Arbeitgeber können sich bestimmte Aufwendungen bei Krankheit und Mutterschaft von der Krankenkasse erstatten lassen. Voraussetzung ist ein elektronischer Erstattungsantrag nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG). Je nach Sachverhalt erfolgt die Erstattung über das U1- oder U2-Verfahren.
Die Erstattung erfolgt nicht automatisch mit der Lohnabrechnung. Der Arbeitgeber muss für den jeweiligen Erstattungsfall einen Antrag an die zuständige Krankenkasse übermitteln.
Was ist ein U1- oder U2-Erstattungsantrag?
Mit dem elektronischen Erstattungsantrag macht der Arbeitgeber seinen Anspruch auf Erstattung bestimmter Arbeitgeberaufwendungen gegenüber der Krankenkasse geltend.
Unterschieden werden insbesondere:
- U1: Erstattung von Aufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit,
- U2: Erstattung von Aufwendungen bei einem Beschäftigungsverbot nach dem Mutterschutzgesetz und
- U2: Erstattung des Arbeitgeberzuschusses zum Mutterschaftsgeld.
Rechtsgrundlage ist das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG).
Wann kann ein Arbeitgeber eine U1-Erstattung beantragen?
Am U1-Verfahren nehmen grundsätzlich Arbeitgeber teil, die regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen.
Muss ein teilnehmender Arbeitgeber einem Arbeitnehmer wegen Arbeitsunfähigkeit Entgelt fortzahlen, kann er einen Teil seiner Aufwendungen von der zuständigen Krankenkasse zurückerhalten.
Voraussetzung ist insbesondere, dass tatsächlich ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz besteht.
Ein wichtiger Fall ist die vierwöchige Wartezeit zu Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses. Nach § 3 Abs. 3 Entgeltfortzahlungsgesetz entsteht der gesetzliche Anspruch auf Entgeltfortzahlung grundsätzlich erst nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses.
Besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung, kann insoweit auch keine entsprechende U1-Erstattung beansprucht werden.
Wie hoch ist die Erstattung bei U1?
Die Höhe der U1-Erstattung richtet sich nach dem für den Arbeitgeber geltenden beziehungsweise gewählten Erstattungssatz der jeweiligen Krankenkasse.
Die Krankenkassen können unterschiedliche U1-Tarife anbieten. Ein höherer Erstattungssatz ist regelmäßig mit einem höheren Umlagesatz verbunden.
Der Arbeitgeber sollte deshalb nicht nur den Umlagesatz, sondern auch den dazugehörigen Erstattungssatz beachten.
Erstattungsfähig sind im Rahmen der gesetzlichen und satzungsmäßigen Voraussetzungen insbesondere:
- das fortgezahlte Arbeitsentgelt und
- die darauf entfallenden erstattungsfähigen Arbeitgeberbeiträge.
Welche Arbeitgeberbeiträge in welcher Höhe erstattet werden, kann von den Satzungsregelungen der jeweiligen Krankenkasse abhängen.
Wann kann ein Arbeitgeber eine U2-Erstattung beantragen?
Das U2-Verfahren betrifft Arbeitgeberaufwendungen im Zusammenhang mit Mutterschaft. Anders als bei U1 ist die Teilnahme grundsätzlich nicht von der Zahl der beschäftigten Arbeitnehmer abhängig.
Ein Erstattungsanspruch kann insbesondere entstehen bei:
- Arbeitsentgelt während eines Beschäftigungsverbots nach dem Mutterschutzgesetz und
- dem Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld während der Schutzfristen.
Diese Aufwendungen werden grundsätzlich zu 100 Prozent erstattet.
Bei den auf das Arbeitsentgelt während eines Beschäftigungsverbots entfallenden Arbeitgeberbeiträgen kann die Krankenkasse aufgrund ihrer Satzung eine pauschale Erstattung vorsehen.
Was ist der Unterschied zwischen U1- und U2-Erstattung?
| U1 | U2 | |
|---|---|---|
| Anlass | Arbeitsunfähigkeit | Mutterschaft / Beschäftigungsverbot |
| Teilnahme | grundsätzlich Arbeitgeber mit nicht mehr als 30 Arbeitnehmern | grundsätzlich alle Arbeitgeber |
| Erstattung | abhängig vom Erstattungssatz | Arbeitsentgelt bzw. Zuschuss grundsätzlich 100 % |
| Antrag erforderlich | Ja | Ja |
| Übermittlung | elektronisch | elektronisch |
Wann darf der Erstattungsantrag übermittelt werden?
