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Erstattungsverfahren ab Januar 2016

Ab dem 1. Januar 2016 werden die Mel­de­ver­fah­ren in der Sozialversicherung neu or­ga­ni­siert. Die Änderungen zum Jahreswechsel be­tref­fen auch das Erstattungsverfahren nach dem Auf­wen­dungs­aus­gleichs­ge­setz (AAG).

In der Praxis kommt es insbesondere bei größeren Betrieben regelmäßig zu Abweichungen zwischen den Angaben der Arbeitgeber in den Erstattungsanträgen und den Berechnungen der Er­stat­tung durch die Krankenkassen. Ohne eine detaillierte inhaltliche Rückmeldung zu den Abweichungen können die Arbeitgeber diese nur schwer dem einzelnen Beschäftigten zuordnen. Dies führt zu erheblichem Aufwand, um die tatsächlichen Er­stat­tungs­grund­la­gen festzustellen.

Ab 1. Januar 2016 erstatten die Krankenkassen Rückmeldungen, wenn sie Ab­wei­chun­gen zwischen dem ursprünglich beantragten Erstattungsbetrag und dem von der Kran­ken­kas­se berechneten Erstattungsbetrag feststellen.

Falls kein abweichender Betrag registriert wird, gibt es auch keine Rückmeldung. Wenn ein Antrag vollständig abgelehnt werden muss, wird dies wie bisher direkt zwischen der Kran­ken­kas­se und dem Arbeitgeber außerhalb des Dialogverfahrens geklärt.

Maschinelles Erstattungsverfahren

Das elektronische Erstattungsverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz ist als Dialogverfahren ausgestaltet. Auch die Rückmeldung zu Abweichungen im Er­stat­tungs­be­trag wird durch Datenübertragung übermittelt. Dadurch werden Systembrüche im Ver­fah­ren vermieden.

Neu: Datensatz und Datenbaustein „Rückmeldung“

Die erforderlichen Rückmeldungen erfolgen ab 1. Januar 2016 mit dem Datensatz Rückmeldung AAG (DSRA) und dem Datenbaustein Rückmeldung AAG (DBRA).

Darüber hinaus enthalten die Rückmeldungen an Arbeitgeber den Datenbaustein Ansprechpartner (DBAP).

Neben den Angaben zum betroffenen Antrag und weiteren Datenfeldern werden der beantragte und der festgestellte Betrag mitgeteilt.

Der Grund für die Abweichung wird wie folgt benannt:
01 Erstattungssatz nicht korrekt
02 Erstattungszeitraum abweichend vom Beschäftigungszeitraum
03 Erstattung U1 über RV-BBG-OST beantragt und auf RV-BBG-OST reduziert (Satzungsregelung)
04 Erstattung U1 über der RV-BBG-West beantragt und auf RV-BBG-West re­du­ziert (Satzungsregelung)
05 Kürzung wegen des Bezuges einer Entgeltersatzleistung
06 Erstattungszeitraum fällt in den Wartezeitraum (28 Tage seit Aufnahme der Beschäftigung)
07 Erstattungszeitraum abweichend zum bestehenden EFZ-Anspruch (z. B. Höchst­an­spruchs­dau­er überschritten)
08 Erstattung für den ersten Tag der AU beantragt, an dem aber noch gearbeitet wurde
09 Erstattungszeitraum abweichend zum Mutterschaftsgeldzeitraum
10 Mutterschaftsgeld nicht korrekt berücksichtigt
11 GSV-Beitrag im Erstattungsbetrag nicht pauschal berücksichtigt
12 GSV-Beitrag im Erstattungsbetrag nicht in tatsächlicher Höhe berücksichtigt
13 Antrag umfasste bereits erstattete Zeiträume
14 Sonstiges

Weitere Änderungen im AAG-Verfahren

Ab dem 1. Januar 2016 ist auch im Antragsverfahren auf Erstattung nach dem AAG ei­ne Datensatz-ID aufzunehmen, die dem Aufbau der Datensatz-ID im DEÜV-Mel­de­ver­fah­ren entspricht. Da die bisher in der Datensatzbeschreibung vorgehaltene Datensatz-​ID dieser Anforderung nicht entspricht, wird dieses Feld in ein Reservefeld um­ge­wan­delt und ein neues Feld für die Datensatz-ID in der Datensatzbeschreibung auf­ge­nom­men.

