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ZUGFeRD (“Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”) ist eine Spezifikation für das gleichnamige Format elektronischer Rechnungen. Am 25. Juni 2014 wurde die Version 1.0 der Spezifikation veröffentlicht.
Ziel von ZUGFeRD
ZUGFeRD-konforme Rechnungen sollen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung schnell, komfortabel und einfach elektronisch ausgetauscht werden. Die Zielgruppe von ZUGFeRD sind neben großen und mittleren Unternehmen sowie der öffentlichen Verwaltung insbesondere auch kleine und kleinste Unternehmen, die wenige Rechnungen pro Jahr an einen Partner stellen oder sogar mit Partnern zu tun haben, mit denen keine regelmäßigen Geschäftskontakte bestehen. Dabei wird erwartet, dass durch das neue ZUGFeRD-Format nicht nur die Kosten der Rechnungsstellung aufgrund des Wegfalls von Material und Portokosten sowie einer automatischen Verarbeitung stark reduziert bis komplett eliminiert werden, sondern auch das Rechnungswesen in Zukunft durch optimierte Prozesse wesentlich effizienter wird.
Das ZUGFeRD Konzept
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht im Wesentlichen aus zwei Teilen: Aus einer visuellen Darstellung der Rechnung für den Menschen und aus maschinenlesbaren strukturierten Daten. Die visuelle Darstellung der Rechnung erfolgt in Form von PDF/A-3. Die maschinenlesbaren strukturierten Daten im XML-Format werden dem PDF/A-3 als Anhang beigefügt. Somit dient das PDF als Container sowohl für die visuelle Darstellung als auch für die strukturierten Daten im XML-Format.
Um elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD-Standard zu erzeugen, auszulesen und weiterzuverarbeiten, wird entsprechende Software benötigt.
XRechnung
XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das als Standard für elektronische Rechnungen eingeführt wurde.
Die komplette Spezifikation können Sie hier herunterladen.
Umsetzung in Lexware
In Lexware Faktura+Auftrag, sowie Lexware Warenwirtschaft pro bzw. premium und den Handwerker-Versionen von Lexware wird die XRechnung und das ZUGFeRD-Verfahren seit dem Januar-Update 2020 angeboten. Wie das alles funktioniert, ist in diesem Video beschrieben:
XRechnung überträgt keine Bankverbindung:
Die XRechnung wird ordnungsgemäß übertragen, aber der Empfänger lehnt sie ab, weil keine Bankverbindung mit übertragen wurde. Was hier falsch eingestellt wurde, wird in diesem Video gezeigt:
Besonderheiten XRechnung bei der Deutschen Bahn:
Die Deutsche Bahn hält sich nicht an den Standard der XRechnung, sondern fordert ein erweitertes Format, in dem einige “Kann-Felder” als “Muss-Felder” definiert wurden. Wie man das umsetzt, wird in diesem Video beschrieben:
Sehr geehrte Damen und Herren,
uns ist es unergründlich, weshalb Lexware den Standard ZUGFeRD nicht in seinen Programm umsetzt. Was nutzt es, wenn alle über Digitalisierung und Standards reden, jedoch die Softwarehersteller nicht reagieren. Die Bauindustrie hat sich auf ZUGFeRD als Standard verständigt. Wir wollen von unseren Lieferanten ZUGFeRD-Rechnungen, viele unserer Lieferanten würden dies gerne unterstützen, nur fehlt ihnen die Umsetzung im System. Wir haben mehrere kleinere Lieferanten, die uns z.T. >1.000 Rechnungen p.a. noch in Papierform senden – nur weil Lexware einen offiziellen Standard noch nicht umgesetzt hat. So kommen wir in Deutschland mit der Digitalisierung leider nicht voran. Wir würden uns daher freuen, wenn Ihr Unternehmen aktiv in dieser Hinsicht voran schreitet und ZUGFeRD umsetzt.
