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Nummernkreise unterstützen Sie bei den Such- und Filterfunktionen in den EDV-Systemen. Üblicherweise werden sie nach Belegarten und Stammdaten aufgebaut.
Aufbau der Nummernkreise nach Belegarten:
- Verkaufsaufträge: Vom Kostenvoranschlag bis zur Rechnung eventuell noch weiter zur Rechnungskorrektur (früher “Gutschrift”)
- Einkaufsaufträge: Von der Bestellung bis zur Eingangsrechnung
Für jede Belegart ist ein eigener Nummernkreis vorgesehen. Belegnummern sollten stets einmalig und eindeutig sein, also keine Nummer sollte mehrfach vorkommen. Dazu verwendet man sinnvollerweise eine Systematik, die einen dabei unterstützt:
- Die ersten beiden Ziffern geben das Jahr an. Es könnten auch die ersten 4 Ziffern sein, aber Belegnummern, die das 22. Jahrhundert betreffen, werden sicher nicht mit Belegen des 21. Jahrhunderts verwechselt. Daher reicht “18” anstatt “2018”.
In Firmen mit extrem vielen Belegen (über 10.000 pro Monat) kann es sinnvoll sein, weitere zwei Ziffern für den Monat (01 bis 12) hinzuzufügen. Diese Firmen setzen aber vermutlich kein Lexware ein, sodass wir dies hier ausklammern. - Die dritte Ziffer gibt die Belegart an, also zum Beispiel:
- Kostenvoranschlag / Angebot
- Auftragsbestätigung
- Lieferschein
- Rechnung
- Rechnungskorrektur
- Bestellung
- Wareneingang
- Eingangsrechnung
- Gutschriftsabrechnung (Provisionsabrechnung)
In bestimmten Branchen kann es notwendig sein, weitere Belegarten abzugrenzen. In diesem Fall sollte die Belegnummer zweistellig gestaltet werden.
- Die nächsten Ziffern sind eine laufende Nummer. Diese ist davon abhängig, wie viele Belege man pro Jahr erwartet. Rechnet man mit etwa 1000 Belegen pro Jahr und Belegart, ist eine 4-stellige laufende Nummer ausreichend. Gerade Gründer sollten hier eher eine Stelle zu viel, statt eine zu wenig wählen.
Beispiele für Nummernkreise
| Beleg | Jahr | Beleg-Art | Laufende Nummer | Ergibt komplett |
|---|---|---|---|---|
| Kostenvoranschlag | 18 | 1 | 0001 | 1810001 |
| Lieferschein | 18 | 3 | 0123 | 1830123 |
| Rechnung | 18 | 4 | 1234 | 1841234 |
Im nächsten Jahr ändert sich das Jahr von “18” auf “19” und die laufende Nummer beginnt wieder bei “0001”.
Umsetzung in Lexware faktura+auftrag / warenwirtschaft:
Aktualisieren Sie den Nummernkreis nach jedem Zeitraumwechsel im Menü Verwaltung -> Nummernkreise.
HINWEIS: Belegnummern in Kombination mit Buchstaben oder anderen Zeichen (z. B. Bindestrich) sind in den Lexware Programmen nicht möglich.
Aufbau der Nummernkreise bei Kunden und Lieferanten:
Nummernkreise für Stammdaten dienen zum Beispiel der eindeutigen Zuordnung von Personen- und Artikeldaten. Im Regelfall ist es empfehlenswert, die Kundennummern aus der Warenwirtschaft identisch mit dem Debitorenkonto aus der Buchhaltung zu vergeben. Der Standard DATEV® Kontenplan reserviert für Kunden / Debitoren den Nummernkreis zwischen 10.000 und 69.999; Lieferanten / Kreditoren werden dann zwischen 70.0000 und 99.999 untergebracht. Hat man mehr als 60.000 Kunden, könnte man die Trennung z.B. auf 10.000-79999 und 80.000-99.999 verschieben. Es sollte aber immer eine strickte Trennung erfolgen; ein Mischen der Debitore und Kreditoren könnte fehlerhafte Auswertungen hervorrufen.
Reicht die Verschiebung nicht aus, sollte man die Einstellung “Kundennummer = Debitorennummer” aufgeben. Man weist dann eine sechs- oder mehrstellige Kundennummer einem “Sammel-Debitorenkonto” zu.
Aufbau der Nummernkreise bei Artikeln und Projekten:
Für Artikel, Materialien und Projekte gibt es keine allgemein gültigen Regeln. Hier ist der Nummernkreis auf das Ordnungssystem in Ihrem Unternehmen abgestimmt.