Arbeitnehmer haben Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Wie viele Urlaubstage zustehen, hängt unter anderem von der Zahl der regelmäßigen Arbeitstage pro Woche, dem Arbeitsvertrag und möglichen tarifvertraglichen Regelungen ab.
Neben dem klassischen Erholungsurlaub gibt es weitere Formen der bezahlten oder unbezahlten Freistellung, beispielsweise Bildungsurlaub und Sonderurlaub. Auch Elternzeit und Mutterschutz wirken sich auf den Urlaubsanspruch aus, obwohl es sich dabei rechtlich nicht um Urlaubsarten handelt.
Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die wichtigsten Regelungen zu:
- Erholungsurlaub,
- Bildungsurlaub beziehungsweise Bildungszeit,
- Sonderurlaub,
- Urlaub während und nach der Elternzeit sowie
- Urlaub im Zusammenhang mit Mutterschutz.
Wie viel Erholungsurlaub steht Arbeitnehmern zu?
Nach § 3 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) beträgt der gesetzliche Mindesturlaub 24 Werktage pro Kalenderjahr.
Das Gesetz geht dabei noch von einer Sechs-Tage-Woche aus. Als Werktage gelten alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind.
Bei einer üblichen Fünf-Tage-Woche entsprechen die gesetzlichen 24 Werktage daher 20 Arbeitstagen Urlaub. In beiden Fällen ergibt sich ein gesetzlicher Mindesturlaub von vier Wochen.
Arbeits- und Tarifverträge können einen höheren Urlaubsanspruch vorsehen. In der Praxis sind beispielsweise 25 oder 30 Urlaubstage bei einer Fünf-Tage-Woche verbreitet.
Wie wird der Urlaub bei Teilzeit berechnet?
Für die Zahl der Urlaubstage kommt es grundsätzlich nicht darauf an, wie viele Stunden ein Arbeitnehmer täglich arbeitet, sondern auf wie viele Arbeitstage sich seine regelmäßige Arbeitszeit verteilt.
Arbeitet ein Arbeitnehmer beispielsweise nur vier statt fünf Tage pro Woche und beträgt der betriebliche Jahresurlaub bei einer Fünf-Tage-Woche 30 Arbeitstage, ergibt sich:
30 Urlaubstage ÷ 5 Arbeitstage × 4 Arbeitstage = 24 Urlaubstage
Wer dagegen an fünf Tagen pro Woche jeweils nur vier Stunden arbeitet, benötigt für eine volle Urlaubswoche weiterhin fünf Urlaubstage. Die geringere tägliche Arbeitszeit reduziert die Zahl der Urlaubstage nicht.
Wann entsteht der volle Urlaubsanspruch?
Der volle gesetzliche Urlaubsanspruch wird nach § 4 BUrlG erstmalig nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses erworben.
Vor Ablauf dieser Wartezeit entsteht grundsätzlich für jeden vollen Monat des Arbeitsverhältnisses ein Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs.
Wie wird Urlaub bei Eintritt oder Austritt im laufenden Jahr berechnet?
Ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat steht nach § 5 BUrlG insbesondere zu, wenn:
- wegen der noch nicht erfüllten sechsmonatigen Wartezeit kein voller Urlaubsanspruch entsteht,
- der Arbeitnehmer vor Erfüllung der Wartezeit ausscheidet oder
- der Arbeitnehmer nach erfüllter Wartezeit in der ersten Hälfte des Kalenderjahres ausscheidet.
Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, werden beim gesetzlichen Teilurlaub auf einen vollen Urlaubstag aufgerundet.
Wichtig: Scheidet ein Arbeitnehmer nach erfüllter Wartezeit erst in der zweiten Jahreshälfte aus, darf der gesetzliche Mindesturlaub grundsätzlich nicht einfach zeitanteilig gekürzt werden. Für zusätzlichen vertraglichen Urlaub können dagegen wirksam abweichende Regelungen vereinbart sein.
Wer bestimmt, wann Urlaub genommen wird?
Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs muss der Arbeitgeber nach § 7 BUrlG die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers berücksichtigen.
Ein Urlaubswunsch kann insbesondere dann abgelehnt werden, wenn dringende betriebliche Belange entgegenstehen oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang verdienen.
Arbeitnehmer dürfen ihren Urlaub allerdings nicht eigenmächtig antreten. Urlaub muss vom Arbeitgeber gewährt beziehungsweise genehmigt werden.
Wann verfällt nicht genommener Urlaub?
Nach dem Wortlaut des Bundesurlaubsgesetzes muss Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung auf das nächste Kalenderjahr kommt insbesondere in Betracht, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen.
