Personenkonto / Kontokorrentkonto

Personenkonten oder Kontokorrentkonten sind in § 355 Absatz 1 Handelsgesetzbuch (HGB) definiert:

“Steht jemand mit einem Kaufmanne derart in Geschäftsverbindung, dass die aus der Verbindung entspringenden beiderseitigen Ansprüche und Leistungen nebst Zinsen in Rechnung gestellt und in regelmäßigen Zeitabschnitten durch Verrechnung und Feststellung des für den einen oder anderen Teil sich ergebenden Überschusses ausgeglichen werden (laufende Rechnung, Kontokorrent), so kann derjenige, welchem bei dem Rechnungsabschluss ein Überschuss gebührt, von dem Tage des Abschlusses an Zinsen von dem Überschüsse verlangen, auch soweit in der Rechnung Zinsen enthalten sind.”

Derjenige, der mit dem Kaufmann in Geschäftsverbindung steht, wird auch als “Geschäftspartner” bezeichnet.

Für die Durchführung dieser Verrechnung wird in der Buchhaltung für jeden Geschäftspartner ein Konto angelegt, welches je nach Saldo ein Unterkonto zu dem Bilanzkonto “Forderungen aus Lieferung und Leistung” oder “Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung” darstellt. In Lexware ist diese Zuordnung nur für alle Konten gemeinsam einstellbar. Je nach Stand des Kontos fließt dessen Saldo sowohl in der Personenkontenaufstellung als auch in der Bilanz als Forderung oder Verbindlichkeit in eines dieser Bilanzkonten, die man auch als “Sammelkonten” bezeichnet, ein. Verändern lässt sich die Einstellung für die Sammelkonten nur generell, nicht für ein einzelnes Personenkonto (in teureren Programmen wie SAP kann die Einstellung individuell vorgenommen werden). Eine Änderung für alle Personenkonten käme z.B. in der Gastronomie in Frage. Da zahlt kein Gast auf Rechnung, sondern an den Kellner, der ihm einen Bon ausstellt und das eingezogene Geld in seine Kellnertasche steckt. Bei Feierabend drückt ihm der Wirt einen so genannten “Z-Beleg” in die Hand, der die Tagessumme ausweist, die er bei der Bank einzahlen muss. Personenkonten werden hier nicht für die Kunden (Gäste), sondern für die Kellner (Personal) geführt. Deshalb muss hier das Forderungskonto von “Forderungen aus Lieferung und Leistung” in “Forderungen gegen Personal” geändert werden, denn die Zahlung an den Kellner hat für den Gast befreiende Wirkung, d.h. eine Forderung aus LL besteht nicht mehr; der Wirt hat jedoch den Anspruch gegenüber seinem Kellner.

Aus technischen Gründen wird in Lexware – wie in den meisten Programmen – zwischen 2 Formen der Personenkonten unterschieden: Den Debitorenkonten und den Kreditorenkonten. Es ist nicht sinnvoll, auf einem Konto Forderungen und Verbindlichkeiten zu mischen, weil sich daraus Unterschiede bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs und des Mahnwesens ergeben. Außerdem könnte man darin eine Verletzung des Saldierungsverbotes sehen (das HGB widerspricht sich da allerdings in § 246 und § 355 selbst). Beim Anlegen eines Personenkontos muss man also wissen, ob man gegen diesen Geschäftspartner überwiegend Forderungen oder Verbindlichkeiten hat. Unter Umständen muss der gleiche Geschäftspartner auch zweimal angelegt werden -– einmal als Debitor und einmal als Kreditor. Über ein Aufrechnungskonto lassen sich jedoch Salden zwischen den beiden Konten umbuchen und zu einer Kontokorrentabrechnung zusammenfassen.

Um unterjährig den Zahlungsverkehr und die Einziehung von Forderungen komfortabler durchführen zu können, ist es zweckmäßig, “unechte” Personenkonten anzulegen. Das sind solche Schuldner oder Gläubiger, die keine tatsächlichen Geschäftspartner sind und deshalb nicht als Forderungen oder Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung anzusehen sind. Typisches Beispiel ist der Kreditor “Finanzamt”, der zur Anweisung von Steuerbeträgen benutzt wird, aber dem Bilanzkonto “Verbindlichkeiten Betriebssteuern und Abgaben” zuzuordnen ist. Im Kontennamen fügt man dazu das passende Konto in spitzen Klammern an – hier also als Beispiel: Konto 75100 Finanzamt Hintertupfingen <1736>. Solche Konten dürfen beim Jahresabschluss nicht in der Personenkontenaufstellung auftauchen. Sind sie am 31.12. nicht ausgeglichen, ist ihr Saldo im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten auf das betreffende Sachkonto umzubuchen. Im neuen Buchungsjahr ist der zuvor umgebuchte Saldo per 01.01. wieder zurückzubuchen, wobei der bei der ersten Buchung entstandene offene Posten auszugleichen ist.

