Personenkonto

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Personenkonten oder Kontokorrentkonten sind in § 355 Absatz 1 Handelsgesetzbuch (HGB) definiert:

„Steht jemand mit einem Kaufmanne derart in Geschäftsverbindung, dass die aus der Verbindung entspringenden beiderseitigen Ansprüche und Leistungen nebst Zinsen in Rechnung gestellt und in regelmäßigen Zeitabschnitten durch Verrechnung und Feststellung des für den einen oder anderen Teil sich ergebenden Überschusses ausgeglichen werden (laufende Rechnung, Kontokorrent), so kann derjenige, welchem bei dem Rechnungsabschluß ein Überschuß gebührt, von dem Tage des Abschlusses an Zinsen von dem Überschusse verlangen, auch soweit in der Rechnung Zinsen enthalten sind.“

Derjenige, der mit dem Kaufmann in Geschäftsverbindung steht, wird auch als „Geschäftspartner“ bezeichnet.

Für die Durchführung dieser Verrechnung wird in der Buchhaltung für jeden Geschäftspartner ein Konto angelegt, welches je nach Saldo ein Unterkonto zu dem Bilanzkonto „Forderungen aus Lieferung und Leistung“ oder „Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung“ darstellt. In Lexware^® ist diese Zuordnung nur für alle Konten gemeinsam einstellbar. Je nach Stand des Kontos fließt dessen Saldo sowohl in der Personenkontenaufstellung als auch in der Bilanz als Forderung oder Verbindlichkeit in eines dieser Bilanzkonten, die man auch als „Sammelkonten“ bezeichnet, ein. Verändern lässt sich die Einstellung für die Sammelkonten nur generell, nicht für ein einzelnes Personenkonto (in teureren Programmen wie SAP kann die Einstellung individuell vorgenommen werden). Eine Änderung für alle Personenkonten käme z.B. in der Gastronomie in Frage. Da zahlt kein Gast auf Rechnung, sondern an den Kellner, der ihm einen Bon ausstellt und das eingezogene Geld in seine Kellnertasche steckt. Bei Feierabend drückt ihm der Wirt einen sog. „Z-Beleg“ in die Hand, der die Tagessumme ausweist, die er bei der Bank einzahlen muss. Personenkonten werden hier nicht für die Kunden (Gäste), sondern für die Kellner (Personal) geführt. Deshalb muss hier das Forderungskonto von „Forderungen aus Lieferung und Leistung“ in „Forderungen gegen Personal“ geändert werden, denn die Zahlung an den Kellner hat für den Gast befreiende Wirkung, d.h. eine Forderung aus LL besteht nicht mehr; der Wirt hat jedoch den Anspruch gegenüber seinem Kellner.

Aus technischen Gründen wird in Lexware^® – wie in den meisten Programmen – zwischen 2 Formen der Personenkonten unterschieden: Den Debitorenkonten und den Kreditorenkonten. Es ist nicht sinnvoll, auf einem Konto Forderungen und Verbindlichkeiten zu mischen, weil sich daraus Unterschiede bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs und des Mahnwesens ergeben. Außerdem könnte man darin eine Verletzung des Saldierungsverbotes sehen (das HGB widerspricht sich da allerdings in § 246 und § 355 selbst). Beim Anlegen eines Personenkontos muss man also wissen, ob man gegen diesen Geschäftspartner überwiegend Forderungen oder Verbindlichkeiten hat. Unter Umständen muss der gleiche Geschäftspartner auch zweimal angelegt werden -– einmal als Debitor und einmal als Kreditor. Über ein Aufrechnungskonto lassen sich jedoch Salden zwischen den beiden Konten umbuchen und zu einer Kontokorrentabrechnung zusammenfassen.

Um unterjährig den Zahlungsverkehr und die Einziehung von Forderungen komfortabler durchführen zu können, ist es zweckmäßig, „unechte“ Personenkonten anzulegen. Das sind solche Schuldner oder Gläubiger, die keine tatsächlichen Geschäftspartner sind und deshalb nicht als Forderungen oder Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung anzusehen sind. Typisches Beispiel ist der Kreditor „Finanzamt“, der zur Anweisung von Steuerbeträgen benutzt wird, aber dem Bilanzkonto „Verbindlichkeiten Betriebssteuern und Abgaben“ zuzuordnen ist. Im Kontennamen fügt man dazu das passende Konto in spitzen Klammern an – hier also als Beispiel: Konto 75100 Finanzamt Hintertupfingen <1736>. Solche Konten dürfen beim Jahresabschluss nicht in der Personenkontenaufstellung auftauchen. Sind sie am 31.12. nicht ausgeglichen, ist ihr Saldo im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten auf das betreffende Sachkonto umzubuchen. Im neuen Buchungsjahr ist der zuvor umgebuchte Saldo per 01.01. wieder zurückzubuchen, wobei der bei der ersten Buchung entstandene offene Posten auszugleichen ist.

Die Festlegung des Kontos als Debitor oder Kreditor erfolgt über die Auswahl der Kontenkategorie, ist aber – wie bei den Sachkonten auch – nach der ersten Buchung nicht mehr änderbar. Die Festlegung hat aber nur interne Auswirkung auf das Zahlungsverkehrsangebot, interne Auswirkungen etc. Obwohl DATEV^® die Kontenspanne für Debitoren und Kreditoren genau festlegt, können die Konten in Lexware fortlaufend belegt und als Debitoren oder Kreditoren belegt werden. Auch auf die bilanzielle Zuordnung hat die Kontenkategorie auch keinerlei Einfluss – Personenkonto bleibt Personenkonto.