Zahlung einfach erklärt: In der Warenwirtschaft wird eine Geldeingang erfasst, um zu dokumentieren, dass eine Rechnung beglichen wurde. Dabei steht nicht die Buchhaltung im Vordergrund, sondern der Status der offenen Rechnung.
Gerade wenn die Buchhaltung durch den Steuerberater erfolgt, ist die Bezahlung in der Warenwirtschaft vor allem eine organisatorische Information.
Was bedeutet Zahlung in der Warenwirtschaft?
Ein Geldeingang zeigt, dass ein Kunde eine Rechnung ganz oder teilweise bezahlt hat.
Typische Funktionen sind:
- Rechnungen als „bezahlt“ markieren (Rechtsklick auf die Rechnung → Zahlungseingang verbuchen)
- Offene Posten überwachen
- Zahlungseingänge nachvollziehen
Preisnachlässe und Zahlung im Zusammenhang
Preisnachlässe wie Rabatt oder Skonto spielen eine wichtige Rolle in der Preisgestaltung und im Zahlungsprozess. Während ein Rabatt bereits im Angebot oder in der Rechnung berücksichtigt wird, erfolgt ein Skonto erst bei schneller Bezahlung.
Wie sich Preisnachlässe auf Rechnungen und Zahlungen auswirken, erfahren Sie in den folgenden Beiträgen:
Unterschied zur Buchhaltung
In der Warenwirtschaft wird die Zahlung nur dokumentiert, nicht verbucht.
- Warenwirtschaft: Status der Rechnung (bezahlt / offen)
- Buchhaltung: tatsächliche Buchung auf Konten
Die eigentliche Verbuchung erfolgt durch den Steuerberater oder in der Buchhaltungssoftware.
Mehr dazu im Beitrag Zahlung in der Buchhaltung.
Warum ist die Zahlung wichtig?
- Übersicht über offene Rechnungen
- Kontrolle von Zahlungseingängen
- Grundlage für Mahnungen
Teilzahlungen und offene Posten
Nur in der Pro-/Premium-Version: Auch Teilzahlungen können erfasst werden. Dadurch bleibt sichtbar, welcher Betrag noch offen ist. In der Basis-/Plus-Version kann nur der Gesamtbetrag als „Bezahlt“ markiert werden.
Diese Übersicht ist wichtig für das Mahnwesen.
Zusammenhang mit Rechnung und Mahnwesen
Die Zahlung bezieht sich immer auf eine bestehende Rechnung. Offene Rechnungen können später im Mahnwesen weiterverarbeitet werden.
Praxis-Tipp
Pflegen Sie Zahlungen regelmäßig, damit Ihre offenen Posten immer aktuell sind.