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Definition
Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Warenlieferung oder eine sonstige Leistung enthält. Sie kann in Papierform oder als elektronisches Dokument (per Datenfernübertragung) übermittelt werden und enthält Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse).
Die steuerliche Anerkennung von Rechnungen ist gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) an genaue Bedingungen geknüpft:
| Sachverhalt | Rechnungsbetrag bis 250,00 EUR brutto *) |
Rechnungsbetrag ab 250,01 EUR brutto *) |
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| Rechnungsaussteller: § 14 Absatz 4 Nr. 1 UStG: Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers.
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| Rechnungsempfänger: § 14 Absatz 4 Nr. 1 UStG in Verbindung mit § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers. |
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| Steuernummer: § 14 Absatz 4 Nr. 2 UStG in Verbindung mit § 33 UStDV: Die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer und / oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. |
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| Datum: § 14 Absatz 4 Nr. 3 UStG: Ausstellungsdatum der Rechnung. |
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| Rechnungsnummer: § 14 Absatz 4 Nr. 4 UStG in Verbindung mit § 33 UStDV: Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird. Die Finanzverwaltung legt auf die fortlaufende Nummer keinen Wert, obwohl das so im Gesetz steht. Die Rechnungsnummer muss jedoch in jedem Fall einmalig sein. |
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| Menge und Artikelbezeichnung: § 14 Absatz 4 Nr. 5 UStG: Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung. |
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| Datum der Lieferung/Leistung: § 14 Absatz 4 Nr. 6 UStG in Verbindung mit § 33 UStDV: Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts (auch wenn es mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist). Hierfür reicht ein Hinweis „Rechnungsdatum=Lieferdatum” auf der Rechnung. |
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| Netto-Betrag: § 14 Absatz 4 Nr. 7 UStG in Verbindung mit § 33 UStDV: Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Netto-Entgelt. |
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| Steuersatz: § 14 Absatz 4 Nr. 8 UStG in Verbindung mit § 33 UStDV: Den anzuwendenden Steuersatz. |
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| Steuerbetrag: § 14 Absatz 4 Nr. 8 UStG in Verbindung mit § 33 UStDV: Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag. |
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| Grund der Steuerbefreiung: § 14 Absatz 4 Nr. 8 UStG: Im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. Hier reicht es aus, den Grund der Steuerbefreiung zu nennen (z. B. „Kleinunternehmerregelung”); eine Benennung der Vorschrift (in diesem Fall „§ 19 UStG”) ist nicht erforderlich. |
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| Aufbewahrungspflicht: § 14 Absatz 4 Nr. 9 UStG in Verbindung mit § 33 UStDV: Einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers (nur bei Bauleistungen). |
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*) Bei Rechnungen bis 31.12.2016 galt die Grenze von 150,00 / 150,01 EUR. Diese Grenze wurde durch das zweite Bürokratieentlastungsgesetz vom 12.05.2017 rückwirkend zum 1. Januar 2017 aufgehoben. Bei noch älteren Rechnungen bis 31.12.2006 galt die Grenze von 100,00 / 100,01 EUR.
Sonderformen der Rechnung:
Abschlag-Rechnung
Die Abschlagrechnung ist keine Rechnung im rechtlichen Sinn, sondern lediglich die Anforderung einer Anzahlung. Sie darf daher nur für Zahlung vor Leistung benutzt werden, ansonsten ist die Teilrechnung zu benutzen.
Gutschrift-Abrechnung
Das Gutschriftverfahren stellt eine spezielle Art der Abrechnung der Lieferungen und Leistungen zwischen einem Kunden und seinem Kreditor (Waren- oder Dienstleistungslieferant) dar, wobei das ausschlaggebende ist, dass die Abrechnungslast nicht vom Lieferanten sondern vom Kunden selber getragen wird. Häufigste Variante ist die Provisionsabrechnung.
Beispiel: Sie vermitteln einem Geschäftspartner einen neuen Kunden und bekommen dafür eine Vermittlungsprovision. Normalerweise müssten Sie dem Geschäftspartner eine Rechnung stellen; bei der Gutschift-Abrechnung stellt jedoch der Geschäftspartner Ihnen eine „umgekehrte” Rechnung aus.
Korrektur-Rechnung
Umgangssprachlich wird sie immer noch als „Gutschrift” bezeichnet. Dieser Begriff ist aber inzwischen eigentlich der Gutschrift-Abrechnung vorbehalten. Damit es nicht zu Verwechselungen kommt, wurde die handelsrechtliche Gutschrift (Ware wird zurückgegeben) nun Korrektur-Rechnung bzw. Rechnungskorrektur genannt.
Proforma-Rechnung
Die Proformarechnung fordert den Empfänger nicht zur Zahlung auf. Vielmehr wird sie zum Beispiel für kostenlose Lieferungen in Kulanzfällen oder aus Nachweisgründen im Falle innergemeinschaftlicher Lieferungen verwendet. Daraus folgt, dass für diesen Beleg keine Umsatzsteuer abgeführt wird und der Empfänger auch keine Vorsteuer abziehen kann.
Schluss-Rechnung
Die Schlussrechnung wird nach Abschluss von mehreren (Bau-)Abschnitten erstellt. Ihr gehen mehrere Teilrechnungen voraus. Die Schlussrechnung führt noch einmal alle Arbeiten auf und zieht am Ende der Rechnung alle Teilrechnungen (und -zahlungen) ab.
Teil-Rechnung
Im Gegensatz zur Abschlagrechnung, die für Zahlung vor Leistung benutzt wird, ist die Teilrechnung zu erstellen, wenn man nach einem Teil der Arbeiten (Leistung vor Zahlung) eine Teilzahlung anfordern möchte. Das wird häufig im Handwerks- und Baubereich verwendet. Daher gibt es die Teil-Rechnung bei Lexware nur in der Handwerker-Version (Lexware handwerk premium).