Mit einer Abmahnung weist der Arbeitgeber einen Arbeitnehmer auf eine konkrete Verletzung seiner arbeitsvertraglichen Pflichten hin und fordert ihn auf, dieses Verhalten künftig zu unterlassen. Gleichzeitig macht er deutlich, dass bei einer erneuten vergleichbaren Pflichtverletzung arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung drohen können.
Die Abmahnung ist damit keine bloße Ermahnung. Sie kann insbesondere bei einer späteren verhaltensbedingten Kündigung eine wichtige Rolle spielen.
Wann kann ein Arbeitnehmer abgemahnt werden?
Eine arbeitsrechtliche Abmahnung kommt in Betracht, wenn ein Arbeitnehmer eine Pflicht aus dem Arbeitsverhältnis verletzt und sein Verhalten grundsätzlich steuerbar ist.
Typische Anlässe können beispielsweise sein:
- wiederholtes unentschuldigtes Zuspätkommen,
- unentschuldigtes Fernbleiben von der Arbeit,
- Missachtung berechtigter Arbeitsanweisungen,
- Verletzung von Anzeige- oder Nachweispflichten,
- unerlaubte private Nutzung betrieblicher Einrichtungen,
- Verstöße gegen betriebliche Regeln oder
- Verletzungen arbeitsvertraglicher Nebenpflichten.
Ob tatsächlich eine abmahnfähige Pflichtverletzung vorliegt, muss immer anhand des konkreten Einzelfalls beurteilt werden.
Was muss in einer Abmahnung stehen?
Eine wirksame arbeitsrechtliche Abmahnung muss das beanstandete Verhalten hinreichend konkret beschreiben. Allgemeine Vorwürfe wie „Sie kommen häufig zu spät“ oder „Ihre Arbeitsleistung ist unzureichend“ können dafür zu unbestimmt sein.
Aus der Abmahnung sollte insbesondere hervorgehen:
- welches konkrete Verhalten beanstandet wird,
- wann und unter welchen Umständen die Pflichtverletzung stattgefunden hat,
- welche arbeitsvertragliche Pflicht dadurch verletzt wurde,
- welches Verhalten künftig erwartet wird und
- welche arbeitsrechtlichen Folgen bei einer erneuten vergleichbaren Pflichtverletzung drohen.
Das Bundesarbeitsgericht unterscheidet dabei insbesondere zwischen der Rügefunktion und der Warnfunktion einer Abmahnung.
Was bedeutet die Rügefunktion?
Der Arbeitnehmer muss erkennen können, welches konkrete Verhalten der Arbeitgeber als Vertragsverletzung beanstandet.
Der Sachverhalt sollte deshalb so genau beschrieben werden, dass für den Arbeitnehmer nachvollziehbar ist, was ihm vorgeworfen wird und welches vertragsgerechte Verhalten der Arbeitgeber künftig erwartet.
Was bedeutet die Warnfunktion?
Die Abmahnung muss außerdem deutlich machen, dass eine erneute vergleichbare Pflichtverletzung den Inhalt oder Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährden kann.
Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts muss dabei nicht zwingend ausdrücklich das Wort „Kündigung“ verwendet werden. Für den Arbeitnehmer muss aber hinreichend deutlich erkennbar sein, dass bei einer Wiederholung ernsthafte arbeitsrechtliche Konsequenzen für das Arbeitsverhältnis drohen.
Was ist der Unterschied zwischen Abmahnung und Ermahnung?
Eine Ermahnung und eine Abmahnung können beide dazu dienen, einen Arbeitnehmer auf ein Fehlverhalten hinzuweisen. Der entscheidende Unterschied liegt in den angedrohten Konsequenzen.
Mit einer Ermahnung beanstandet der Arbeitgeber ein bestimmtes Verhalten und fordert den Arbeitnehmer auf, seine arbeitsvertraglichen Pflichten künftig einzuhalten. Sie enthält jedoch keine eindeutige Warnung, dass bei einer erneuten Pflichtverletzung der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist.
Eine Abmahnung geht einen Schritt weiter. Sie verbindet die konkrete Rüge des Fehlverhaltens mit der Warnung, dass bei einer Wiederholung arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung drohen können.
