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Bewirtungskosten

BuchführungBewirtungskosten sind Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln und können entweder in voller Höhe, nur zum Teil oder überhaupt nicht abzugsfähig sein. Zu den Bewirtungskosten gehören auch Aufwendungen, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung stehen und im Rahmen des insgesamt geforderten Preises von untergeordneter Bedeutung sind, wie zum Beispiel Trinkgelder und Garderobengebühren.

Wichtig ist, dass nie die gesamte Summe abgesetzt werden kann, sondern die Rechnung um einen privaten Anteil von 30 % korrigiert werden muss, da der Unternehmer selbst auch an dem Essen teilnimmt. Die Vorsteuerabzugsfähigkeit bleibt von dem Selbstbehalt unberührt.

Bewirtungskosten können nur dann steuermindernd berücksichtigt werden, wenn sie betrieblich veranlasst und nach der allgemeinen Verkehrsauffassung in ihrer Höhe angemessen sind. Die Angemessenheit der Bewirtungskosten richtet sich nach den jeweiligen Branchenverhältnissen. Neben der Größe des Unternehmens, der Höhe des längerfristigen Umsatzes und des Gewinns sind vor allem die Bedeutung des Repräsentationsaufwandes für den Geschäftserfolg und seine Üblichkeit in vergleichbaren Betrieben als Beurteilungskriterien heranzuführen.

Wichtig ist, dass für das Finanzamt erkennbar ist, dass es sich um einen geschäftlichen Zweck handelt und die Bewirtung keinen privaten Charakter hat. Halten Sie bitte in diesem Zusammenhang das Finanzamt bzw. einen Steuerprüfer niemals für dumm! Dem Finanzamt sind die Geburtstage in Ihrer Familie bekannt und man weiß auch, wann Feiertage sind. Man sollte also niemals private Bewirtungskosten als Geschäftsessen versuchen zu kaschieren.

Rein privat veranlasste Bewirtungskosten sind Kosten der allgemeinen Lebensführung und werden gemäß § 12 Nummer 1 Einkommensteuergesetz (EStG) nicht steuermindernd berücksichtigt. Wann Bewirtungskosten dagegen betrieblich veranlasst sind, ist eine Frage des Einzelfalles. Nach R 4.10 und R 12.1 Einkommensteuerrichtlinien (EStR) liegen grundsätzlich keine Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten vor, wenn der Steuerpflichtige Geschäftsfreunde in seiner Wohnung bewirtet oder anlässlich seines Geburtstages in einer Gaststätte.

Inhalt der Bewirtungskosten

Damit die Bewirtungskosten steuerlich geltend gemacht werden können, sollten einige Regeln beachtet werden. Zum einen muss die Bewirtung sich in einem angemessenen preislichen Rahmen bewegen. Darüber hinaus hat das Finanzamt eine Reihe von Anforderungen an den Bewirtungsbeleg. Der Rechnungsbeleg muss:

  • Name und Anschrift des Restaurants,
  • Tag der Bewirtung und Ausstellungsdatum der Rechnung (maschinell eingedruckt; das Ausstellungsdatum der Rechnung ist auch dann erforderlich, wenn es identisch mit Bewirtungsdatum ist),
  • den detaillierten Anlass (die Angabe „Geschäftsbesprechung“ ist nicht ausreichend) und
  • die Höhe der einzelnen Aufwendungen detailliert für Getränke und Speisen (allgemeine Angaben wie „Speisen und Getränke“ genügen nicht) sowie
  • das Trinkgeld der Bewirtung enthalten.

Zudem sollten die Namen der bewirteten Personen vermerkt werden. Hier ist auch der Unternehmer zu nennen. Der Gastgeber (Unternehmer) muss den Beleg auch unterschreiben. Handschriftliche Rechnungen oder Quittungen genügen jedoch in keinem Fall. Eine vom Finanzamt zu akzeptierende Rechnung muss stets maschinell erstellt und mit einer Registriernummer (zugleich Rechnungsnummer) sowie weiteren Pflichtangaben versehen sein. Normalerweise können Restaurants auf Nachfrage einen separaten Bewirtungsbeleg mit Vordrucken für diese Informationen ausstellen.

Betrieblich, aber nicht geschäftlich veranlasst

Ein geschäftlicher Anlass besteht insbesondere bei der Bewirtung von Geschäftsfreunden bzw. potentiellen Geschäftsfreunden. Als Geschäftsfreunde gelten Personen, mit denen Geschäfte abgeschlossen oder angebahnt werden sollen, einschließlich deren teilnehmende Arbeitnehmer, also z.B. Kunden, steuerliche und rechtliche Berater und Lieferanten.

Betrieblich veranlasste Bewirtungsaufwendungen, die nicht geschäftlich bedingt sind, sind zum Beispiel die Kosten für die Bewirtung eigener Arbeitnehmer. Diese können als Betriebsausgaben zu 100 Prozent steuermindernd berücksichtigt werden, ebenso wie die hiermit verbundenen Nebenkosten (Trinkgelder, Garderobengebühr).

Keine Bewirtungskosten

Die üblichen Gesten der Höflichkeit, wie z.B. Kaffee und Kekse bei einer betrieblichen Besprechung sind keine Bewirtungen. Diese Aufwendungen können als Werbeaufwand unbeschränkt als Betriebsausgaben abgezogen werden.

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