Rechnungsabgrenzung einfach erklärt

Die Rechnungsabgrenzung sorgt dafür, dass Aufwendungen und Erträge dem richtigen Zeitraum zugeordnet werden. Ziel ist eine sogenannte periodengerechte Gewinnermittlung.

Sie ist ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung und wird insbesondere zum Jahresende durchgeführt, kann aber auch monatlich sinnvoll sein.

Warum ist Rechnungsabgrenzung notwendig?

In der Praxis fallen Zahlungen oft nicht in dem Zeitraum an, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Ohne Korrektur würde das Ergebnis verfälscht.

Die Rechnungsabgrenzung stellt sicher, dass die Werte korrekt in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erscheinen und die Bilanz richtig dargestellt wird.

Aktive Rechnungsabgrenzung (aRAP)

Eine aktive Rechnungsabgrenzung liegt vor, wenn eine Zahlung bereits erfolgt ist, der Aufwand aber wirtschaftlich erst in das nächste Jahr gehört.

Beispiel

Die Miete für Januar wird bereits im Dezember bezahlt. Die Zahlung gehört also zum alten Jahr, der Aufwand aber zum neuen Jahr.

Praxis (SKR 03 / SKR 04)

Rechnungseingang (Dezember):

Miete an Kreditor

Zahlung:

Kreditor an Bank

Jahresabschluss:

aRAP (980 / 1900) an Miete

Folgejahr (Auflösung):

Miete an aRAP

Lösung: Der Aufwand wird zunächst „neutralisiert“ und als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten (aRAP) in der Bilanz ausgewiesen.

Im neuen Jahr wird der Betrag dann wieder als Aufwand gebucht.

Passive Rechnungsabgrenzung (pRAP)

Eine passive Rechnungsabgrenzung entsteht, wenn Einnahmen bereits im alten Jahr verbucht wurden, der zugehörige Ertrag aber erst im neuen Jahr entsteht.

Beispiel

Ein Kunde zahlt im Dezember für eine Leistung, die erst im nächsten Jahr erbracht wird.

Praxis (SKR 03 / SKR 04)

Rechnungsausgang (Dezember):

Debitor an Erlöse

Zahlung:

Bank an Debitor

Jahresabschluss:

Erlöse an pRAP (990 / 3900)

Folgejahr (Auflösung):

pRAP an Erlöse

Lösung: Der Ertrag wird teilweise zurückgestellt und als passiver Rechnungsabgrenzungsposten (pRAP) ausgewiesen.

Im neuen Jahr wird dieser Betrag dann als Ertrag gebucht.

Unterschied zwischen aRAP und pRAP

• aRAP: Zahlung erfolgt jetzt, Aufwand später
• pRAP: Zahlung erfolgt jetzt, Ertrag später

Rechnungsabgrenzung und Umsatzsteuer

Die Abgrenzung erfolgt grundsätzlich inklusive Umsatzsteuer. Bei Anzahlungen kann es erforderlich sein, die Umsatzsteuer anteilig zu korrigieren.

Praxis-Hinweis Umsatzsteuer

Bei Anzahlungen kommen häufig folgende Konten zum Einsatz:

• Erhaltene Anzahlungen 19 % (1718 / 3272)
• Geleistete Anzahlungen 19 % (1518 / 1186)

Rechtliche Grundlagen

Die Pflicht zur Rechnungsabgrenzung ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch. Weitere Informationen finden Sie in § 250 HGB.

Bedeutung in der Praxis

Die Rechnungsabgrenzung sorgt dafür, dass Unternehmen ihre Ergebnisse korrekt darstellen. Ohne sie wären Gewinne oder Verluste einzelner Jahre oft verzerrt.

Gerade für Auswertungen und Vergleiche ist eine saubere Abgrenzung daher unerlässlich.

Fazit

Die Rechnungsabgrenzung ist ein zentrales Prinzip der Buchhaltung. Sie stellt sicher, dass Aufwendungen und Erträge dem richtigen Zeitraum zugeordnet werden und der Jahresabschluss ein realistisches Bild liefert.