- Ermahnung: Beanstandung eines Fehlverhaltens und Aufforderung zu vertragsgerechtem Verhalten.
- Abmahnung: Beanstandung des Fehlverhaltens plus Warnung vor Konsequenzen für das Arbeitsverhältnis bei einer erneuten vergleichbaren Pflichtverletzung.
Entscheidend ist nicht die Überschrift des Schreibens, sondern sein Inhalt. Ein als „Ermahnung“ bezeichnetes Schreiben kann deshalb rechtlich eine Abmahnung sein, wenn es die erforderliche Rüge- und Warnfunktion erfüllt. Umgekehrt wird ein mit „Abmahnung“ überschriebenes Schreiben nicht allein durch diese Bezeichnung zu einer wirksamen Abmahnung.
Wann kann eine Ermahnung sinnvoll sein?
Eine Ermahnung kann insbesondere bei weniger schwerwiegenden Pflichtverletzungen sinnvoll sein, wenn der Arbeitgeber das Verhalten zwar beanstanden, aber noch keine kündigungsrechtliche Warnung aussprechen möchte.
Sie ermöglicht damit eine abgestufte Reaktion auf Fehlverhalten. Eine gesetzliche Verpflichtung, vor einer Abmahnung zunächst eine Ermahnung auszusprechen, besteht jedoch grundsätzlich nicht.
Muss eine Abmahnung schriftlich erfolgen?
Nein. Für eine arbeitsrechtliche Abmahnung besteht grundsätzlich keine gesetzlich vorgeschriebene Schriftform.
Eine Abmahnung kann daher grundsätzlich auch mündlich ausgesprochen werden. Aus Gründen der Beweisbarkeit und Dokumentation empfiehlt sich für Arbeitgeber jedoch regelmäßig die schriftliche Form.
Bei einer schriftlichen Abmahnung sollte außerdem sichergestellt werden, dass der Zugang beim Arbeitnehmer nachgewiesen werden kann.
Muss der Arbeitnehmer die Abmahnung unterschreiben?
Nein. Der Arbeitnehmer muss eine Abmahnung nicht unterschreiben, damit sie wirksam wird.
Eine Unterschrift des Arbeitnehmers kann allenfalls den Erhalt des Schreibens bestätigen. Sie sollte nicht ohne Weiteres als Zustimmung zum Inhalt oder als Anerkennung des vorgeworfenen Fehlverhaltens formuliert sein.
Ist vor einer verhaltensbedingten Kündigung immer eine Abmahnung erforderlich?
Bei einer Kündigung wegen einer steuerbaren Vertragspflichtverletzung ist grundsätzlich zunächst zu prüfen, ob eine Abmahnung als milderes Mittel ausgereicht hätte.
Das Bundesarbeitsgericht geht davon aus, dass bei steuerbarem Verhalten regelmäßig erwartet werden kann, dass bereits die Androhung von Folgen für den Bestand des Arbeitsverhältnisses das zukünftige Verhalten beeinflusst.
Deshalb setzt eine ordentliche oder außerordentliche Kündigung wegen einer Vertragspflichtverletzung häufig eine vorherige einschlägige Abmahnung voraus.
Eine Abmahnung kann insbesondere entbehrlich sein, wenn:
- bereits erkennbar ist, dass auch eine Abmahnung keine Verhaltensänderung erwarten lässt oder
- die Pflichtverletzung so schwer wiegt, dass deren erstmalige Hinnahme dem Arbeitgeber objektiv nicht zugemutet werden kann.
Ob eine Kündigung ohne vorherige Abmahnung zulässig ist, hängt deshalb von den Umständen des Einzelfalls ab.
Wie viele Abmahnungen sind vor einer Kündigung erforderlich?
Es gibt keine gesetzliche Regel, nach der ein Arbeitnehmer beispielsweise erst nach zwei oder drei Abmahnungen gekündigt werden darf.
Je nach Art und Schwere der Pflichtverletzung kann bereits eine einschlägige Abmahnung ausreichen. In anderen Fällen kann trotz vorheriger Abmahnung zu prüfen sein, ob eine Kündigung verhältnismäßig ist.
