Mahnwesen einfach erklärt: Das Mahnwesen umfasst alle Maßnahmen, mit denen offene Rechnungen überwacht und bei Zahlungsverzug angemahnt werden. In der Warenwirtschaft dient es vor allem dazu, den Überblick über unbezahlte Rechnungen zu behalten.
Gerade wenn die Buchhaltung durch den Steuerberater erfolgt, ist das Mahnwesen ein wichtiges Werkzeug zur Kontrolle der Zahlungseingänge.
Was ist das Mahnwesen?
Das Mahnwesen sorgt dafür, dass offene Forderungen verfolgt werden.
Typische Aufgaben sind:
- Überwachung offener Rechnungen
- Versand von Zahlungserinnerungen
- Erstellung von Mahnungen
Wann wird gemahnt?
Eine Mahnung erfolgt, wenn eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt wurde.
Typischer Ablauf:
- Rechnung wird erstellt
- Zahlungsziel wird überschritten
- Zahlungserinnerung oder Mahnung wird versendet
Mahnstufen
In der Praxis wird das Mahnwesen häufig in mehrere Stufen unterteilt:
- Freundliche Zahlungserinnerung
- 1. Mahnung
- 2. Mahnung
- Letzte Mahnung
Die Anzahl der Mahnstufen kann je nach Unternehmen variieren.
Unterschied zur Buchhaltung
In der Warenwirtschaft steht die Organisation im Vordergrund:
- Warenwirtschaft: Überblick über offene Rechnungen und Mahnungen
- Buchhaltung: Verbuchung von Forderungen und Zahlungseingängen
Mehr dazu im Beitrag Mahnwesen in der Buchhaltung.
Zusammenhang mit der Zahlung
Das Mahnwesen basiert auf offenen Rechnungen, für die noch keine Zahlung erfasst wurde.
Warum ist das Mahnwesen wichtig?
- Sicherung der Liquidität
- Vermeidung von Zahlungsausfällen
- Übersicht über offene Forderungen
Praxis-Tipp
Reagieren Sie frühzeitig auf überfällige Rechnungen. Eine freundliche Zahlungserinnerung reicht oft aus.