Mit freundlichen Grüßen
ppa.Reinhold Wittenberg
Lexware schreibt dazu auf seiner Seite:
das Thema ZUGFeRD und X-Rechnung steht auf der Agenda.
Eine Verpflichtung, ZUGFeRD als elektronisches Rechnungsformat einzusetzen, besteht nicht.
Hier gibt es durchgehend auch Entwicklungen, z.B. bei ZUGFeRD 2.0, deshalb ist abzuwarten, wie die Entwicklung dahingehend abgeschlossen sein wird.
Bis jetzt ist es tatsächlich so, dass hier nur geringfügig Nachfrage besteht.
Lexware hat das Thema auf dem Radar und wird die Entwicklung beobachten.
Lexware hat das Thema aber auf jeden Fall auf dem Schirm, bis 2020 wird es wahrscheinlich auch mehr Klarheit (Gesetzgeber) geben und eine Umsetzung in Lexware forciert.
Dem muss ich widersprechen. ZUGFeRD 2.0 ist schon seit drei Monaten frei gegeben. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen sind seit mehr als fünf Jahren gegeben. Wenn die ERP-Hersteller wie sie es nicht umsetzen und kommt auch keine Bewegung in den Markt. Wie bereits geschrieben, hat sich die gesamte Bauindustrie auf ZUGFeRD verständigt. Nur bei Nachfragen bei unseren Lieferanten bekommen wir häufig die Antwort, kann unser ERP-System nicht. Da werden auch nicht alle Nachfragen bei ihnen landen. So kommen wir in Deutschland mit der Digitalisierung nicht voran. Ich kann Ihnen gerne den offiziellen Flyer der Bauindustrie zukommen lassen.
Ich kann Ihnen nur den “Status quo” von heute nennen. Bisher gilt das Vorgenannte; ich gehe aber davon aus, dass Lexware die Entwicklungen weiter im Auge behalten wird, und die Schnittstelle in einer der künftigen Versionen implementieren wird. Übrigens: Wir sind nicht Lexware, sondern “nur” ein Dienstleister, der Lexware Software, Formulare und Erweiterungen anbietet.
Das hängt ja nicht nur an ZUGFeRD. Da ist überall, insbesondere auch in der öffentlichen Verwaltung, noch sehr viel Luft nach oben.
Auch wir würden gerne Zugferd anwenden
Im obigen Beitrag steht: UPDATE 16.05.2019: ZUGFeRD befindet sich laut Aussage von Lexware für die Versionen 2020 in der Planung.
Ich muß Herrn Wittenberg hier ausdrücklich und in allen Punkten Recht geben. Es ist Stand 06/2019 nichts passiert bei Lexware! Sie, Herr Netzel, trifft keine direkte Schuld an der Misere. Ihre Methode (in verschiedenen Foren) dieses Thema ZugfeRD oder EDI für Lexware ständig kleinzureden finde ich jedoch eher kontraproduktiv. Mit Ihren Aussagen wie “auf dem Schirm haben”, “intensiv beobachten” kann ein Unternehmen leider nichts anfangen.
Ich rede das Thema nicht klein, aber man muss es auch nicht größer reden, als es ist. Im Forum taucht das Thema 1-2 mal im Jahr auf. Dennoch hat sich Lexware entschieden, die Schnittstelle nunmehr zu integrieren.
Nun ist ZUGFeRD drin, aber leider nur mit Anbindung an externen Dienstleister mit entsprechenden Zusatzkosten. Bekomme ich da auch gleich einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung nach DSGVO dazu?
Ich verstehe nicht, warum ZUGFeRD nicht direkt in die Software integriert wurde. Lexware kann PDF/A, Lexware kann XML. ZUGFeRD ist PDF/A + eingebettetes XML. Sollte ja jetzt keine Hirnchirurgie sein, aber so könnte man den Kunden ja nicht noch vermeintliche Mehrwerte für 25ct je Rechnung verkaufen.
Sie übersehen, dass ein ZUGFeRD-Beleg digital zertifiziert werden muss. Das wird über den externen Dienstleister erledigt und natürlich gibt es zu diesem Zweck auch einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß der EU-DSGVO.