Entscheidend ist deshalb nicht die Anzahl der Abmahnungen, sondern insbesondere, ob bereits eine einschlägige Warnung wegen eines vergleichbaren Fehlverhaltens erfolgt ist und trotzdem eine erneute Pflichtverletzung eingetreten ist.
Muss die Abmahnung genau denselben Verstoß betreffen?
Eine frühere Abmahnung und eine spätere Pflichtverletzung müssen nicht vollkommen identisch sein.
Für die kündigungsrechtliche Warnfunktion kann es ausreichen, wenn die Pflichtverletzungen aus demselben Bereich stammen und in einem inneren Zusammenhang stehen.
Ob eine frühere Abmahnung für eine spätere Kündigung einschlägig ist, muss daher anhand der konkreten Pflichtverletzungen beurteilt werden.
Kommt eine Abmahnung in die Personalakte?
Eine schriftliche Abmahnung wird üblicherweise zur Personalakte genommen. Dadurch wird dokumentiert, dass der Arbeitgeber ein bestimmtes Verhalten beanstandet und den Arbeitnehmer vor möglichen Folgen einer Wiederholung gewarnt hat.
Gerade im Hinblick auf eine mögliche spätere arbeitsrechtliche Auseinandersetzung sollte der zugrunde liegende Sachverhalt sorgfältig dokumentiert werden.
Kann ein Arbeitnehmer gegen eine Abmahnung vorgehen?
Ja. Ein Arbeitnehmer muss eine aus seiner Sicht unberechtigte Abmahnung nicht widerspruchslos hinnehmen.
Er kann beispielsweise eine Gegendarstellung abgeben. Unter bestimmten Voraussetzungen kann er auch verlangen, dass die Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird.
Ein Anspruch auf Entfernung kann insbesondere bestehen, wenn die Abmahnung:
- inhaltlich unbestimmt ist,
- unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält,
- das Verhalten rechtlich unzutreffend bewertet,
- gegen den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verstößt oder
- kein schutzwürdiges Interesse des Arbeitgebers am weiteren Verbleib in der Personalakte mehr besteht.
Wie lange bleibt eine Abmahnung wirksam?
Für Abmahnungen gibt es keine allgemeine gesetzliche Verfallsfrist, nach der sie beispielsweise automatisch nach zwei oder drei Jahren unwirksam werden oder aus der Personalakte entfernt werden müssen.
Welche Bedeutung eine ältere Abmahnung noch hat, hängt unter anderem von der Art und Schwere des damaligen Fehlverhaltens, dem Zeitablauf und dem weiteren Verhalten des Arbeitnehmers ab.
Auch eine ursprünglich berechtigte Abmahnung kann unter bestimmten Voraussetzungen aus der Personalakte zu entfernen sein, wenn kein schutzwürdiges Interesse des Arbeitgebers an ihrer weiteren Aufbewahrung mehr besteht.
Kann auch ein Arbeitnehmer den Arbeitgeber abmahnen?
Eine Abmahnung ist im Arbeitsverhältnis nicht ausschließlich ein Instrument des Arbeitgebers.
Auch ein Arbeitnehmer kann seinen Arbeitgeber auf eine Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten hinweisen, Abhilfe verlangen und für den Wiederholungs- beziehungsweise Fortsetzungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen ankündigen.
Das kann beispielsweise bei erheblichen Verstößen gegen arbeitsvertragliche Pflichten des Arbeitgebers eine Rolle spielen.
Welche Bedeutung hat § 314 BGB für die Abmahnung?
§ 314 BGB regelt allgemein die Kündigung von Dauerschuldverhältnissen aus wichtigem Grund.
Besteht der wichtige Grund in der Verletzung einer Vertragspflicht, ist eine Kündigung grundsätzlich erst nach erfolglosem Ablauf einer zur Abhilfe bestimmten Frist oder nach erfolgloser Abmahnung zulässig. Unter besonderen Voraussetzungen kann eine Abmahnung entbehrlich sein.
Im Arbeitsrecht wird dieser Grundsatz durch die arbeitsgerichtliche Rechtsprechung konkretisiert. Die Abmahnung dient dabei nicht in erster Linie der Bestrafung vergangenen Fehlverhaltens. Sie soll dem Arbeitnehmer vielmehr die Möglichkeit geben, sein Verhalten für die Zukunft zu ändern.