungsmeldung wegen Bezug beziehungsweise Anspruch auf Entgeltersatzleistungen |
| 52 | Unterbrechungsmeldung wegen Elternzeit |
| 53 | Unterbrechungsmeldung wegen gesetzlicher Dienstpflicht oder freiwilligem Wehrdienst |
| 54 | Sondermeldung von einmalig gezahltem Arbeitsentgelt |
| 57 | Gesonderte Meldung auf Anforderung des Rentenversicherungsträgers |
| 58 | GKV-Monatsmeldung |
| 70–72 | Meldungen in Insolvenzfällen |
| 92 | UV-Jahresmeldung |
Daneben existieren weitere Abgabegründe für besondere Sachverhalte. Für die normale Lohnabrechnung sind jedoch vor allem die oben genannten Meldungen relevant.
Wann muss eine Anmeldung mit Meldegrund 10 erfolgen?
Beginnt ein Arbeitnehmer eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung, muss der Arbeitgeber eine Anmeldung mit dem Abgabegrund 10 übermitteln.
Die Anmeldung erfolgt grundsätzlich mit der nächsten folgenden Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn.
Für bestimmte Wirtschaftszweige gelten zusätzlich die Vorschriften über die Sofortmeldung. Diese ersetzt die normale Anmeldung nicht.
Wann muss eine Abmeldung mit Meldegrund 30 erfolgen?
Endet eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung, ist grundsätzlich eine Abmeldung mit dem Abgabegrund 30 erforderlich.
Auch sie ist mit der nächsten folgenden Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach dem Ende der Beschäftigung, zu übermitteln.
In der Abmeldung wird unter anderem das bis zum Beschäftigungsende erzielte beitragspflichtige Arbeitsentgelt gemeldet.
Wann ist eine Jahresmeldung mit Meldegrund 50 erforderlich?
Besteht ein versicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis über den Jahreswechsel hinaus, ist grundsätzlich eine Jahresmeldung mit dem Abgabegrund 50 erforderlich.
Die Jahresmeldung ist grundsätzlich bis zum 15. Februar des folgenden Kalenderjahres zu übermitteln.
Fällt das Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, verschiebt sich der Termin entsprechend auf den nächsten Werktag.
Wurde für den betreffenden Zeitraum bereits eine andere Entgeltmeldung abgegeben, kann eine zusätzliche Jahresmeldung entbehrlich sein.
Wann ist eine Unterbrechungsmeldung erforderlich?
Eine Unterbrechungsmeldung wird erforderlich, wenn die versicherungspflichtige Beschäftigung ohne laufendes beitragspflichtiges Arbeitsentgelt fortbesteht und die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Meldung erfüllt sind.
Typische Fälle sind:
- Bezug von Krankengeld,
- Bezug von Mutterschaftsgeld,
- Bezug anderer Entgeltersatzleistungen oder
- Elternzeit.
Bei Bezug beziehungsweise Anspruch auf Entgeltersatzleistungen wird regelmäßig der Abgabegrund 51 verwendet. Für Elternzeit ist der Abgabegrund 52 vorgesehen.
Die Unterbrechungsmeldung ist grundsätzlich innerhalb von zwei Wochen nach Ablauf des ersten vollen Kalendermonats der Unterbrechung zu übermitteln.
Was bedeutet Meldegrund 34 bei unbezahltem Urlaub?
Ein sozialversicherungsrechtliches Beschäftigungsverhältnis gegen Arbeitsentgelt gilt nach § 7 Abs. 3 SGB IV grundsätzlich für längstens einen Monat als fortbestehend, wenn kein Anspruch auf Arbeitsentgelt besteht.
Das kann beispielsweise bei längerem unbezahltem Urlaub relevant werden.
Endet dieses sozialversicherungsrechtliche Fortbestehen, kann eine Abmeldung mit dem Abgabegrund 34 erforderlich werden. Wird die Beschäftigung anschließend wieder aufgenommen, erfolgt grundsätzlich eine entsprechende Anmeldung.
Das Arbeitsverhältnis selbst muss dadurch arbeitsrechtlich nicht beendet sein. Sozialversicherungsrechtliche Beschäftigung und arbeitsrechtliches Arbeitsverhältnis sind an dieser Stelle voneinander zu unterscheiden.
Was ist eine Sofortmeldung mit Meldegrund 20?
Arbeitgeber bestimmter Wirtschaftszweige müssen spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung zusätzlich eine Sofortmeldung mit Abgabegrund 20 an die Datenstelle der Rentenversicherung übermitteln.
Die Sofortmeldung betrifft insbesondere Branchen, in denen ein erhöhtes Risiko für Schwarzarbeit angenommen wird, beispielsweise:
- Baugewerbe,
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
- Personenbeförderungsgewerbe,
- Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe,
- Schaustellergewerbe,
- Forstwirtschaft,
- Gebäudereinigungsgewerbe,
- Unternehmen beim Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen,
- Fleischwirtschaft und
- Wach- und Sicherheitsgewerbe.
Die Sofortmeldung ersetzt nicht die normale Anmeldung zur Sozialversicherung. Die reguläre Anmeldung muss zusätzlich erfolgen.
Was ist die UV-Jahresmeldung mit Meldegrund 92?
Neben der normalen Jahresmeldung gibt es eine gesonderte Jahresmeldung für die gesetzliche Unfallversicherung.
