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Dienstwagen-Abrechnung

Lohnbuchführung
Überlässt ein Arbeitgeber einem Mitarbeiter einen Pkw auch zur privaten Nutzung, so liegt darin ein steuerpflichtiger Sachbezug. Der private Nutzungswert ist als Arbeitslohn zu versteuern. Neben dem Einzelnachweis hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, den Nutzungswert pauschal mit 1% des auf volle 100 EUR abgerundeten Bruttolistenpreises (Listenpreis plus Sonderausstattung inkl. Umsatzsteuer) zuzüglich eines Zuschlages für die gefahrenen Kilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte anzusetzen. Die Anwendung der 1%-Regel wird durch das Programm unterstützt.

Ein-Prozent-Methode

Ein Mitarbeiter erhält einen Dienstwagen nach der 1 %-Regel als geldwerten Vorteil, trägt aber einen Teil des Leasingsraten als Eigenanteil selbst. Wie kann man dies im Programm abrechnen?

Wird einem Mitarbeiter ein Dienstwagen überlassen, kann vereinbart werden, dass der Mitarbeiter einen bestimmten Eigenanteil selbst trägt. Zuzahlungen des Mitarbeiters sind zu den Anschaffungskosten oder zu den laufenden Betriebskosten möglich. Ein Eigenanteil des Mitarbeiters mindert den aus dem Dienstwagen entstehenden geldwerten Vorteil.

Zuzahlungen zu den Anschaffungskosten können laufend oder auch als einmalige Zahlung erfolgen.
Zuzahlungen des Mitarbeiters zu den Anschaffungskosten mindern den geldwerten Vorteil für Privatfahrten. Sie können nur im Kalenderjahr der Zahlung auf den geldwerten Vorteil angerechnet werden. Übersteigt die Zuzahlung den im Jahr der Zahlung anzusetzenden geldwerten Vorteil, kann der nicht verbrauchte Rest der Zuzahlung nicht auf das Folgejahr übertragen werden.

Zuzahlungen zu den Betriebskosten erfolgen als laufende (monatliche) Zahlungen. Es sind pauschale Zuzahlungen (fester Monatsbetrag) oder kilometer- bzw. nutzungsbezogene Zuzahlungen möglich. Sie müssen aus versteuertem Arbeitslohn erfolgen. Zuzahlungen zu den Betriebskosten mindern den geldwerten Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

Zuzahlungen zu den Anschaffungskosten werden im Bereich Dienstwagen im Feld Monatlicher Eigenanteil des Mitarbeiters unterhalb des Listenpreises eingegeben. Es kann nur ein monatlicher Betrag eingegeben werden. Erfolgt die Zuzahlung als Einmalzahlung muss der Betrag auf die Monate des Jahres aufgeteilt werden. Erhält z. B. der Mitarbeiter im März einen Dienstwagen, zu dessen Anschaffung er 3.290 EUR zuzahlt, sind von März – Dezember jeweils 329 EUR Eigenanteil einzugeben. Der geldwerte Vorteil für Privatfahrten (1 % des Listenpreises) wird um den Eigenanteil reduziert. Beträgt der Listenpreis z. B. 48.000 EUR und der monatliche Eigenanteil 329 EUR, verbleibt noch ein geldwerter Vorteil von 151 EUR (480 EUR – 329 EUR) in der Lohnart 9011.

Zuzahlungen zu den Betriebskosten werden im Bereich Dienstwagen im Feld Monatlicher Eigenanteil des Mitarbeiters unterhalb der Anzahl der monatlichen Arbeitstage eingegeben.

Der geldwerte Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (0,03 % des Listenpreises je Kilometer der einfachen Entfernung) wird um den Eigenanteil reduziert. Beträgt der Listenpreis z. B. 48.000 EUR, die Entfernung 25 Kilometer und der monatliche Eigenanteil 50 EUR, verbleibt noch ein geldwerter Vorteil von 310 EUR (360 EUR – 50 EUR) in der Lohnart 9012.

