Kunde

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Einmalkunden

Anlegen in Faktura/Warenwirtschaft

Ist der Geschäftsablauf so aufgebaut, dass die Bestellungen der Kunden erst nach Eingang der Zahlung (Vorauszahlung) ausgeführt werden – typisch z. B. bei Online-Shops – und ist normalerweise kein Folgeauftrag zu erwarten (also Einmalkunden), dann genügt es völlig, bei der Rechnungsstellung diese Rechnung auf die Adresse des Kunden zu erstellen und ansonsten die gleiche Kunden- und Debitoren-Nummer zu verwenden.

Wenn täglich Kunden auf der Basis von Vorauszahlungen bestellen, dann reicht grundsätzlich eine solche Nummer aus, aber zur Übersichtlichkeit des Arbeitsablaufes empfiehlt sich für diese "Einmalkunden" Kundennummern von 10001 bis 10031 anzulegen (wenn auch Monate verwendet werden, dann die Kundennummern 10101 bis 11231) für jeden Tag eine, im ersten Fall also 31 und im zweiten Fall max. 365 Kunden-/Debitornummern, damit aus der Kontonummer der Tag des Zahlungseinganges ersichtlich ist.

Zahlungseingänge im Buchhalter

Die Zahlungseingänge der Einmalkunden z. B. auf dem Kontoauszug vom 5. Mai werden dann innerhalb der Kundennummer 10505 als einzelne Aufträge erfasst und dabei jeweils die korrekte Rechnungsadresse eingegeben, die Rechnungen ausgedruckt, der Versand vorbereitet oder fertig gemacht, die Rechnungen der Buchhaltung übergeben und sofort verbucht.

Anschließend ist derselbe Kontoauszug zu verwenden um mit den Zahlungseingängen die OP's ausbuchen.

Natürlich muss ggf. dafür gesorgt werden, dass eventuelle Dauerkunden zu Stammkunden mit eigener Nummer werden.