Debitor

Der Debitor bedeutet Schuldner von Geld oder Ware. Es kann aber auch eine Bezeichnung von Kunde sein. Das Gegenstück des Debitors ist der Kreditor (Gläubiger). Ein Debitorenkonto ist ein Personen- oder Kontokorrentkonto, über das ausschließlich Forderungen abgewickelt werden. Man unterscheidet zwischen Einzel- und Sammeldebitoren.

Einzeldebitor

Nach § 355 Handelsgesetzbuch (HGB) ist ein eigenes Verrechnungskonto nur für einen Geschäftspartner einzurichten, der „mit dem Kaufmanne derart in Geschäftsverbindung steht, dass die aus der Verbindung entspringenden Ansprüche und Leistungen nebst Zinsen in Rechnung gestellt und in regelmäßigen Zeitabschnitten durch Verrechnung und Feststellung des sich ergebenden Überschusses ausgeglichen werden.“ Ein eigenes Konto wird also nur dann auf einen Geschäftspartner eingerichtet, wenn sich dort erfahrungsgemäß mehrere Rechnungen ansammeln.

Im Gegensatz zu einem Kreditor muss ein eigenes Konto aber auch dann angelegt werden, wenn damit gerechnet werden muss, dass es zu einem Mahnverfahren kommt. Eventuell muss auch später noch ein Einzeldebitorenkonto angelegt und der Posten von einem Sammeldebitorenkonto umgebucht werden.
Um die Forderungen per Lastschrift einziehen oder anmahnen zu können, müssen in dem Konto auch die Bankverbindung des Geschäftspartners und das Mahnverfahren hinterlegt werden. Als Bezeichnung trägt das Konto den Namen des Geschäftspartners.

Sammeldebitor

Für Zahlungspflichtige, von denen nur einmalig oder selten Geld zu empfangen ist, ein eigenes Debitorenkonto anzulegen, ist nicht sinnvoll, da dies den Kontenrahmen zu sehr aufblähen würde und der Sinn des Kontokorrents, mehrere Forderungen zu einer zusammenzufassen, ohnehin nicht erreicht werden kann, wenn nur eine Forderung im Raum steht.

Deshalb legt man hier Gruppen an, zu denen sich solche Einmalkunden zusammen-fassen lassen. Bewährt hat sich, für jeden Buchstaben des Alphabets ein Konto anzulegen und darüber den Zahlungseingang von allen kleinen Geschäftspartnern abzuwickeln, deren Name mit diesem Buchstaben beginnt. Die Bezeichnung lautet dann „A-Diverse“, „B-Diverse“ usw. Es kann aber auch sinnvoll sein, Oberbegriffe oder Branchenbezeichnungen zu verwenden, z.B. „Ebay-Partner“, „Mitglieder“, „Laufkundschaft“ usw. Oft wird in solchen Fällen auch ein externes Programm wie „Afterbuy“, ein Mitgliederverwaltungsprogramm oder eine Registrierkasse eingesetzt, wo die Einzelverbuchung in diesen Programmen erfolgt und lediglich die Tagessummen in den Debitor übernommen werden. Große Firmen wie Telefongesellschaften, Versicherungen etc. arbeiten ausschließlich mit Sammeldebitoren und lagern das Mahnwesen und die Zahlungsüberwachung in externe Programme aus, um die Buchhaltung nicht überzustrapazieren, denn jede Buchung auf einem Debitor bewirkt auch eine auf einem Sachkonto. Siehe auch: Einmaldebitor.

Einzel- und Kontokorrentmahnverfahren

Beim Einzelmahnverfahren wird jede Forderung (Rechnung) einzeln angemahnt. Beim Kontokorrentmahnverfahren erhält der Geschäftspartner (Kunde) gemäß § 355 HGB einen Auszug seines Debitorenkontos und eine Kontokorrentabrechnung, auf der der Saldo festgestellt und zur Bestätigung angeboten wird. Die Bestätigung des Saldos kann auch durch Schweigen herbeigeführt werden.

Umsetzung in Lexware

In Lexware ist nur das Einzelmahnverfahren integriert, wobei auch alle offenen Posten zu einer Mahnung zusammengefasst werden können. Es bleibt aber trotzdem ein Einzelmahnverfahren, weil keine Saldenfeststellung erfolgt und die bereits ausgeglichenen Posten nicht auf dem Mahnformular erscheinen. Um ein Kontokorrentmahnverfahren durchzuführen, muss man einen Debitorenkontoauszug zu einem Stichtag ziehen und mit Word ein Anschreiben etwa nach folgendem Muster beifügen:

• Firmenkopf
• Anrede
• Kontokorrentabrechnung per … (Datum) – K o n t o … (Deb.-Nr.)
• Sehr geehrte Damen und Herren,
• als Anlage übersende ich Ihnen einen Auszug Ihres Debitorenkontos. Das Konto weist zum Stichtag einen Saldo von … Euro zu Ihren Lasten aus.
• Gemäß § 355 HGB bitte ich Sie, Einwände gegen diesen Saldo innerhalb von 3 Wochen nach Erhalt dieses Schreibens geltend zu machen und den als Saldo ausgewiesenen Betrag auf das unten stehende Konto zu überweisen. Nach Ablauf dieser Frist gilt der Saldo als anerkannt und die aufgeführten Einzelforderungen werden durch diese Gesamtforderung ersetzt.
• Mit freundlichen Grüßen (Unterschrift oder der berühmte Satz „Dieses Dokument wurde maschinell erstellt und ist ohne Unterschrift gültig“)
• Formularfuß

Das Kontokorrentmahnverfahren bietet den Vorteil, dass ggf. nur ein Online-Mahnbescheid über die Gesamtsumme (Katalog-Nr. 12) erwirkt werden muss und dieser nicht mehr im Widerspruchsverfahren vor dem Amtsgericht durch Vorbringen von Sachargumenten (Mängelrügen etc.) erschüttert werden kann.

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