Die Erstattung setzt voraus, dass der Arbeitgeber die betreffende Leistung tatsächlich erbracht hat.
Nach § 2 AAG ist die Erstattung zu gewähren, sobald der Arbeitgeber das erstattungsfähige Arbeitsentgelt beziehungsweise den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld gezahlt hat.
Ein Erstattungsantrag sollte deshalb auf den tatsächlich abgerechneten und gezahlten Arbeitgeberaufwendungen beruhen.
An welche Krankenkasse wird der Erstattungsantrag geschickt?
Der Antrag wird grundsätzlich an die für den jeweiligen Arbeitnehmer zuständige Krankenkasse übermittelt.
Bei geringfügig Beschäftigten ist regelmäßig die Minijob-Zentrale als Einzugsstelle zuständig.
Die richtige Zuordnung ist wichtig. Wird ein Antrag an eine unzuständige Stelle übermittelt, muss er gegebenenfalls storniert und an die richtige Einzugsstelle neu übermittelt werden.
Wie wird ein U1- oder U2-Erstattungsantrag übermittelt?
Erstattungsanträge nach dem AAG werden ausschließlich elektronisch übermittelt. Dafür wird ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder eine zugelassene elektronische Ausfüllhilfe verwendet.
Eine Antragstellung in Papierform gehört damit grundsätzlich nicht mehr zum regulären Verfahren.
Der elektronische Antrag enthält abhängig vom Erstattungsfall unter anderem:
- Angaben zum Arbeitgeber,
- Versicherungsnummer des Arbeitnehmers,
- Erstattungszeitraum,
- fortgezahltes beziehungsweise erstattungsfähiges Arbeitsentgelt,
- Erstattungssatz,
- beantragten Erstattungsbetrag und
- Angaben zur gewünschten Abwicklung der Erstattung.
Wie wird der Erstattungsbetrag ausgezahlt?
Im elektronischen Erstattungsantrag kann angegeben werden, wie die Erstattung abgewickelt werden soll.
Je nach Verfahren kommen insbesondere eine Überweisung, eine Verrechnung oder eine Gutschrift auf dem Beitragskonto in Betracht.
Die gewählte Abwicklung sollte bei der späteren Buchung berücksichtigt werden. Eine Gutschrift auf dem Beitragskonto führt beispielsweise nicht zu einem separaten Zahlungseingang auf dem Bankkonto.
Was passiert nach dem U1- oder U2-Erstattungsantrag?
Die Krankenkasse prüft den elektronisch übermittelten Antrag anhand ihrer Daten und der gesetzlichen beziehungsweise satzungsmäßigen Voraussetzungen.
Anschließend erhält der Arbeitgeber eine maschinelle Rückmeldung.
Die Krankenkasse teilt dabei mit, ob:
- dem Antrag vollständig entsprochen wurde,
- ein abweichender Erstattungsbetrag festgestellt wurde oder
- dem Antrag vollständig nicht entsprochen werden kann.
Bei einer Abweichung werden dem Arbeitgeber auch die entsprechenden Gründe elektronisch mitgeteilt.
Warum kann die Krankenkasse den Erstattungsbetrag ändern?
Der von der Krankenkasse festgestellte Erstattungsbetrag kann vom Antrag des Arbeitgebers abweichen.
Typische Ursachen sind beispielsweise:
- ein nicht zutreffender Erstattungssatz,
- ein abweichender erstattungsfähiger Zeitraum,
- fehlender Anspruch auf Entgeltfortzahlung,
- Überschreitung der gesetzlichen Entgeltfortzahlungsdauer,
- Berücksichtigung einer Entgeltersatzleistung,
- abweichender Mutterschaftsgeldzeitraum,
- bereits erstattete Zeiträume oder
- abweichende Berechnung der erstattungsfähigen Arbeitgeberbeiträge.
Die elektronische Rückmeldung ermöglicht es dem Arbeitgeber, die Abweichung dem jeweiligen Arbeitnehmer und Erstattungsfall zuzuordnen.
