Proforma-Rechnung einfach erklärt: Eine Proforma-Rechnung ist keine echte Rechnung, sondern ein Beleg zu Informations- oder Nachweiszwecken. Sie fordert den Empfänger nicht zur Zahlung auf.
Sie wird häufig verwendet, wenn eine Lieferung dokumentiert werden muss, ohne dass eine tatsächliche Forderung entsteht.
Was ist eine Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument, das wie eine Rechnung aussieht, aber keine Zahlungsforderung enthält.
Typische Merkmale:
- keine Zahlungsaufforderung
- keine buchhalterische Wirkung
- reine Informationsfunktion
Wofür wird eine Proforma-Rechnung verwendet?
- kostenlose Lieferungen (z. B. Kulanz)
- Muster- oder Testlieferungen
- Zoll- und Exportdokumentation
Gerade im internationalen Warenverkehr ist die Proforma-Rechnung häufig erforderlich.
Unterschied zur normalen Rechnung
- Rechnung: fordert zur Zahlung auf und ist steuerlich relevant
- Proforma-Rechnung: keine Zahlungsforderung, keine steuerliche Wirkung
Mehr zur normalen Rechnung.
Steuerliche Behandlung
Da keine Leistung abgerechnet wird, entsteht bei einer Proforma-Rechnung keine Umsatzsteuer.
Der Empfänger kann daher auch keine Vorsteuer geltend machen.
Proforma-Rechnung in Lexware
Die Proforma-Rechnung ist in Lexware ein eigener Belegtyp, steht aber nur in den Versionen pro und premium zur Verfügung.
In anderen Versionen sollte keine normale Rechnung als Proforma-Rechnung „umbenannt“ oder über einen geänderten Belegtext zweckentfremdet werden.
Eine normale Rechnung löst in Lexware Erlöse und Umsatzsteuer aus. Eine bloße Umbenennung ändert diese buchhalterische Wirkung nicht.
Praxis-Tipp
Verwenden Sie für Proforma-Rechnungen ausschließlich den dafür vorgesehenen Belegtyp in Lexware pro oder premium. So vermeiden Sie, dass versehentlich Umsätze oder Umsatzsteuer ausgelöst werden.