Um schnell und einfach von der Buchhaltung zum entsprechenden Beleg und umgekehrt zu kommen, empfiehlt sich folgendes Ablagesystem:
Legen Sie jeweils für jede Firma, für jedes Wirtschaftsjahr und für jeden Buchungskreis einen getrennten Ordner an. Sollten für einige Ordner nur wenige Belege existieren, können sie diese auch zusammenlegen und mit Trennpappen trennen.
Innerhalb der Ordner werden die Belege nach der Belegnummer sortiert (die Belegnummer „1“ nach unten).
- Einnahmen–Überschuss-Rechner: Für Eingangs- und Ausgangsrechnungen gibt es keine Buchungskreise (und damit auch keine Ordner), die Rechnungen sind immer ein Anhang zu einer Zahlung in der Bank oder der Kasse und werden auch hier abgelegt.
- Bilanzierer: Hier gibt es für Eingangs- und Ausgangsrechnungen extra Buchungskreise (und damit auch extra Ordner), die Rechnungen gehören nicht in den Ordner für Bank oder Kasse.
- Wenn Sie sehr viele Eingangs- (aber auch Ausgangs-) -rechnungen haben, können Sie nach Alphabet und Lieferant getrennt extra einen Lieferanten- und / oder Kundenordner anlegen und hier nach Datum sortiert eine Kopie der Rechnungen ablegen.
- Ebenso können Sie bei Kostenstellen, Kostenträgern oder Objekten (Baustellen) mit den Rechnungen und Kassenbelegen verfahren.
Veröffentlicht bzw. zuletzt aktualisiert am 29. Juni 2014
Über den Autor
Udo Netzel
Udo Netzel ist Geschäftsführer der
BUNDEO Verwaltungs-GmbH, die als Komplementärin für die
LexSHOP GmbH & Co.KG, sowie die
LexUSER GmbH & Co.KG fungiert. Er erledigt seit über 25 Jahren Finanz- und Lohnbuchführung für seine Mandanten. Seit 1997 wird dazu die Software (ursprünglich "financial office", heute "neue Steuerkanzlei") aus dem Hause Lexware eingesetzt. Ebenfalls seit dieser Zeit ist er in den Kunden-Foren von Lexware beratend tätig. Als "Erfinder" der Sonderhomepage, dieses LexWIKI und Mitinitiator der LexUSER-Treffen hat er sich bei den Lexware Anwendern einen Namen gemacht. Zudem ist er Silber Lexware Partner.
Nebenbei - nein eigentlich ist es ein zweiter Hauptberuf - ist er Vorstands-Vorsitzender der
CEFOMEC Fondation, einer gemeinnützigen Organisation, die sich in Kamerun unter anderem um den Bau eines Krankenhauses engagiert.
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