Die UV-Jahresmeldung trägt den Abgabegrund 92 und enthält insbesondere das im Kalenderjahr unfallversicherungspflichtige Arbeitsentgelt.
Sie ist grundsätzlich bis zum 16. Februar des Folgejahres abzugeben.
Die UV-Jahresmeldung ist von der normalen Jahresmeldung mit Abgabegrund 50 zu unterscheiden. Beide Meldungen verfolgen unterschiedliche Zwecke.
Was ist die GKV-Monatsmeldung mit Meldegrund 58?
Die GKV-Monatsmeldung mit dem Abgabegrund 58 wird nicht für jeden Arbeitnehmer monatlich abgegeben.
Sie wird insbesondere benötigt, wenn bei mehrfach beschäftigten Arbeitnehmern die Krankenkasse zur korrekten Beitragsberechnung Angaben zu den Arbeitsentgelten benötigt.
Die Krankenkasse fordert die erforderlichen Meldungen im elektronischen Verfahren an. Arbeitgeber sollten entsprechende Rückmeldungen der Krankenkassen deshalb in der Lohnabrechnung zeitnah verarbeiten.
Was passiert bei einem Krankenkassenwechsel?
Ein Krankenkassenwechsel kann besondere Meldungen auslösen. Dafür sind insbesondere vorgesehen:
- Abgabegrund 31: Abmeldung wegen Krankenkassenwechsel
- Abgabegrund 11: Anmeldung wegen Krankenkassenwechsel
Durch das elektronische Mitgliedschaftsverfahren erhalten Arbeitgeber die notwendigen Informationen zur Krankenkassenmitgliedschaft zunehmend digital. Entscheidend ist, dass die Rückmeldungen im Entgeltabrechnungsprogramm richtig verarbeitet werden.
Was passiert bei einem Beitragsgruppenwechsel?
Ändert sich der sozialversicherungsrechtliche Status eines Arbeitnehmers und damit der Beitragsgruppenschlüssel, können eine Abmeldung und eine neue Anmeldung erforderlich werden.
Hierfür werden grundsätzlich verwendet:
- Abgabegrund 32: Abmeldung wegen Beitragsgruppenwechsel
- Abgabegrund 12: Anmeldung wegen Beitragsgruppenwechsel
Das Beschäftigungsverhältnis selbst endet dadurch nicht. Die Meldungen bilden lediglich die veränderte sozialversicherungsrechtliche Beurteilung ab.
Braucht der Arbeitgeber noch einen Sozialversicherungsausweis?
Nein. Seit dem 1. Januar 2023 wurde der Sozialversicherungsausweis durch den Versicherungsnummernachweis ersetzt.
Beschäftigte müssen dem Arbeitgeber diesen Nachweis bei Beginn einer Beschäftigung grundsätzlich ebenfalls nicht mehr vorlegen. Ist dem Arbeitgeber die Versicherungsnummer nicht bekannt, wird sie maschinell bei der Datenstelle der Rentenversicherung abgerufen.
Kann keine Versicherungsnummer ermittelt werden, muss der Sachverhalt geklärt beziehungsweise bei erstmaliger Beschäftigung die Vergabe einer Versicherungsnummer veranlasst werden.
Wie werden Sozialversicherungsmeldungen in Lexware Lohn & Gehalt erstellt?
Lexware Lohn & Gehalt erzeugt die erforderlichen Sozialversicherungsmeldungen anhand der hinterlegten Mitarbeiterdaten und der erfassten Beschäftigungsvorgänge.
Typische Auslöser sind beispielsweise:
- Eintritt eines Mitarbeiters,
- Austritt eines Mitarbeiters,
- Krankenkassenwechsel,
- Änderung des Versicherungsstatus,
- längerer Bezug einer Entgeltersatzleistung,
- Elternzeit oder
- Jahreswechsel.
Der Arbeitgeber sollte die von Lexware erzeugten Meldungen vor beziehungsweise nach der Übermittlung auf Plausibilität kontrollieren.
Besonders wichtig sind:
- richtiger Meldezeitraum,
- richtiger Abgabegrund,
- richtige Krankenkasse beziehungsweise Einzugsstelle,
- korrekter Personengruppenschlüssel,
- korrekter Beitragsgruppenschlüssel und
- richtiges beitragspflichtiges Arbeitsentgelt.
Lexware erstellt die Meldungen aus den hinterlegten Daten. Eine fehlerhafte sozialversicherungsrechtliche Beurteilung des Beschäftigungsverhältnisses kann die Software jedoch nicht automatisch korrigieren.
Muss der Arbeitgeber Rückmeldungen der Sozialversicherung prüfen?
Ja. Das elektronische Meldeverfahren funktioniert in beide Richtungen. Krankenkassen und andere Sozialversicherungsträger übermitteln Rückmeldungen, Anforderungen und Verarbeitungsbestätigungen an den Arbeitgeber.
Deshalb genügt es nicht, Meldungen lediglich zu versenden. Auch eingehende Rückmeldungen sollten regelmäßig abgerufen und verarbeitet werden.
Fehlerhafte oder abgewiesene Meldungen müssen korrigiert und gegebenenfalls erneut übermittelt werden.
Wo finden Arbeitgeber die aktuellen Regeln zum Meldeverfahren?
Die grundlegende Meldepflicht ist in § 28a SGB IV geregelt.
Ausführliche aktuelle Informationen zum DEÜV-Meldeverfahren veröffentlicht außerdem die Deutsche Rentenversicherung.