Datensatz-ID, Prod-/Mod-ID, neue Felder

Analog dem DEÜV-Meldeverfahren wird im Antragsverfahren auf Erstattung nach dem AAG ab dem 1. Januar 2016 zur Identifikation des vom Arbeitgeber verwendeten Ent­gelt­ab­rech­nungs­pro­gramms die sogenannte Prod-/Mod-ID im Datensatz Erstattungen (DSER) aufgenommen.

Bestandsprüfungen

Bestandsprüfungen werden zum 1. Januar 2016 sukzessive für DEÜV-Meldungen, im AAG-Verfahren und im Zahlstellenmeldeverfahren aufgenommen.

Soweit ein Antrag des Arbeitgebers nicht mit den Bestandsdaten der Krankenkasse über­ein­stimmt, ist er zukünftig zurückzuweisen. Bestandsfehler sind beispielsweise, dass der Betrieb nicht am Umlageverfahren teilnimmt oder der beantragte Zeitraum der Erstattung (teilweise) außerhalb des Beschäftigungszeitraums liegt. Die Be­stands­prü­fun­gen im AAG-Verfahren sollen voraussichtlich erst zum 1. Januar 2017 greifen.

Meldungen aus Bestandsprüfungen werden mit dem neuen Datenbaustein Be­stands­prü­fun­gen (DBBF) übermittelt. Im Datensatz Erstattungen (DSER) wird dazu ein neues Kenn­zei­chen genutzt, das anzeigt, ob der neu implementierte DBBF vorhanden ist.

Arbeitgeberzuwendungen an berufsständische Versorgungseinrichtungen

Neu aufgenommen wird ab 1. Januar 2016 im AAG-Antrag ein Feld zur Ausweisung der Arbeitgeberzuwendungen zu einer be­rufs­stän­di­schen Versorgungseinrichtung bzw. für den erstattungsfähigen Arbeitgeberanteil zur betrieblichen Altersvorsorge.

In der Praxis sorgen erstattungsfähige Arbeitgeberzuwendungen zu einer be­rufs­stän­di­schen Versorgungseinrichtung bzw. zur betrieblichen Altersvorsorge, die bislang im Feld „Fortgezahltes Bruttoarbeitsentgelt“ mit dem regulär fortgezahlten Arbeitsentgelt ku­mu­liert angegeben werden sollen, immer wieder für Irritationen und Nachfragen der Kran­ken­kas­sen bei den Arbeitgebern. Insofern sollen diese erstattungsfähigen Anteile se­pa­rat aus­ge­wie­sen werden. Die Datenbausteine Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen Ar­beits­un­fä­hig­keit (DBAU) und Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen Be­schäf­ti­gungs­ver­bot (DBBT) werden deshalb jeweils um ein entsprechendes Feld erweitert.

Neue Versionsnummer 04

Aufgrund der vorgenommenen Änderungen in der Datensatzbeschreibung ist eine Anpas­sung der Versionsnummer erforderlich. Daher muss die neue Ver­si­ons­num­mer „04“ in den Anträgen auf Erstattung nach dem AAG ab dem 1. Januar 2016 angegeben werden.

Anträge, die von den Arbeitgebern ab dem 1. Januar 2016 noch in der alten Ver­si­on „03“ abgegeben werden, sind von den Datenannahmestellen der Krankenkassen bis zum 31. März 2016 in die Version „04“ zu konvertieren.

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