Datenuebergabe von Kanzlei Rechnungswesen an Buchhalter

Aus LexWIKI

Einstellungen in DATEV^® Kanzlei ReWe^®

• Gehen Sie in DATEV^® (in dem entsprechenden Mandanten und Buchungsjahr) auf den Menüpunkt Bestand / Daten Senden / Sendedaten. Dort werden Ihnen alle Vorläufe zur Auswahl gestellt. Sollten Sie die Buchungsdaten bereits an das Rechenzentrum übertragen haben, klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf die Fläche und wählen Sie "Daten zum Senden Wiederholen anzeigen".
• Bitte beachten Sie, dass Sie keine Kanzleidaten sowie Mandanten–, Adress– und Programmdaten an den Lexware Buchhalter übergeben können.
• Wählen Sie nun die entsprechenden Buchungsstapel und / oder Personen-Kontenbeschriftungen.
• Wenn Sie Ihre gewünschten Vorläufe angehakt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen.
• Auf dieser Seite, können Sie den gewünschten Datenpfad angeben (z.B. Diskette) auf der Ihr Export gespeichert werden soll. Haken Sie den Punkt "Datenexport auf Datenpfad" an. Wählen Sie nun in der freien Zeile z.B. das Laufwerk a: aus. Den Haken bei "Aufzeichnung ohne Felderweiterung" nehmen Sie bitte gegebenenfalls raus.
• Nachdem Sie alle Angaben auf der Seite Einstellungen hinterlegt haben klicken Sie auf OK.
• Nun befinden Sie sich wieder auf der ersten Seite "DATEN senden". Im unteren Teil des Fensters steht nun neben Ihrem Passwort "Die selektierten Daten werden an den folgenden Exportpfad abgegeben: a:". Klicken Sie nun auf "SENDEN".

Die erstellten Dateien haben folgende Bezeichnungen:

Ohne Kontennummernerweiterung: Dv01

De001 / De002 usw.

Mit Kontennummernerweiterung: Ev01

Ed0001 / Ed0002 usw.

Nur Dateien mit diesen Namen, können im Lexware Buchhalter eingelesen werden.

Einstellungen im Lexware Buchhalter

• Wechseln Sie gegebenenfalls im Buchhalter in die richtige Firma und das Buchungsjahr, für das der Export erstellt wurde (Datei / Wechseln / Firma bzw. Buchungsjahr).
• Gehen Sie im Buchhalter Menü auf Datei / DATEV^® Schnittstelle / DATEV^® Import.

Seite 1:

• Auf der Seite 1 des DATEV^® Import Assistenten gehen Sie auf Durchsuchen und wählen dort z.B. Ihr Disketten Laufwerk a: aus und bestätigen Sie dieses mit OK.
• Sollten Sie nun z.B. die Meldung: "A:\DV01 Die Datei lässt sich nicht finden" erhalten, sind auf Ihrer Diskette keine Daten enthalten.
• Sollte die Meldung kommen: "DATEV^®–Angaben der Importdatei und die Angaben in der Firmeneinstellung stimmen nicht überein! Sollen die Angaben übernommen werden?" haben Sie z.B. eine andere Beraternummer oder Mandantennummer in Ihren Firmenangaben hinterlegt. Sie haben hier die Möglichkeit, die korrekten Daten in Ihre Firmenangaben zu übernehmen. Gehen Sie dazu bitte auf Ja. Sollten Sie die Angaben nicht übernehmen wollen, gehen Sie auf Nein. Der Import wird trotzdem korrekt durchgeführt.
• In der Tabelle werden Ihnen alle Vorläufe zur Auswahl angezeigt. Markieren Sie einen Vorlauf, danach wird Ihnen der Weiter Button aktiv.

Seite 2:

• Haben Sie einen Vorlauf mit Personen – Kontenbeschriftungen gewählt, haben Sie auf der Seite 2 folgende Möglichkeiten:

• Duplikate überschreiben vorhandene Daten

Die von DATEV^® übergebenen Kontenbeschriftungen der Debitoren und Kreditoren überschreiben ohne Abfrage Ihre vielleicht vorhandenen Kontenbeschriftungen.

• Abfrage, ob Duplikate vorhandene Daten überschreiben sollen

Sollte ein Personenkonto im Buchhalter bereits vorhanden sein, kommt eine Abfrage, ob die vorhandenen Daten überschrieben werden sollen.

• Duplikate werden ignoriert, vorhandene Daten bleiben erhalten

Ihre bereits bestehenden Daten bleiben erhalten. Nur eventuell neue Personenkonten werden angelegt.

• Wenn Sie einen Vorlauf mit Buchungsdaten ausgewählt haben, können Sie auf der Seite 2 z.B. die Zuordnung zu einem Belegnummernkreis vornehmen.
• Sie können hier außerdem wählen, ob die Steuer bei den Automatikkonten berechnet werden soll (Haken bei "Steuer bei Automatikkonten berechnen"). In diesem Fall werden bei Automatikkonten alle Buchungen mit dem im Konto hinterlegtem Steuersatz gebucht.
• Wenn Sie den Haken bei "Steuer bei Automatikkonto berechnen" entfernen, werden Ihnen die Buchungen mit den von DATEV^® übergebenen Steuerschlüsseln gebucht.

Seite 3:

• Allgemein auf der Seite 3 haben Sie hier die Möglichkeit, Daten, die Sie nicht übernehmen wollen, auszuhaken.
• Gehen Sie auf Fertigstellen. Sollten Sie mehrere Dateien zum importieren haben, wird Ihnen nach erfolgreichem Import der Button "Weitere Daten importieren" aktiv. Nach Bestätigung des Buttons sind Sie wieder auf der Seite 1.
• Wenn Sie nur eine Datei importiert haben, schließt sich der Import Assistent nach erfolgreichem Import automatisch. Daten die nicht übernommen werden konnten, werden Ihnen in der Tabelle mit einem Ausrufezeichen versehen und der Import Assistent bleibt geöffnet. Durch anklicken des entsprechenden Datensatzes erhalten Sie eine detaillierte Information warum der Import fehlgeschlagen ist.