Die Zahlung des Eigenanteils an die Firma wird im Programm nicht dargestellt, weder in der Lohnabrechnung noch auf der Buchungsliste

Die Pauschalierung durch den Arbeitgeber ist von der Reduzierung des geldwerten Vorteils nicht berührt. Pauschaliert werden 0,30 EUR je Nutzungstag – den verbleibenden Rest des geldwerten Vorteils versteuert der Arbeitnehmer.

Beispiel: 15 Nutzungstage, 25 Kilometer und die pauschale Steuer übernimmt der Arbeitgeber.
Es fließen 112,50 EUR (0,30 EUR x 25 km x 15 Tage) in Lohnart 9015, der Rest von 197,50 EUR (310 EUR- 112,50 EUR) bleibt in der Lohnart 9012.

Die Zahlung des Eigenanteils an die Firma wird im Programm nicht dargestellt, weder in der Lohnabrechnung noch auf der Buchungsliste.

Fahrtenbuch-Methode

Soll der geldwerte Vorteil für die Überlassung eines Dienstwagens nach der Einzelnachweis-Methode abgerechnet werden, so ist ein Fahrtenbuch zu führen, anhand dessen die Kilometer für Privatfahrten sowie für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu ermitteln sind. Weiterhin sind die tatsächlichen Kosten des PKW nachzuweisen (Benzin, Reparaturen, Steuern, Abschreibungen). Es sind am Jahresende die angefallenen Gesamtkosten durch die insgesamt gefahrenen Kilometer zu teilen und dieser Kilometersatz ist für den geldwerten Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und die reinen Privatfahrten jeweils anzusetzen. Da somit der genaue Geldwerte Vorteil erst nach Ablauf des Jahres errechnet werden kann, kann ein vorläufiger Kilometersatz (entweder anhand der Vorjahreskosten oder 0,001% des Listenpreises) verwendet werden.

Der Arbeitgeber kann den Geldwerten Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte pauschal mit 15% besteuern: Ab 1. Januar 2004 gilt der einheitliche Satz von 0,30 EUR je Entfernungs-Kilometer ab dem ersten Kilometer.

Mit der in Lexware lohn+gehalt vorhandenen Funktion Dienstwagen kann nur nach der pauschalen Methode abgerechnet werden. Wenn Sie dennoch mit der Fahrtenbuchmethode abrechnen möchten, so können Sie diese Abrechnung vornehmen, indem Sie eigene Lohnarten hierfür verwenden.

Soll der geldwerte Vorteil für die Überlassung eines Dienstwagens nach der Einzelnachweis-Methode abgerechnet werden, ist ein Fahrtenbuch zu führen, anhand dessen die Kilometer für Privatfahrten sowie für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu ermitteln sind. Weiterhin sind die tatsächlichen Kosten des PKW nachzuweisen (Benzin, Reparaturen, Steuern, Abschreibungen).

Am Jahresende sind die angefallenen Gesamtkosten durch die insgesamt gefahrenen Kilometer zu teilen. Dieser Kilometersatz ist für den geldwerten Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und die reinen Privatfahrten jeweils anzusetzen. Da der genaue geldwerte Vorteil erst nach Ablauf des Jahres errechnet werden kann, besteht die Möglichkeit, einen vorläufigen Kilometersatz (entweder anhand der Vorjahreskosten oder 0,001 % des Listenpreises) anzuwenden.

Der Arbeitgeber kann den geldwerten Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte pauschal mit 15 % versteuern, und zwar bis zu der Höhe, in der der Mitarbeiter Werbungskosten geltend machen könnte. Das sind 30 CT pro Kilometer pro Arbeitstag. Bei Dienstwagenüberlassung an den Arbeitnehmer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitstätte entsteht ein geldwerter Vorteil.
Die Einzelnachweis-Methode muss vollständig über selbst angelegte Lohnarten abgerechnet werden.
Dazu benötigen Sie folgende Lohnarten:

  • Eine steuer- und sv-pflichtige Lohnart für den geldwerten Vorteil für Privatfahrten.
  • Eine pauschal versteuerte (15 %) und sv-freie Lohnart für den pauschal durch den Arbeitgeber versteuerten Anteil des geldwerten Vorteils für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Verwenden Sie hierfür als Kopiervorlage die Lohnarten 0022/0023, da nur so gewährleistet ist, dass der Betrag auf der Lohnsteuerbescheinigung in Zeile 18 aufgeführt wird. Da es sich bei 0022/0023 um Gehaltslohnarten handelt, wird die daraus erstellte Lohnart im Bereich Netto-Bezüge/Netto-Abzüge nicht automatisch wieder abgezogen. Erstellen Sie hierfür eine weitere Lohnart aus dem Bereich Nettobe- und Abzüge.
  • Eventuell eine steuer- und sv-pflichtige Lohnart für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, über die der den pauschalierbaren Teil übersteigende Betrag des geldwerten Vorteils für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte abgerechnet wird.
  • Die in den geldwerten Vorteilen jeweils anzusetzenden Beträge müssen Sie manuell errechnen.

Auf der Seite Dienstwagen machen Sie keine Eintragungen.

Park and ride

Nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs (4. April 2008, Aktenzeichen VI R 68/05) gilt dieser Zuschlag aber nur für die tatsächlich mit dem Firmenwagen zum Arbeitsplatz gefahrenen Kilometer. Dem Urteil lag ein sog. Park-and–Ride-Fall zugrunde, in dem der Steuerzahler den ihm zur Verfügung gestellten Dienstwagen auch zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz nutzen durfte. Beim Lohnsteuerabzug ermittelte der Arbeitgeber den Zuschlag nicht aufgrund der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsort, sondern nur für die Teilstrecke zum nächstgelegenen Bahnhof, weil er davon ausging, dass der Steuerzahler von dort aus mit der Bahn zum Arbeitsplatz gefahren war. Das Finanzamt legte dem Zuschlag die gesamte Entfernung zwischen Wohn- und Arbeitsort zugrunde.

Der Bundesfinanzhof bestätigte die vom Arbeitgeber vorgenommene Ermittlung des Zuschlags. Nach Ansicht des Bundesfinanzhofs kommt es für die Ermittlung des Zuschlags auf die tatsächliche Nutzung des Dienstwagens an. Zwar spreche ein Anscheinbeweis dafür, dass Steuerzahler den Dienstwagen für die gesamte Entfernung von der Wohnung zum Arbeitsplatz nutzen. Dieser Anscheinsbeweis könne jedoch durch Vorlage, z. B. einer auf den Steuerzahler ausgestellten Jahresbahnfahrkarte, entkräftet werden.

Arbeitnehmer-Zuzahlung zum Dienstwagen abrechnen

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Zuzahlung des Arbeitnehmers über Lexware lohn+gehalt abzurechnen:

  1. Der geldwerte Vorteil (GWV) wird ganz normal über Karte Dienstwagen eingegeben. Zusätzlich wird über eine selbst angelegte Lohnart (steuer- und sv-pflichtig!) der Lohngruppe geldwerter Vorteil, die Zuzahlung zum Dienstwagen mit Minusvorzeichen eingegeben. Dieser Betrag reduziert dann also den geldwerten Vorteil aus dem Dienstwagen und wird nicht versteuert. Automatisch wird dadurch netto derselbe Betrag wieder hinzuaddiert. Jetzt muss dem AN derselbe Betrag wieder netto abgezogen werden (sonst hat der AN ja nicht bezahlt, sondern es ist ihm nur der geldwerte Vorteil gemindert worden, so dass er nur einen steuerlichen Vorteil daraus hätte).
  2. Der geldwerte Vorteil wird über zwei bzw. drei selbst angelegte Lohnarten (GWV) erfasst
    • Lohnart für 1% Bruttolistenpreis sv- und steuerpflichtig,
    • Lohnart für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte pauschal,
    • evtl. Lohnart für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nicht pauschal, wenn pauschalfähiger Betrag überschritten).
  3. Die Lohnart Nr. a dann einfach um den Betrag der Zuzahlung von vornherein kürzen. Dann den Zuzahlungsbetrag mit angelegter Lohnart Netto Be- und Abzug wieder abziehen.
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