Zwangsthesaurierung bei der UG einfach erklärt: Eine Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) darf ihren Jahresüberschuss grundsätzlich nicht vollständig an die Gesellschafter ausschütten. Nach § 5a Abs. 3 GmbHG muss ein Teil des Gewinns einer gesetzlichen Rücklage zugeführt werden. Diese Pflicht wird häufig als Zwangsthesaurierung bezeichnet.
Was bedeutet Thesaurierung?
Unter einer Thesaurierung versteht man, dass ein erwirtschafteter Gewinn nicht an die Gesellschafter ausgeschüttet wird, sondern im Unternehmen verbleibt.
Der Gewinn kann damit grundsätzlich:
- an die Gesellschafter ausgeschüttet oder
- im Unternehmen einbehalten und einer Rücklage zugeführt werden.
Bei einer normalen GmbH hängt die Gewinnverwendung grundsätzlich von den gesetzlichen Vorgaben und dem entsprechenden Gesellschafterbeschluss ab. Für die Unternehmergesellschaft gelten zusätzliche Vorschriften.
Wie hoch ist die gesetzliche Rücklage bei einer UG?
Bei einer Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) schreibt § 5a Abs. 3 GmbHG die Bildung einer gesetzlichen Rücklage vor.
In die Rücklage ist ein Viertel des um einen Verlustvortrag aus dem Vorjahr geminderten Jahresüberschusses einzustellen.
Das bedeutet:
- Ausgangspunkt ist der Jahresüberschuss.
- Ein vorhandener Verlustvortrag aus dem Vorjahr wird berücksichtigt.
- Vom verbleibenden Betrag müssen mindestens 25 % in die gesetzliche Rücklage eingestellt werden.
- Dieser Betrag steht nicht für eine Gewinnausschüttung zur Verfügung.
Die häufig verwendete Aussage, eine UG müsse pauschal „25 % ihres Gewinns thesaurieren“, beschreibt das Prinzip daher nur verkürzt.
Warum muss eine Unternehmergesellschaft eine Rücklage bilden?
Eine UG kann bereits mit einem Stammkapital von weniger als 25.000 EUR gegründet werden. Die gesetzliche Rücklage soll ermöglichen, Eigenkapital im Unternehmen aufzubauen.
Die Rücklage darf nach § 5a Abs. 3 GmbHG nur für bestimmte gesetzlich vorgesehene Zwecke verwendet werden.
Die Regelung unterscheidet die Unternehmergesellschaft damit wesentlich von einer klassischen GmbH mit einem Stammkapital von mindestens 25.000 EUR.
Wann endet die Pflicht zur Rücklagenbildung?
Die Rücklagenbildung führt nicht automatisch dazu, dass eine UG irgendwann von selbst zu einer GmbH wird.
Erhöht die Gesellschaft ihr Stammkapital jedoch so, dass das gesetzliche Mindeststammkapital einer GmbH erreicht wird, können die besonderen Beschränkungen der Unternehmergesellschaft entfallen.
Die gesetzlichen Regelungen hierzu finden Sie ebenfalls in § 5a GmbHG.
Wie wird die gesetzliche Rücklage im Jahresabschluss ausgewiesen?
Die Rücklage gehört zum Eigenkapital der Gesellschaft und muss im Jahresabschluss entsprechend ausgewiesen werden.
§ 5a Abs. 3 GmbHG bestimmt ausdrücklich:
„In der Bilanz des nach den §§ 242, 264 des Handelsgesetzbuchs aufzustellenden Jahresabschlusses ist eine gesetzliche Rücklage zu bilden […]“
Die allgemeinen Vorschriften zum Jahresabschluss ergeben sich insbesondere aus § 242 HGB und § 264 HGB.
Wie wird die Zwangsthesaurierung in Lexware abgebildet?
In der praktischen Arbeit mit Lexware entsteht eine Besonderheit: Die gesetzliche Rücklagenzuführung gehört zur Ergebnisverwendung. Sie muss deshalb von den laufenden erfolgswirksamen Buchungen des abgeschlossenen Wirtschaftsjahres unterschieden werden.