Die Festlegung des Kontos als Debitor oder Kreditor erfolgt über die Auswahl der Kontenkategorie, ist aber – wie bei den Sachkonten auch – nach der ersten Buchung nicht mehr änderbar. Die Festlegung hat aber nur interne Auswirkung auf das Zahlungsverkehrsangebot etc. In Lexware können die Konten fortlaufend belegt und als Debitoren oder Kreditoren belegt werden. Auch auf die bilanzielle Zuordnung hat die Kontenkategorie auch keinerlei Einfluss – Personenkonto bleibt Personenkonto. Um nicht mit Sachkontonummern zu kollidieren, empfiehlt sich, die Kontenlänge gegenüber den Sachkonten um 1 oder 2 zu erhöhen. Die maximale Kontenlänge ist in den Firmenstammdaten einstellbar. Daraus folgt, dass eine Personenkontonummer niemals mit einer 0 beginnen darf, da es anderenfalls zu einer Kollision mit Sachkontonummern kommt. Empfehlenswert sind hier die DATEV-konforme oder die SAP-ähnliche Nummerierung.

Bei der DATEV – konformen Nummerierung sind die Kontenspannen wie folgt festgelegt:
1PPPP bis 6PPPP bzw. 1PPPPP bis 6PPPPP = Debitorenkonten,
7PPPP bis 9PPPP bzw. 7PPPPP bis 9PPPPP = Kreditorenkonten,
wobei PPPP (bei 5-stelligen Konten) bzw. PPPPP (bei 6-stelligen Konten) jeweils eine fortlaufende Zahl zwischen 0000 und 9999 bzw. zwischen 00000 und 99999 ist. Jede Ziffer kann mehrfach benutzt werden, solange sich die beiden Nummern in der 1. Stelle unterscheiden. Ein Bezug zwischen den einzelnen Konten besteht nicht.

Bei SAP besteht programmseitig ein 2-Stufen-System. Auf der oberen Ebene existiert eine Personenkennziffer (Vertragspartnerkonto genannt) und als Unterkonten davon werden die Debitoren- bzw. Kreditorenkonten (Vertragskonten genannt) geführt. Die Debitorenkonten oben, die Kreditorenkonten unten. Das ist in Lexware nicht 1:1 zu übernehmen, da es hier keine Unterkonten zu Personenkonten gibt. Dafür hält die letzte Ziffer der Kontonummer als Unterscheidungsziffer her, z.B.
0 = Debitorenkonto öffentlicher Bereich
1 = Debitorenkonto Personalabrechnung
2 = Debitorenkonto Lieferung und Leistung
7 = Kreditorenkonto Lieferung und Leistung
8 = Kreditorenkonto Personalabrechnung
9 = Kreditorenkonto öffentlicher Bereich
Die Kombinationen 3/6 und 4/5 bleiben bei diesem Beispiel als Reserve frei. Die fortlaufenden Nummern 1000 bis 9999 (5-stellige Nummern) bzw. 10000 bis 99999 (6-stellige Kontonummern) werden nur einmalig im System vergeben. Beispiele:

– für den öffentlichen Bereich
PPPP0 bzw. PPPPP0 (Debitoren) und PPPP9 bzw. PPPPP9 (Kreditoren)
Das Finanzamt kriegt z.B. die VP-Nr. 1023 zugeteilt, woraus sich das zugehörige Personenkontenpaar 10230 (Debitor) und 10239 (Kreditor) ergibt.

– für den Bereich Personalabrechnung
PPPP1 bzw. PPPPP1 (Debitoren) und PPPP8 bzw. PPPPP8 (Kreditoren)
Die AOK kriegt z.B. die VP-Nr. 4711 zugeteilt, woraus sich das zugehörige Personenkontenpaar 47111 (Debitor) und 47118 (Kreditor) ergibt.

– für den Bereich Lieferung und Leistung
PPPP2 bzw. PPPPP2 (Debitoren) und PPPP7 bzw. PPPPP7 (Kreditoren)
Die Thyssen-Krupp-AG kriegt z.B. die VP-Nr. 83170 zugeteilt, woraus sich das zugehörige Personenkontenpaar 831702 (Debitor) und 831707 (Kreditor) ergibt.

Es müssen nicht immer von vornherein beide Konten eingerichtet werden (das spart Speicherplatz und macht weniger Arbeit). Aber das zweite Konto lässt sich später leicht durch Kopieren einrichten, wobei darauf zu achten ist, dass der Schalter für die Kontenkategorie sofort umgestellt werden muss. Wird das erst nach der ersten Buchung festgestellt, ist Hopfen und Malz verloren.

Das DATEV-Modell hat den Vorteil, dass eine größere Kontenspanne zur Verfügung steht. Außerdem können es “DATEV-Exporteure” problemlos anwenden, ohne Probleme mit ihrem Steuerberater zu bekommen. Das SAP-Modell hat dagegen den Vorteil, dass sich die zugehörigen Kontenpaare leicht erkennen lassen, was Umbuchungen und Verrechnungen erleichtert und Buchungen auf das “falsche” Konto überflüssig macht. Auch debitorische Kreditoren- und kreditorische Debitorenposten gehören hierbei bei richtiger Buchung der Vergangenheit an, was den Zahlungsverkehr und das Mahnwesen erleichtert.

In Lexware gibt es aber immer noch den Makel, dass zwischen echten (Lieferung und Leistung) und unechten (die am Jahresende abgegrenzt werden müssen) Personenkonten unterschieden werden muss, weil alle Personenkonten nur einem Forderungs- und einem Verbindlichkeitskonto zugeordnet werden können. Das SAP-Modell hat aber den Vorteil, dass diese Konten sofort erkannt und nicht herausgesucht werden müssen.