Die früher verbreitete Annahme, nicht genommener Urlaub verfalle am Jahresende beziehungsweise nach Ablauf des Übertragungszeitraums automatisch, gilt für den gesetzlichen Mindesturlaub jedoch nicht mehr uneingeschränkt.
Der Arbeitgeber muss grundsätzlich aktiv daran mitwirken, dass der Arbeitnehmer seinen Urlaub tatsächlich nehmen kann.
Dazu muss er den Arbeitnehmer konkret über den bestehenden Urlaub informieren, ihn zur Inanspruchnahme auffordern und rechtzeitig darauf hinweisen, dass der Urlaub andernfalls verfallen kann.
Unterbleibt dieser Hinweis, kann gesetzlicher Mindesturlaub grundsätzlich über das Ende des Urlaubsjahres hinaus bestehen bleiben.
Kann alter Urlaub verjähren?
Auch die regelmäßige Verjährungsfrist beginnt beim gesetzlichen Mindesturlaub nicht ohne Weiteres unabhängig vom Verhalten des Arbeitgebers.
Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass die Verjährung grundsätzlich voraussetzt, dass der Arbeitgeber zuvor seinen Aufforderungs- und Hinweisobliegenheiten nachgekommen ist.
Arbeitgeber sollten deshalb nicht nur den genommenen Urlaub dokumentieren. Sinnvoll ist auch ein nachvollziehbarer Nachweis darüber, dass Beschäftigte rechtzeitig auf ihren noch offenen Urlaub und einen möglichen Verfall hingewiesen wurden.
Was passiert mit dem Urlaub bei längerer Krankheit?
Kann ein Arbeitnehmer seinen Urlaub wegen Arbeitsunfähigkeit nicht nehmen, gelten besondere Regeln.
Bei durchgehender Langzeiterkrankung kann der gesetzliche Urlaubsanspruch grundsätzlich 15 Monate nach Ablauf des betreffenden Urlaubsjahres erlöschen. Urlaub aus dem Jahr 2026 kann bei durchgehender Arbeitsunfähigkeit damit grundsätzlich mit Ablauf des 31. März 2028 untergehen.
Auch hierbei ist allerdings zu unterscheiden:
War der Arbeitnehmer während des gesamten Urlaubsjahres arbeitsunfähig, kann der Urlaubsanspruch nach Ablauf des 15-monatigen Übertragungszeitraums grundsätzlich auch dann erlöschen, wenn der Arbeitgeber zuvor keinen Hinweis auf den drohenden Verfall gegeben hat.
Hat der Arbeitnehmer dagegen im betreffenden Urlaubsjahr zunächst gearbeitet und ist erst im Laufe des Jahres dauerhaft erkrankt, kann es darauf ankommen, ob der Arbeitgeber seine Aufforderungs- und Hinweisobliegenheiten rechtzeitig erfüllt hat.
Was passiert, wenn ein Arbeitnehmer während des Urlaubs krank wird?
Erkrankt ein Arbeitnehmer während seines Urlaubs, werden die durch ärztliches Zeugnis nachgewiesenen Tage der Arbeitsunfähigkeit nach § 9 BUrlG nicht auf den Jahresurlaub angerechnet.
Die Krankheitstage werden dadurch allerdings nicht automatisch an den genehmigten Urlaub angehängt. Der Arbeitnehmer muss die wieder gutgeschriebenen Urlaubstage zu einem späteren Zeitpunkt erneut beantragen.
Kann Urlaub ausgezahlt werden?
Während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses darf der gesetzliche Erholungsurlaub grundsätzlich nicht einfach durch Geld ersetzt werden. Der Urlaub soll tatsächlich der Erholung dienen.
Eine Urlaubsabgeltung ist nach § 7 Abs. 4 BUrlG vorgesehen, wenn das Arbeitsverhältnis endet und der noch bestehende Urlaub deshalb nicht mehr genommen werden kann.
Dann wird aus dem Urlaubsanspruch ein finanzieller Abgeltungsanspruch.
Was geschieht mit Urlaub beim Tod eines Arbeitnehmers?
Bestehen beim Tod eines Arbeitnehmers noch abzugeltende Urlaubsansprüche, können daraus finanzielle Ansprüche der Erben entstehen. Der noch bestehende Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub geht also nicht allein deshalb ersatzlos unter, weil das Arbeitsverhältnis durch den Tod des Arbeitnehmers endet.
Was ist der Unterschied zwischen Urlaubsentgelt und Urlaubsgeld?