Die Gewinn- und Verlustrechnung endet nach § 275 HGB grundsätzlich mit dem Jahresüberschuss beziehungsweise Jahresfehlbetrag.
Für die praktische Umsetzung muss deshalb darauf geachtet werden, dass die Gewinnermittlung des abgelaufenen Jahres und die anschließende Gewinnverwendung nicht miteinander vermischt werden.
Wie kann die Rücklagenzuführung in Lexware gebucht werden?
Wurde der Jahresüberschuss zunächst vollständig auf das Konto „Gewinnvortrag vor Verwendung“ übernommen, kann die Zuführung zur gesetzlichen Rücklage anschließend über das Eröffnungsbilanzkonto 9000 abgebildet werden.
Zum 01.01. des Folgejahres kann beispielsweise mit dem Buchungstext „Zuführung gesetzliche Rücklage gemäß § 5a Abs. 3 GmbHG“ gebucht werden:
- Gewinnvortrag vor Verwendung an 9000
- 9000 an Gesetzliche Rücklage
Statt des allgemeinen Kontos „Gesetzliche Rücklage“ kann bei Bedarf ein geeignetes Unterkonto verwendet werden. Dadurch lässt sich die Rücklage der Unternehmergesellschaft getrennt nachvollziehen.
Warum sollte die Gewinnverwendung getrennt dokumentiert werden?
Bei einer UG reicht es nicht aus, lediglich den Jahresüberschuss zu ermitteln. Es muss auch nachvollziehbar sein, welcher Teil:
- auf einen bestehenden Verlustvortrag entfällt,
- der gesetzlichen Rücklage zugeführt wird,
- gegebenenfalls zusätzlich im Unternehmen verbleibt und
- für eine Ausschüttung zur Verfügung steht.
Gerade bei der Erstellung des Jahresabschlusses sollte deshalb die Gewinnverwendung eindeutig dokumentiert und mit dem Gesellschafterbeschluss abgestimmt werden.
Was ist bei Lexware besonders zu beachten?
Vor einer Buchung sollte zunächst der endgültige Jahresüberschuss feststehen. Anschließend wird geprüft, ob ein Verlustvortrag zu berücksichtigen ist und welcher Mindestbetrag nach § 5a Abs. 3 GmbHG der gesetzlichen Rücklage zugeführt werden muss.
Der praktische Ablauf lautet damit:
- Jahresabschluss und Jahresüberschuss ermitteln.
- Vorhandenen Verlustvortrag berücksichtigen.
- Pflichtzuführung zur gesetzlichen Rücklage berechnen.
- Gewinnverwendung beschließen und dokumentieren.
- Rücklagenzuführung in der Buchhaltung abbilden.
- Bilanz und Entwicklung des Eigenkapitals kontrollieren.
Was ist der Unterschied zwischen Gewinnvortrag und gesetzlicher Rücklage?
Beide Positionen gehören zum Eigenkapital, haben aber unterschiedliche Funktionen.
- Gewinnvortrag: Noch nicht endgültig verwendeter Gewinn aus einem vorherigen Geschäftsjahr.
- Gesetzliche Rücklage: Aufgrund gesetzlicher Vorschriften gebundener Teil des Eigenkapitals.
Bei einer Unternehmergesellschaft ist diese Unterscheidung besonders wichtig, weil der nach § 5a Abs. 3 GmbHG einzustellende Betrag nicht einfach als frei verfügbarer Gewinnvortrag behandelt werden sollte.
Praxis-Tipp
Berechnen Sie die Rücklagenzuführung erst auf Grundlage des endgültigen Jahresabschlusses. Bei vorhandenen Verlustvorträgen darf nicht einfach pauschal ein Viertel des ausgewiesenen Jahresüberschusses gebucht werden.
Bei der konkreten Kontierung sind außerdem der verwendete Kontenrahmen, die Programmversion und die Abstimmung des Jahresabschlusses mit dem Steuerberater zu berücksichtigen.