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Udo Netzel Director (CEO)

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat ein neues Schreiben zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht. Damit werden die 20 Jahre alten Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) ersetzt.

Was ändert sich durch die GoBD konkret?

Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grundaufzeichnungen

  • Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen als Orientierung („ist unbedenklich“).
  • Acht-Tages-Orientierung bei der Erfassung von Kontokorrentbeziehungen.
  • Funktion der Grund(buch)aufzeichnungen kann auf Dauer auch durch eine geordnete Belegablage erfüllt werden, die die „Erfassung“ im Sinne der ersten beiden Punkte einschließt. Die „Schuhkarton-Buchführung“ ist somit nur noch für 8-10 Tage möglich. Danach muss eine geordnete Belegablage erfolgt sein.

Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen

  • Grundsätzlich gelten Aufzeichnungen mit Belegcharakter oder in Grundbüchern (z.B. Eingangs- und Ausgangsbücher) mit dem Zeitpunkt der Erfassung (= erstmalige Aufzeichnung, die nicht zwingend IT-gestützt erfolgt) als unveränderbar.
  • Das gilt auch für Vorsysteme (z.B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung). Für Lohnabrechnungsprogramme gibt es allerdings kein GOBD-Testat, sondern „nur“ das GKV-Zertifikat (Systemuntersuchung der ITSG für die maschinelle Erstellung und Übertragung von Meldungen und Beitragsnachweise in der Sozialversicherung). Für die Lexware Lohnprogramme können Sie das GKV-Zertifikat für 2019/2020 hier herunterladen.
  • Die buchungstechnische Erfassung unter Einsatz eines IT-Systems und deren Unveränderbarkeit („Festschreibung“) unterliegt erstmals konkreten Fristen, die sich am Termin der USt-Voranmeldung (UStVA) orientieren.
  • Bestimmte Formate (Office) und Aufbewahrungsformen (Dateisystem) erfüllen ohne weitere Maßnahmen nicht die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen.
  • Stammdaten mit Einfluss auf Buchungen oder IT-gestützte Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar sein (z.B. durch Historisierung, Protokollierung, Verfahrensdokumentation).

Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen, Daten aus Vorsystemen und Stammdaten

  • Im Unternehmen entstandene oder dort in digitaler Form eingegangene aufzeichnungs-/ aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze und elektronische Dokumente sind unverändert aufzubewahren und dürfen nicht vor Ablauf der
    Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.
  • Sie müssen für Zwecke des maschinellen Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung vorgehalten werden.
  • Das gilt nicht nur für Daten der Finanzbuchführung, sondern auch für alle Einzelaufzeichnungen und Stammdaten mit steuerlicher Relevanz aus den Vor- und Nebensystemen der Finanzbuchführung.

Sonstiges

  • Konkretisierte Anforderungen an den Umfang und die Felder von Grund(buch)aufzeichnungen und Buchungssätzen sind zu erfüllen.

Anforderungen an elektronische Belege durch die GoBD

Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Dies bedeutet auch, dass elektronische Dokumente nicht ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden dürfen. Vielmehr müssen sie für die Dauer der
Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben.

Worauf ist bei Belegen und sonstigen Unterlagen zu achten, die in elektronischer Form in das Unternehmen eingehen?

Belege oder sonstige steuerlich relevante Unterlagen, die in elektronischer Form Eingang in das Unternehmen finden (z. B. per E-Mail, per Download, per USB-Stick etc.), sind genau in dieser Form unverändert aufzubewahren und für einen maschinellen Datenzugriff im Fall der Außenprüfung vorzuhalten. Das gilt unabhängig davon, ob die Daten anschließend unverändert in ein IT-System importiert werden oder vor der weiteren Verwendung in andere Formate oder Strukturen konvertiert werden etc.

Auch nach einer Konvertierung in ein sogenanntes „Inhouse-Format“, bei dem das Ergebnis der Umwandlung inhaltlich identisch (verlustfrei) und für die maschinelle Auswertbarkeit verfügbar ist, ist die original in das Unternehmen eingegangene Datei aufzubewahren, das heißt sie darf nicht gelöscht werden.

Weitere Informationen zu den GoBD:

BMF, Schreiben vom 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/13/10003
Aktualisierte Version vom 11.07.2019:
BMF, Schreiben vom 11.07.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003

 

Veröffentlicht bzw. zuletzt aktualisiert am 18. Juli 2019 - Autor: Udo Netzel

 

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