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Seit dem 1. Januar 2016 wurden die Meldeverfahren in der Sozialversicherung neu organisiert. Die Änderungen zum Jahreswechsel betreffen auch das Erstattungsverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG).
In der Praxis kommt es insbesondere bei größeren Betrieben regelmäßig zu Abweichungen zwischen den Angaben der Arbeitgeber in den Erstattungsanträgen und den Berechnungen der Erstattung durch die Krankenkassen. Ohne eine detaillierte inhaltliche Rückmeldung zu den Abweichungen können die Arbeitgeber diese nur schwer dem einzelnen Beschäftigten zuordnen. Dies führt zu erheblichem Aufwand, um die tatsächlichen Erstattungsgrundlagen festzustellen.
Seit 1. Januar 2016 erstatten die Krankenkassen Rückmeldungen, wenn sie Abweichungen zwischen dem ursprünglich beantragten Erstattungsbetrag und dem von der Krankenkasse berechneten Erstattungsbetrag feststellen.
Falls kein abweichender Betrag registriert wird, gibt es auch keine Rückmeldung. Wenn ein Antrag vollständig abgelehnt werden muss, wird dies wie bisher direkt zwischen der Krankenkasse und dem Arbeitgeber außerhalb des Dialogverfahrens geklärt.
Maschinelles Erstattungsverfahren
Das elektronische Erstattungsverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz ist als Dialogverfahren ausgestaltet. Auch die Rückmeldung zu Abweichungen im Erstattungsbetrag wird durch Datenübertragung übermittelt. Dadurch werden Systembrüche im Verfahren vermieden.
Neu: Datensatz und Datenbaustein „Rückmeldung“
Die erforderlichen Rückmeldungen erfolgen ab 1. Januar 2016 mit dem Datensatz Rückmeldung AAG (DSRA) und dem Datenbaustein Rückmeldung AAG (DBRA).
Darüber hinaus enthalten die Rückmeldungen an Arbeitgeber den Datenbaustein Ansprechpartner (DBAP).
Neben den Angaben zum betroffenen Antrag und weiteren Datenfeldern werden der beantragte und der festgestellte Betrag mitgeteilt.
| Der Grund für die Abweichung wird wie folgt benannt: | |
|---|---|
| 01 | Erstattungssatz nicht korrekt |
| 02 | Erstattungszeitraum abweichend vom Beschäftigungszeitraum |
| 03 | Erstattung U1 über RV-BBG-OST beantragt und auf RV-BBG-OST reduziert (Satzungsregelung) |
| 04 | Erstattung U1 über der RV-BBG-West beantragt und auf RV-BBG-West reduziert (Satzungsregelung) |
| 05 | Kürzung wegen des Bezuges einer Entgeltersatzleistung |
| 06 | Erstattungszeitraum fällt in den Wartezeitraum (28 Tage seit Aufnahme der Beschäftigung) |
| 07 | Erstattungszeitraum abweichend zum bestehenden EFZ-Anspruch (z. B. Höchstanspruchsdauer überschritten) |
| 08 | Erstattung für den ersten Tag der AU beantragt, an dem aber noch gearbeitet wurde |
| 09 | Erstattungszeitraum abweichend zum Mutterschaftsgeldzeitraum |
| 10 | Mutterschaftsgeld nicht korrekt berücksichtigt |
| 11 | GSV-Beitrag im Erstattungsbetrag nicht pauschal berücksichtigt |
| 12 | GSV-Beitrag im Erstattungsbetrag nicht in tatsächlicher Höhe berücksichtigt |
| 13 | Antrag umfasste bereits erstattete Zeiträume |
| 14 | Sonstiges |
Weitere Änderungen im AAG-Verfahren
Ab dem 1. Januar 2016 ist auch im Antragsverfahren auf Erstattung nach dem AAG eine Datensatz-ID aufzunehmen, die dem Aufbau der Datensatz-ID im DEÜV-Meldeverfahren entspricht. Da die bisher in der Datensatzbeschreibung vorgehaltene Datensatz-ID dieser Anforderung nicht entspricht, wird dieses Feld in ein Reservefeld umgewandelt und ein neues Feld für die Datensatz-ID in der Datensatzbeschreibung aufgenommen.
Datensatz-ID, Prod-/Mod-ID, neue Felder
Analog dem DEÜV-Meldeverfahren wird im Antragsverfahren auf Erstattung nach dem AAG ab dem 1. Januar 2016 zur Identifikation des vom Arbeitgeber verwendeten Entgeltabrechnungsprogramms die sogenannte Prod-/Mod-ID im Datensatz Erstattungen (DSER) aufgenommen.
Bestandsprüfungen
Bestandsprüfungen werden zum 1. Januar 2016 sukzessive für DEÜV-Meldungen, im AAG-Verfahren und im Zahlstellenmeldeverfahren aufgenommen.
Soweit ein Antrag des Arbeitgebers nicht mit den Bestandsdaten der Krankenkasse übereinstimmt, ist er zukünftig zurückzuweisen. Bestandsfehler sind beispielsweise, dass der Betrieb nicht am Umlageverfahren teilnimmt oder der beantragte Zeitraum der Erstattung (teilweise) außerhalb des Beschäftigungszeitraums liegt. Die Bestandsprüfungen im AAG-Verfahren sollen voraussichtlich erst zum 1. Januar 2017 greifen.
Meldungen aus Bestandsprüfungen werden mit dem neuen Datenbaustein Bestandsprüfungen (DBBF) übermittelt. Im Datensatz Erstattungen (DSER) wird dazu ein neues Kennzeichen genutzt, das anzeigt, ob der neu implementierte DBBF vorhanden ist.
Arbeitgeberzuwendungen an berufsständische Versorgungseinrichtungen
Neu aufgenommen wird ab 1. Januar 2016 im AAG-Antrag ein Feld zur Ausweisung der Arbeitgeberzuwendungen zu einer berufsständischen Versorgungseinrichtung bzw. für den erstattungsfähigen Arbeitgeberanteil zur betrieblichen Altersvorsorge.
In der Praxis sorgen erstattungsfähige Arbeitgeberzuwendungen zu einer berufsständischen Versorgungseinrichtung bzw. zur betrieblichen Altersvorsorge, die bislang im Feld „Fortgezahltes Bruttoarbeitsentgelt“ mit dem regulär fortgezahlten Arbeitsentgelt kumuliert angegeben werden sollen, immer wieder für Irritationen und Nachfragen der Krankenkassen bei den Arbeitgebern. Insofern sollen diese erstattungsfähigen Anteile separat ausgewiesen werden. Die Datenbausteine Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen Arbeitsunfähigkeit (DBAU) und Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen Beschäftigungsverbot (DBBT) werden deshalb jeweils um ein entsprechendes Feld erweitert.
Neue Versionsnummer 04
Aufgrund der vorgenommenen Änderungen in der Datensatzbeschreibung ist eine Anpassung der Versionsnummer erforderlich. Daher muss die neue Versionsnummer „04“ in den Anträgen auf Erstattung nach dem AAG ab dem 1. Januar 2016 angegeben werden.
Anträge, die von den Arbeitgebern ab dem 1. Januar 2016 noch in der alten Version „03“ abgegeben werden, sind von den Datenannahmestellen der Krankenkassen bis zum 31. März 2016 in die Version „04“ zu konvertieren.