Ablagesystem

Um schnell und einfach von der Buchhaltung zum entsprechenden Beleg und umgekehrt zu kommen, empfiehlt sich folgendes Ablagesystem:

Legen Sie jeweils für jede Firma, für jedes Wirtschaftsjahr und für jeden Buchungskreis einen getrennten Ordner an. Sollten für einige Ordner nur wenige Belege existieren, können sie diese auch zusammenlegen und mit Trennpappen trennen.

Innerhalb der Ordner werden die Belege nach der Belegnummer sortiert (die Belegnummer „1“ nach unten).

• Einnahmen–Überschuss-Rechner: Für Eingangs- und Ausgangsrechnungen gibt es keine Buchungskreise (und damit auch keine Ordner), die Rechnungen sind immer ein Anhang zu einer Zahlung in der Bank oder der Kasse und werden auch hier abgelegt.
• Bilanzierer: Hier gibt es für Eingangs- und Ausgangsrechnungen extra Buchungskreise (und damit auch extra Ordner), die Rechnungen gehören nicht in den Ordner für Bank oder Kasse.
  • Wenn Sie sehr viele Eingangs- (aber auch Ausgangs-) -rechnungen haben, können Sie nach Alphabet und Lieferant getrennt extra einen Lieferanten- und / oder Kundenordner anlegen und hier nach Datum sortiert eine Kopie der Rechnungen ablegen.
  • Ebenso können Sie bei Kostenstellen, Kostenträgern oder Objekten (Baustellen) mit den Rechnungen und Kassenbelegen verfahren.