Urlaubsentgelt ist die Fortzahlung des Arbeitsentgelts während des Erholungsurlaubs. Darauf besteht ein gesetzlicher Anspruch.
Nach § 11 BUrlG bemisst sich das Urlaubsentgelt grundsätzlich nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor Beginn des Urlaubs. Zusätzlich für Überstunden gezahltes Arbeitsentgelt bleibt dabei außer Betracht.
Urlaubsgeld ist dagegen eine zusätzliche Leistung des Arbeitgebers. Ein gesetzlicher Anspruch darauf besteht nicht. Ein Anspruch kann sich beispielsweise aus einem Tarifvertrag, Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder unter bestimmten Voraussetzungen aus betrieblicher Übung ergeben.
Haben schwerbehinderte Arbeitnehmer zusätzlichen Urlaub?
Schwerbehinderte Menschen haben nach § 208 SGB IX Anspruch auf zusätzlichen bezahlten Urlaub.
Bei einer regelmäßigen Fünf-Tage-Woche beträgt dieser Zusatzurlaub fünf Arbeitstage im Urlaubsjahr. Verteilt sich die regelmäßige Arbeitszeit auf mehr oder weniger als fünf Arbeitstage pro Woche, erhöht oder vermindert sich der Zusatzurlaub entsprechend.
Die Regelung gilt für schwerbehinderte Menschen im Sinne des SGB IX. Bei einer Gleichstellung allein entsteht der Zusatzurlaubsanspruch nicht.
Welchen Urlaubsanspruch haben Jugendliche?
Für Jugendliche gelten die besonderen Mindesturlaubsansprüche des § 19 Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG).
Der gesetzliche Jahresurlaub beträgt – bezogen auf das Alter zu Beginn des Kalenderjahres – mindestens:
- 30 Werktage, wenn der Jugendliche noch nicht 16 Jahre alt ist,
- 27 Werktage, wenn er noch nicht 17 Jahre alt ist,
- 25 Werktage, wenn er noch nicht 18 Jahre alt ist.
Was ist Bildungsurlaub?
Bildungsurlaub – je nach Bundesland auch Bildungszeit oder Bildungsfreistellung genannt – ermöglicht Arbeitnehmern, sich für anerkannte Weiterbildungsmaßnahmen von der Arbeit freistellen zu lassen.
Anders als der gesetzliche Erholungsurlaub ist Bildungsurlaub nicht bundesweit einheitlich geregelt. Die Voraussetzungen ergeben sich aus den jeweiligen Landesgesetzen.
Inzwischen bestehen in 14 Bundesländern gesetzliche Regelungen zur Bildungsfreistellung. Bayern und Sachsen haben kein allgemeines Landesgesetz, das Arbeitnehmern einen gesetzlichen Anspruch auf Bildungsurlaub gewährt.
Je nach Bundesland unterscheiden sich unter anderem:
- der persönliche Anspruch,
- die erforderliche Beschäftigungsdauer,
- die Zahl der Freistellungstage,
- die anerkannten Bildungszwecke,
- die Antragsfristen und
- die Möglichkeiten des Arbeitgebers, einen Antrag abzulehnen.
Häufig beträgt der Anspruch fünf Arbeitstage pro Jahr beziehungsweise zehn Arbeitstage innerhalb von zwei Jahren. Dies darf jedoch nicht pauschal auf jedes Bundesland übertragen werden.
Wofür kann Bildungsurlaub genutzt werden?
Welche Veranstaltungen anerkannt werden können, bestimmt das jeweilige Landesrecht. Je nach Bundesland kommen insbesondere berufliche und politische Weiterbildung sowie teilweise auch Qualifizierungen für ehrenamtliche Tätigkeiten in Betracht.
Der Arbeitnehmer kann daher nicht jede beliebige Weiterbildungsveranstaltung als Bildungsurlaub beanspruchen. Maßgeblich ist insbesondere, ob die Veranstaltung nach den Vorschriften des betreffenden Bundeslandes anerkannt ist.
Während der Bildungsfreistellung zahlt der Arbeitgeber grundsätzlich das Arbeitsentgelt weiter. Kursgebühren, Fahrtkosten, Unterkunft und weitere Kosten der Weiterbildung trägt dagegen regelmäßig der Arbeitnehmer, soweit keine andere Vereinbarung besteht.
Was ist Sonderurlaub?
Als Sonderurlaub werden im Arbeitsleben unterschiedliche Formen einer Freistellung bezeichnet. Für eine kurzfristige bezahlte Freistellung kann insbesondere § 616 BGB von Bedeutung sein.