Was passiert bei einem vollständig abgelehnten Erstattungsantrag?
Auch wenn die Krankenkasse einem Antrag vollständig nicht entsprechen kann, erhält der Arbeitgeber eine entsprechende maschinelle Rückmeldung.
Der Arbeitgeber sollte anschließend prüfen, weshalb der Antrag nicht anerkannt wurde. Je nach Ursache kann eine Korrektur der Abrechnung beziehungsweise des Erstattungsantrags erforderlich sein.
Ein Antrag sollte nicht einfach unverändert erneut übermittelt werden, ohne zuvor die Ursache der Ablehnung zu klären.
Wann muss ein AAG-Erstattungsantrag storniert werden?
Ein bereits übermittelter Erstattungsantrag muss insbesondere storniert werden, wenn:
- der Antrag nicht hätte abgegeben werden dürfen,
- er an eine unzuständige Krankenkasse übermittelt wurde oder
- inhaltlich falsche Angaben enthalten sind.
Nach der Stornierung kann – soweit ein Erstattungsanspruch besteht – ein korrekter Antrag übermittelt werden.
Wie funktioniert das Erstattungsverfahren in Lexware Lohn & Gehalt?
Lexware Lohn & Gehalt unterstützt die elektronische Erstellung und Übermittlung der AAG-Erstattungsanträge.
Grundlage sind die Daten aus der jeweiligen Lohnabrechnung. Für einen korrekten Antrag müssen deshalb insbesondere der Fehlzeitenzeitraum, die Abrechnungsdaten, der Erstattungssatz und die Krankenkassendaten stimmen.
Der typische Ablauf besteht aus:
- Fehlzeit beziehungsweise Mutterschaftssachverhalt korrekt erfassen,
- Lohnabrechnung durchführen,
- U1- oder U2-Erstattungsantrag erzeugen,
- Antrag elektronisch übermitteln,
- Rückmeldung der Krankenkasse abrufen und
- Erstattungsbetrag beziehungsweise Abweichung prüfen.
Die elektronische Übermittlung des Antrags beendet den Vorgang also noch nicht. Auch die Rückmeldung der Krankenkasse gehört zum Erstattungsverfahren.
Was sollte bei Rückmeldungen in Lexware geprüft werden?
Stimmt der von der Krankenkasse festgestellte Betrag mit dem beantragten Betrag überein, ist regelmäßig keine weitere fachliche Klärung erforderlich.
Bei einer Abweichung sollten Arbeitgeber insbesondere kontrollieren:
- Erstattungszeitraum,
- U1-Erstattungssatz,
- Entgeltfortzahlungsanspruch,
- fortgezahltes Arbeitsentgelt,
- Arbeitgeberbeiträge und
- bereits erfolgte Erstattungen.
Eine Abweichung bedeutet nicht automatisch, dass die Krankenkasse falsch gerechnet hat. Sie kann beispielsweise darauf beruhen, dass die im Entgeltabrechnungsprogramm hinterlegten Daten nicht mit den bei der Krankenkasse vorhandenen Daten übereinstimmen.
Warum sollten Erstattungsanträge zeitnah geprüft werden?
Gerade bei kleineren Arbeitgebern können U1- und U2-Erstattungen erhebliche Beträge ausmachen.
Deshalb sollte nicht nur geprüft werden, ob der Antrag elektronisch versendet wurde. Ebenso wichtig ist die Kontrolle, ob:
- der Antrag von der Krankenkasse verarbeitet wurde,
- eine Rückmeldung eingegangen ist,
- der beantragte Betrag anerkannt wurde und
- die Erstattung tatsächlich ausgezahlt, verrechnet oder dem Beitragskonto gutgeschrieben wurde.
Damit lässt sich vermeiden, dass berechtigte Erstattungsansprüche aufgrund eines nicht übermittelten, fehlerhaften oder abgelehnten Antrags unbemerkt bleiben.
Wo sind die Regeln zum AAG-Erstattungsverfahren geregelt?
Die gesetzlichen Grundlagen finden sich insbesondere in § 1 AAG und § 2 AAG.
Die technischen Einzelheiten des elektronischen Verfahrens werden in den vom GKV-Spitzenverband festgelegten Grundsätzen und Verfahrensbeschreibungen zum AAG-Antragsverfahren geregelt.