Proforma-Rechnung einfach erklärt: Dieses Dokument ist keine echte Rechnung, sondern ein Beleg zu Informations- oder Nachweiszwecken. Sie fordert den Empfänger nicht zur Zahlung auf.
Sie wird häufig verwendet, wenn eine Lieferung dokumentiert werden muss, ohne dass eine tatsächliche Forderung entsteht.
Was ist eine Proforma-Rechnung?
Es ist ein Dokument, das wie eine Rechnung aufgebaut ist, jedoch keine Zahlungsaufforderung enthält.
Typische Merkmale:
- keine Zahlungsaufforderung
- keine buchhalterische Wirkung
- reine Informationsfunktion
Wofür wird eine Proforma-Rechnung verwendet?
- kostenlose Lieferungen (z. B. Kulanz)
- Muster- oder Testlieferungen
- Zoll- und Exportdokumentation
Gerade im internationalen Warenverkehr ist dieser Beleg häufig erforderlich, um den Warenwert für Zollzwecke anzugeben.
Unterschied zur normalen Rechnung
- Rechnung: fordert zur Zahlung auf und ist steuerlich relevant
- Proforma-Beleg: keine Zahlungsforderung und keine steuerliche Wirkung
Mehr zur normalen Rechnung.
Wann wird ein Proforma-Beleg benötigt?
Dieser Beleg wird immer dann eingesetzt, wenn Waren versendet werden, ohne dass eine tatsächliche Abrechnung erfolgt. Das ist häufig bei Exporten, Mustersendungen oder internen Lieferungen der Fall. Sie dient dabei vor allem als Nachweis gegenüber Behörden, Kunden oder Logistikdienstleistern.
Proforma-Rechnung und Versand
Im Versandprozess wird dieser Beleg häufig zusammen mit der Ware übergeben. Er dient dabei als Informationsgrundlage für den Empfänger und kann bei internationalen Lieferungen für Zollzwecke erforderlich sein.
Steuerliche Behandlung
Da keine Leistung abgerechnet wird, entsteht keine Umsatzsteuer. Der Empfänger kann daher auch keine Vorsteuer geltend machen.
Proforma-Rechnung in Lexware
In Lexware ist es ein eigener Belegtyp, der nur in den Versionen pro und premium zur Verfügung steht. In anderen Versionen sollte keine normale Rechnung umfunktioniert werden, da diese automatisch Erlöse und Umsatzsteuer auslöst.
Typische Fehler vermeiden
- Proforma-Rechnung als echte Rechnung verwenden
- Umsatzsteuer ausweisen, obwohl keine anfällt
- Beleg falsch verbuchen
Eine klare Trennung zwischen echter Rechnung und Proforma-Beleg ist wichtig für eine korrekte Buchhaltung.
Praxis-Tipp
Verwenden Sie für Proforma-Belege ausschließlich den vorgesehenen Belegtyp. So vermeiden Sie falsche Buchungen und steuerliche Probleme.