Danach verliert ein Arbeitnehmer seinen Anspruch auf Vergütung grundsätzlich nicht, wenn er für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit aus einem in seiner Person liegenden Grund ohne eigenes Verschulden an der Arbeitsleistung gehindert ist.
Welche Ereignisse eine bezahlte Freistellung rechtfertigen und wie lange diese dauert, ist im Gesetz nicht für alle Fälle konkret festgelegt.
In der betrieblichen Praxis können beispielsweise eigene Hochzeit, Geburt eines Kindes, Todesfall eines nahen Angehörigen oder andere besondere persönliche Ereignisse eine Rolle spielen. Ob und in welchem Umfang tatsächlich ein Anspruch besteht, muss jedoch anhand des Arbeitsvertrags, eines Tarifvertrags, einer Betriebsvereinbarung und der konkreten Umstände geprüft werden.
§ 616 BGB kann arbeits- oder tarifvertraglich eingeschränkt oder ausgeschlossen werden. Deshalb lässt sich aus dem Ereignis allein nicht immer ein Anspruch auf bezahlte Freistellung ableiten.
Wie wirkt sich Elternzeit auf den Urlaubsanspruch aus?
Elternzeit ist rechtlich kein Urlaub. Sie hat jedoch unmittelbare Auswirkungen auf den Erholungsurlaub.
Nach § 17 BEEG kann der Arbeitgeber den Jahresurlaub für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel kürzen.
Die Kürzung erfolgt nicht automatisch. Der Arbeitgeber muss von seinem Kürzungsrecht Gebrauch machen.
Arbeitet der Arbeitnehmer während der Elternzeit beim selben Arbeitgeber in Teilzeit, gilt diese Kürzungsmöglichkeit nicht.
Urlaub, der vor Beginn der Elternzeit noch nicht genommen wurde, bleibt grundsätzlich erhalten. Der Arbeitgeber muss diesen Resturlaub nach der Elternzeit im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr gewähren.
Endet das Arbeitsverhältnis während der Elternzeit oder wird es anschließend nicht fortgesetzt, ist noch bestehender Urlaub nach den gesetzlichen Voraussetzungen abzugelten.
Wird der Urlaub während des Mutterschutzes gekürzt?
Nein. Mutterschutzfristen und andere Beschäftigungsverbote nach dem Mutterschutzgesetz vermindern den gesetzlichen Urlaubsanspruch grundsätzlich nicht.
Nach § 24 Mutterschutzgesetz (MuSchG) gelten Ausfallzeiten wegen eines Beschäftigungsverbots für die Berechnung des bezahlten Erholungsurlaubs als Beschäftigungszeiten.
Hat eine Arbeitnehmerin ihren Urlaub vor Beginn des Beschäftigungsverbots nicht oder nicht vollständig genommen, kann sie den Resturlaub nach Ende des Beschäftigungsverbots im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr beanspruchen.
Mutterschutz und Elternzeit müssen deshalb auch urlaubsrechtlich voneinander unterschieden werden: Während Beschäftigungsverbote nach dem Mutterschutzgesetz den Urlaubsanspruch grundsätzlich nicht vermindern, kann der Arbeitgeber den Urlaub während einer Elternzeit unter den Voraussetzungen des § 17 BEEG für volle Kalendermonate kürzen.
Was ist bei Urlaub in der Lohnabrechnung zu beachten?
Bei einem Arbeitnehmer mit gleichbleibendem Monatsgehalt ändert sich durch normalen Erholungsurlaub regelmäßig nichts am monatlichen Bruttoentgelt. Das Arbeitsentgelt wird während des Urlaubs weitergezahlt.
Besondere Aufmerksamkeit kann erforderlich sein, wenn das Arbeitsentgelt schwankt oder variable Entgeltbestandteile gezahlt werden. Für die Berechnung des gesetzlichen Urlaubsentgelts ist grundsätzlich der durchschnittliche Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn maßgeblich.
Zusätzlich gezahltes Urlaubsgeld ist davon getrennt zu betrachten.
In der Lohnabrechnung müssen außerdem unterschiedliche Abwesenheitsarten korrekt voneinander unterschieden werden. Erholungsurlaub, unbezahlter Urlaub, Elternzeit, Mutterschutz, Krankheit und sonstige Freistellungen können unterschiedliche lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Folgen haben.
In Lexware Lohn & Gehalt sollte deshalb stets der tatsächlich vorliegende Abwesenheitsgrund erfasst werden. Eine Freistellung sollte nicht allein deshalb als „Urlaub“ hinterlegt werden, weil der Arbeitnehmer in diesem Zeitraum nicht arbeitet.