ELENA
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Unter ELENA versteht man den Elektronischen Entgeltnachweis. Derzeit erstellen die deutsche Arbeitgeber jährlich ca. 60 Millionen Bescheinigungen, die nach § 312 Sozialgesetzbuch 3. Band aus dem EDV-System auf Papiervordrucke der Bundesanstalt für Arbeit gedruckt werden, um anschließend in andere Systeme eingebenen zu werden. ELENA soll diesen Medienbruch beseitigen: Arbeitgeber senden ihre Entgelt-Daten an eine Zentrale Speicherstelle, wo sie von Sachberabeitern der Bundesanstalt für Arbeit abgefragt werden können.
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Ab Januar 2010 gibt es einschneidende Änderungen durch ELENA
ELENA beinhaltet in einer ersten Stufe folgende Bescheinigungen:
- Arbeitsbescheinigung (§ 312 SGB III)
- Nebeneinkommensbescheinigung (§ 313 SGB III)
- Auskunft über Beschäftigungen (§ 315 Absatz 3 SGB III)
- Auskünfte über den Arbeitsverdienst zum Wohngeldantrag (§ 23 Absatz 2 Wohngeldgesetz - WoGG)
- Einkommensnachweise zum Elterngeld (§ 2 Absatz 7 Satz 4 und § 9 Gesetz zum Elterngeld und zur Elternzeit - BEEG).
Es ist geplant, das ELENA-Verfahren in späteren Jahren auf weitere Bescheinigungen auszuweiten. Ziel ist es, alle Bescheinigungen aus dem Bereich der Sozialgesetzbücher (SGB I bis XIII) zu erfassen. Darüber hinaus besteht dann auch die Möglichkeit, das Verfahren auf weitere Bescheinigungen, z. B. gegenüber Gerichten, auszudehnen.
Wie funktioniert ELENA
Mit ELENA erfolgt der gesamte Ablauf der Erstellung und Verarbeitung von Bescheinigungen elektronisch. Der Arbeitgeber ist dann, anders als bei den derzeitigen Bescheinigungen auf Papiervordrucken, nicht mehr direkt am Erstellen einer Bescheinigung beteiligt, sondern nur noch mittelbar. ELENA sieht vor, dass jeder Arbeitgeber regelmäßig aus den monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen die Daten übermittelt, die für eine der oben genannten Bescheinigungen benötigt werden. Diese Übermittlung erfolgt elektronisch. Die Daten werden an die sogenannte Zentrale Speicherstelle übermittelt. Die Zentrale Speicherstelle bildet aus den von den Arbeitgebern monatlich übermittelten Daten einen Datenbestand. In diesem sind alle zu einer Person gehörenden Daten über die Sozialversicherungsnummer miteinander verknüpft.
Möchte ein Versicherter Leistungen (z.B. Wohngeld) beantragen, so benötigt er dafür eine qualifizierte elektronische Signatur. Dies kann z. B. die elektronische Gesundheitskarte oder der elektronische Personalausweis sein. Mit dieser wendet sich der Versicherte an die entsprechende Stelle (z.B. Gemeinde).
Diese fordert von der Zentralen Speicherstelle die für die Berechnung der Leistung benötigten Daten an – also die Daten, die bislang auf einem Papiervordruck bescheinigt wurden. Mit seiner elektronischen Signatur identifiziert sich der Versicherte gegenüber der Zentralen Speicherstelle und erlaubt den Abruf seiner Daten. Die Zentrale Speicherstelle erstellt dann aus den von den Arbeitgebern monatlich gemeldeten Daten die Bescheinigung und übermittelt sie elektronisch an die anfordernde Stelle (z.B. Gemeinde). Arbeitgeber sind hieran nicht mehr beteiligt.
Wann startet ELENA
Damit die Zentrale Speicherstelle zum 1. Januar 2012 über den erforderlichen Datenbestand verfügt, beginnt die monatliche Datenübermittlung durch die Arbeitgeber bereits zum 1. Januar 2010. Die oben genannten Bescheinigungen werden dann ab 2012 auf das elektronische Verfahren umgestellt. Ab diesem Zeitpunkt sind sie nicht mehr vom Arbeitgeber in Papierform auszufüllen. (Bis dahin, also 2010 und 2011, müssen diese Bescheinigungen wie bisher auf Vordrucken erstellt werden).
Die gesetzliche Grundlage wurde im Gesetz über das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA-Verfahrensgesetz) geschaffen, das am 28. März 2009 verabschiedet wurde. Damit ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, ab dem 01.01.2010 für jeden Mitarbeiter jeden Monat die Daten zum elektronischen Entgeltnachweis zu melden (§ 97 SGB IV). Ausgenommen von der Meldepflicht sind geringfügig entlohnte Beschäftigte in Privathaushalten.
ELENA: Integration in bestehende DEÜV-Systematik
Ab 1. Januar 2010 ist der elektronische Entgeltnachweis an die Zentrale Speicherstelle für alle Beschäftigten vorzunehmen. Der Versand kann wie beim DEÜV-Verfahren (SV-Meldungen) in Lexware® lohn+gehalt mit dakota® auf Knopfdruck durchgeführt werden. Sie können hierfür Ihr vorhandenes Zertifikat nutzen. Im Normalfall ist für jeden Beschäftigten in jedem Abrechnungsmonat eine Meldung für ELENA zu übermitteln. Ändern sich bereits gemeldete Daten, so ist die Meldung zu stornieren und neu korrekt zu melden.
Für die Nutzung von dakota® benötigen Sie ein kostenpflichtiges Zertifikat von der ITSG. Handeln Sie jetzt, denn die Bearbeitung Ihres Antrages für ein Zertifikat kann bis zu 6 Wochen dauern.
Wann sind die ELENA-Daten zu melden
§ 97 Absatz 1 SGB IV besagt "Der Arbeitgeber hat der Zentralen Speicherstelle für jeden Beschäftigten, Beamten, Richter oder Soldaten monatlich gleichzeitig mit der Entgeltabrechnung eine Meldung zu erstatten...". Da ist von "Abrechnung" und nicht von "Schätzung" die Rede. Somit ist nicht bereits mit der Entgeltschätzung an die Einzugsstellen (Krankenkassen) zu versenden, sondern erst, wenn endgültig abgerechnet werden kann, also wenn alle Daten inkl. eventueller Fehlzeiten bekannt sind. Daraus folgt, dass die ELENA-Daten erst mit Abschluss des Monats, bzw. in den ersten Tagen des Folgemonats, aber natürlich vor dem Monatswechsel zu versenden sind.
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