Eine digitale Signatur ist für elektronische Rechnungen grundsätzlich _keineswegs_ zwingend erforderlich, sondern kann, neben “innerbetrieblichen Kontrollverfahren” angewendet werden, um die Unversehrtheit des Rechnungsinhaltes zu gewährleisten (§ 14 UStG) . Auch sehen weder die ZUGFeRD-Spezifikation noch die XRechnung-Spezifikation eine solche digitale Signatur vor. Davon abgesehen ist hierfür kein externer Dienstleister erforderlich, sofern entsprechende Signaturkarten bereits im eigenen Hause vorhanden sind. Die Implementierung im Lexware bleibt somit mangelhaft, solange eine Ausstellung von elektronischen Rechnungen nach o.g. Spezifikationen _ausschließlich_ über einen externen Dienstleister erfolgen kann.
Der externe Dienstleister ist völlig unnötig und produziert nur unnötige Kosten. Von den Lieferanten, von denen wir aktuell ZUGFeRD-Rechnungen erhalten (> 25 Lieferanten), bekommen wir keine mit digitaler Signatur. Die Signatur ist, wie bereits schon oben erwähnt keinerlei Voraussetzung für elektronische Rechnungen. Wir bekommen unsere Rechnungen per E-Mail. Dies lässt sich sehr einfach in ERP-Programmen steuern und reduziert die Kosten. Lexmark macht dies unnötig kompliziert und damit auch teuer für seine Kunden. Haben wir bei noch keinen anderen ERP-System so gehört. Hier besteht dringend Handlungsbedarf seitens Lexware.
Nur digital signierte Rechnungen sind manipulationssicher und genügen den gesetzlichen Anforderungen für die Langzeitarchivierung. Normale Rechnungen per E-Mail haben weder etwas mit xRechnung noch mit ZUGFeRD zu tun. Und wenn man die Kommentare und Dienstanweisungen zum § 14 UStG richtig liest, wird man auch die digitale Signatur finden, die hier dringend empfohlen wird, um die “Unversehrtheit” zu garantieren.
Stimmt so nicht, ganz einfach! Es können digitale Signaturen verwendet werden, es besteht jedoch keinerlei Verpflichtung hierzu. Wir erhalten unsignierte Rechnungen von DAX-Unternehmen! Digitale Rechnungen sind völlig überzogen! Jetzt sollen wir von unseren “kleinen” Lieferanten (keine Deklassierung :-)) signierte Rechnungen erhalten und die großen Lieferanten schicken uns unsignierte? So kommen wir mit der Digitalisierung in Deutschland nicht voran. Gerade für Kleinunternehmen werden von Lexware unnötige Hürden eingebaut, die keiner will und benötigt! Wenn es Ihnen so wichtig wäre, hätten Sie das mit einer Option lösen können! Und nicht grundsätzlich über den Köpfen Ihrer Kunden festgelegt. Meiner Meinung nach, geht man so nicht mit seinen Kunden um. Bei einer Option liegt die Entscheidung beim Kunden und nicht bei Lexware! Hier ist ein Umdenken erforderlich.
Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhaltes und die Lesbarkeit der Rechnung müssen durch innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können, gewährleistet sein (§ 14 Absatz 1 UStG). Dies kann auch mittels qualifizierter elektronischer Signatur oder elektronischem Datenaustausch erfolgen (§ 14 Absatz 3 UStG).
Gerade die von Ihnen erwähnten Kleinunternehmer sind im Regelfall gar nicht ausreichend qualifiziert, ein innerbetriebliches Kontrollverfahren revisionssicher aufzubauen. Daher hat sich Lexware für die Signatur entschieden.
Es macht auch keinen Sinn, das hier mit uns zu diskutieren. Das ist eine Entscheidung von Lexware. Wir sind zwar zertifizierter Lexware Fachhändler, aber haben auf Entscheidungen von Lexware keinen Einfluss.